La necessità di una strategia trasparente per la gestione dei carburanti

Per i leader del settore dei trasporti, il carburante rappresenta una delle componenti di costo più rilevanti – e più controllabili – della loro rete, se gestita con trasparenza. Tuttavia, molti spedizionieri continuano ad affidarsi a tabelle statiche di supplementi carburante che non sono mai state concepite per riflettere la volatilità quotidiana del mercato. Di conseguenza, spesso pagano più del dovuto su alcune tratte, meno del dovuto su altre e impiegano tempo prezioso a risolvere controversie relative ai rimborsi.

Centinaia di spedizionieri leader hanno abbandonato questi modelli tradizionali e hanno adottato rimborsi carburante basati sul mercato, che calcolano i costi del carburante utilizzando prezzi in tempo reale a livello di tratta piuttosto che medie settimanali. In pratica, questo approccio riduce tipicamente la distorsione dei rimborsi carburante del 20%, aiutando gli spedizionieri ad allineare i pagamenti più da vicino ai costi effettivi del carburante, migliorando al contempo la fiducia con i partner vettori.

Questa guida illustra come funzionano le strategie trasparenti di gestione del carburante, le sfide comuni che gli spedizionieri devono affrontare e come un approccio basato sul mercato possa migliorare l'accuratezza dei costi, i rapporti con i vettori e i risultati in termini di sostenibilità, anche in mercati energetici volatili.

Punti chiave

• Ottimizzare i supplementi carburante con modelli basati sul mercato: passare dagli indici settimanali medi del gasolio, come quelli del Dipartimento dell’Energia (DOE), a calcoli basati sul mercato che riflettono il costo del carburante in tempo reale e a livello di tratta per ogni trasporto.
• Separare il carburante dalle tariffe di trasporto: adottare un approccio tariffario a base zero per separare il carburante dalla tariffa di trasporto, creando trasparenza e controllo su ciò che si paga per il servizio rispetto al carburante.
• Sfruttare la tecnologia per garantire precisione ed efficienza: integrare sistemi di gestione del carburante per ottenere un quadro chiaro del consumo di carburante, dei tempi di inattività e delle emissioni.
• Allineare i risparmi sui costi alla sostenibilità: riconoscere che la gestione del carburante è anche gestione delle emissioni. Ridurre il consumo di carburante attraverso percorsi ottimizzati e rimborsi accurati abbassa direttamente le emissioni dei trasporti e supporta gli obiettivi ESG.

Che cos'è una strategia di gestione del carburante?

Una strategia di gestione del carburante è la combinazione di sistemi, processi e strumenti che un'organizzazione utilizza per monitorare, analizzare e controllare la spesa per il carburante nella propria rete di trasporto. Le strategie efficaci variano in base al tipo di attrezzatura, alla posizione geografica e agli obiettivi aziendali incentrati su costi, servizio o sostenibilità. Tuttavia, gli approcci di maggior successo condividono un obiettivo comune: allineare il rimborso del carburante al modo in cui il carburante viene effettivamente consumato.

Allineando la strategia di gestione del carburante alle caratteristiche effettive degli spostamenti, le organizzazioni possono ottenere una maggiore trasparenza dei costi, migliorare la precisione del budget e rafforzare i rapporti con i vettori, fornendo strutture di pagamento eque e che riflettono le dinamiche di mercato.

Sfide comuni nella gestione del carburante

Nonostante il carburante sia uno dei principali fattori di costo, molti spedizionieri faticano a gestirlo in modo efficace. I processi manuali, i segnali di prezzo in ritardo e la limitata visibilità sui consumi impediscono ai team di trasporto di utilizzare i dati sul carburante come risorsa strategica. Ciò li pone in una posizione di svantaggio competitivo.

Processi manuali o scollegati

I tradizionali programmi di sovrattasse sul carburante richiedono ai team di fare riferimento all'indice del carburante diesel del DOE, consultare il proprio programma di sovrattasse sul carburante e calcolare la sovrattassa appropriata da pagare ai vettori. Questa sovrattassa viene poi aggiunta alla tariffa base. Senza automazione, questo processo richiede molto tempo ed è soggetto a errori, aumentando il rischio di discrepanze e inefficienze. Questi metodi obsoleti non solo gravano sulle risorse interne, ma limitano anche la capacità dello spedizioniere di rispondere rapidamente alle fluttuazioni del mercato e di allineare i costi alle variazioni in tempo reale dei prezzi del carburante.

Medie nazionali o regionali

I rimborsi medi nazionali o regionali del carburante non tengono conto delle fluttuazioni dei prezzi in tempo reale a livello di tratta, portando a un costante sovrarimbolso o sottorimbolso per i vettori. Anche quando gli spedizionieri optano per medie regionali più granulari rispetto all'indice nazionale, pagano comunque, in media, 0,05 dollari in più al gallone. Nel tempo, queste piccole imprecisioni per gallone si accumulano in una significativa distorsione del budget e possono danneggiare i rapporti tra spedizionieri e vettori.

