O caso de uma estratégia transparente de gestão de combustível

Para os líderes do setor dos transportes, o combustível representa uma das maiores — e mais controláveis — componentes de custo na sua rede, quando gerido com transparência. No entanto, muitos expedidores continuam a basear-se em tabelas estáticas de sobretaxas de combustível que nunca foram concebidas para refletir a volatilidade diária do mercado. Como resultado, acabam frequentemente por pagar a mais em algumas rotas, a menos noutras e por perder tempo valioso a resolver disputas de reembolso.

Centenas de expedidores líderes abandonaram estes modelos tradicionais e adotaram reembolsos de combustível baseados no mercado, que calculam os custos de combustível utilizando preços em tempo real, ao nível da rota, em vez de médias semanais. Na prática, esta abordagem reduz normalmente a distorção no reembolso de combustível em 20%, ajudando os expedidores a alinhar os pagamentos mais de perto com os custos reais de combustível, ao mesmo tempo que melhora a confiança com os parceiros transportadores.

Este guia descreve como funcionam as estratégias transparentes de gestão de combustível, os desafios comuns que os expedidores enfrentam e como uma abordagem baseada no mercado pode melhorar a precisão dos custos, as relações com as transportadoras e os resultados de sustentabilidade — mesmo em mercados energéticos voláteis.

Pontos-chave

• Otimize as sobretaxas de combustível com modelos baseados no mercado: Mude de índices semanais médios de gasóleo, como os do Departamento de Energia (DOE), para cálculos baseados no mercado que reflitam o custo do combustível em tempo real e por rota para cada transporte.
• Separe o combustível das tarifas de transporte de longa distância: Adote uma abordagem de tarifa de base zero para separar o combustível da tarifa de transporte de longa distância, criando transparência e controlo sobre o que paga pelo serviço versus o combustível.
• Aproveite a tecnologia para obter precisão e eficiência: integre sistemas de gestão de combustível para obter uma visão clara do consumo de combustível, do tempo de inatividade e das emissões.
• Alinhar a redução de custos com a sustentabilidade: Reconheça que a gestão de combustível é também gestão de emissões. Reduzir o consumo de combustível através de rotas otimizadas e reembolsos precisos diminui diretamente as emissões do transporte e apoia os objetivos ESG.

O que é uma estratégia de gestão de combustível?

Uma estratégia de gestão de combustível é a combinação de sistemas, processos e ferramentas que uma organização utiliza para acompanhar, analisar e