Ritardo nelle variazioni del prezzo del carburante

L'indice dei prezzi del gasolio del DOE viene aggiornato settimanalmente, non quotidianamente. Questo ritardo causa una significativa distorsione nei mercati energetici volatili, come nel caso di un'interruzione dell'attività di una raffineria, di un evento meteorologico estremo o di un'improvvisa interruzione dell'approvvigionamento, come la guerra in Medio Oriente. In queste situazioni, gli spedizionieri finiscono per pagare più del dovuto quando i prezzi scendono o meno del dovuto quando salgono, creando un onere finanziario sia per gli spedizionieri che per i vettori.

Mancanza di visibilità sul consumo reale

Gli spedizionieri che gestiscono flotte di terzi spesso non hanno visibilità sui dati effettivi relativi al consumo di carburante. Questa mancanza di informazioni rende difficile calcolare rimborsi carburante equi e accurati o utilizzare i dati per promuovere iniziative di miglioramento continuo. Un partner di trasporto strategico può integrare i dati di cui disponete attualmente, colmare eventuali lacune e consolidarli in un'unica piattaforma per garantire chiarezza ed efficienza operativa in ogni reparto della vostra azienda.

Strategie esperte di gestione del carburante

L'adozione di un approccio basato sul mercato alla gestione del carburante può creare un significativo vantaggio competitivo. Queste strategie si concentrano su equità, trasparenza e processi decisionali basati sui dati.

Evolvere le politiche di rimborso oltre i programmi statici

I rimborsi carburante basati sul mercato creano un vantaggio competitivo significativo, instaurando fiducia e dimostrando l'impegno verso una compensazione equa. Questo approccio tiene accuratamente conto del prezzo medio del carburante lungo la tratta specifica percorsa da un vettore, considerando l'ora, il prezzo, le tasse e la geografia. In un mercato energetico volatile, questa fiducia fondamentale vi rende uno spedizioniere preferito, aiutandovi ad attrarre e mantenere partner di trasporto affidabili per garantire capacità e un servizio costante.

Separare il carburante dalle tariffe di trasporto

Una strategia tariffaria a base zero separa il carburante dai costi di trasporto, consentendo agli spedizionieri di negoziare le tariffe di trasporto su strada indipendentemente dal carburante. Questa separazione migliora la trasparenza dei costi e rende più facile identificare opportunità di miglioramento continuo.

Migliorare la certezza del budget con la copertura del carburante

Anziché reagire alla volatilità del mercato, gli spedizionieri possono abbinare i rimborsi del carburante basati sul mercato a strategie di copertura del carburante per stabilizzare i budget. Quando la copertura di uno spedizioniere è fissata con una previsione energetica affidabile e accurata, ciò gli consente di rimborsare accuratamente ai vettori i costi del carburante, proteggendo al contempo il proprio budget da improvvisi picchi di prezzo. 

Confronto con l'effettiva efficienza energetica dei vettori

Allineare i modelli di rimborso del carburante all'effettiva efficienza dei vettori su strada. Un quadro di rimborso che tenga conto dell'efficienza dei consumi incentiva i vettori a operare in modo efficiente, creando vantaggi condivisi sia in termini di costi che di sostenibilità. Si consideri, ad esempio, uno spedizioniere che percorre un milione di miglia. Se il suo vettore opera a 6,0 miglia per gallone (MPG), il costo del carburante sarebbe di 702.633 dollari. Tuttavia, se l'efficienza del vettore migliora a 7,0 MPG, tale costo scende a 602.257 dollari, consentendo un risparmio di oltre 100.000 dollari.

Strategie di gestione del carburante basate sulla tecnologia

La tecnologia è il motore delle principali strategie di gestione del carburante odierne. Sfruttando modelli linguistici di grandi dimensioni e l'intelligenza artificiale, gli spedizionieri possono passare da un controllo reattivo a uno proattivo dei costi e delle emissioni. Questo cambiamento va dal semplice pagamento di una fattura del carburante alla gestione strategica del carburante come spesa controllabile. Ecco alcune opportunità che potete prendere in considerazione per modernizzare la vostra strategia di gestione del carburante:

• Adottare un rimborso del carburante basato sul mercato: automatizzare i calcoli del carburante in tempo reale a livello di tratta per garantire un rimborso coerente e verificabile su tutta la rete.
• Integrare la gestione del carburante con la pianificazione dei percorsi e la telematica: collegare i dati relativi alla pianificazione dei percorsi, alla telematica e al carburante per identificare i tempi di inattività, i chilometri a vuoto e le inefficienze nei consumi.
• Sfruttare l'analisi predittiva per le tendenze dei prezzi: implementare modelli di previsione basati sull'intelligenza artificiale per anticipare le tendenze dei prezzi del carburante. Ciò consente ai team operativi di prendere decisioni di gestione del rischio più informate e di proteggere i propri budget dalla volatilità del mercato energetico.

Creazione di una strategia efficace di gestione del carburante

Una strategia di gestione del carburante di successo inizia con tre azioni chiave:

• Valutare i punti critici delle operazioni: Iniziate conducendo una valutazione approfondita delle vostre operazioni attuali. Identificate le vostre sfide più significative, che si tratti di frequenti controversie sui rimborsi, mancanza di visibilità sul consumo di carburante della rete o altre inefficienze. Individuare questi problemi è il primo passo verso la creazione di una soluzione su misura.
• Valutare le strategie in base a criteri chiave: Successivamente, valutate le potenziali strategie in base ai criteri fondamentali di accuratezza, equità, trasparenza e scalabilità. La strategia scelta dovrebbe integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti e stabilire un quadro chiaro ed equo sia per voi che per i vostri vettori.
• Implementate il vostro programma su tutta la rete: evitate un'implementazione frammentata, che può compromettere l'efficacia della vostra strategia. Invece di avviare un progetto pilota in una singola regione, implementate il vostro programma di gestione del carburante su tutta la rete fin dal primo giorno per garantire un'applicazione coerente ed equa per tutti i vettori.

Migliorate la vostra strategia di gestione del carburante con Breakthrough

Strategie efficaci di gestione del carburante richiedono più di una semplice modifica del programma di sovrattasse sul carburante. Richiedono una combinazione di calcoli basati sul mercato, best practice operative e un impegno alla trasparenza. Quando il carburante viene rimborsato in base al consumo effettivo, gli spedizionieri riducono i pagamenti in eccesso e in difetto, minimizzano le controversie e stabiliscono una base credibile per la rendicontazione delle emissioni.

La soluzione Fuel Recovery di Breakthrough è progettata per affrontare uno dei punti deboli più comuni dei mittenti: pagare troppo, o troppo poco, per il carburante senza saperlo. Allineando i rimborsi alle reali condizioni di mercato, Fuel Recovery aiuta i team di trasporto a migliorare l'accuratezza, rafforzare i rapporti con i vettori e ritrovare la fiducia nella propria spesa per il carburante.  

Domande frequenti sulle strategie di gestione del carburante che funzionano

Quali sono i rischi di non aggiornare la propria strategia di gestione del carburante?

Mantenere una strategia di gestione del carburante obsoleta comporta rischi significativi. Probabilmente pagherete troppo o troppo poco per il carburante a causa di rimborsi imprecisi e basati su medie, danneggiando il vostro budget. La mancanza di visibilità vi impedisce inoltre di identificare opportunità di miglioramento continuo sia per il risparmio sui costi che per la riduzione delle emissioni.

Quali sono gli elementi che costituiscono una solida strategia di gestione del carburante?

Una solida strategia di gestione del carburante integra quattro componenti chiave:

• Dati in tempo reale: utilizza dati in tempo reale a livello di tratta per il rimborso del carburante, andando oltre le medie nazionali obsolete.
• Separazione dei processi: include processi per separare il carburante dalle tariffe di trasporto a lunga percorrenza per una maggiore trasparenza.
• Sfruttamento della tecnologia: sfrutta la tecnologia per monitorare i consumi e identificare opportunità di miglioramento continuo.
• Sostegno alla sostenibilità: sostiene gli obiettivi di sostenibilità utilizzando calcoli basati sui consumi per le emissioni di ambito 1 e 3, consentendo alle aziende di ridurre la propria impronta di carbonio.

Implementando questi elementi, le aziende beneficiano di risparmi sui costi, di una maggiore efficienza operativa e di progressi verso le loro iniziative di sostenibilità.

Come è possibile rimborsare il carburante ai vettori in modo più accurato?

Il rimborso del carburante può essere effettuato in modo più accurato sostituendo gli indici settimanali basati sulla media con un approccio basato sul mercato. Questo metodo calcola il costo effettivo del carburante per ogni trasporto, tenendo conto del prezzo esatto, dell'ora, delle tasse e della posizione del percorso. Soluzioni come il programma Fuel Recovery di Breakthrough automatizzano questo processo, garantendo che i pagamenti siano equi, accurati e trasparenti sia per gli spedizionieri che per i vettori.

Qual è la differenza tra i programmi di sovrattassa sul carburante e il rimborso basato sul mercato?

I programmi di supplemento carburante calcolano in genere i rimborsi utilizzando un unico prezzo medio nazionale o regionale (come l'DOE Index del carburante diesel) che viene aggiornato settimanalmente. Ciò comporta spesso pagamenti imprecisi. I rimborsi basati sul mercato, invece, utilizzano dati in tempo reale a livello di tratta per determinare il costo effettivo del carburante consumato per ogni spedizione. Questo approccio è molto più preciso ed equo, poiché riflette le reali condizioni di mercato.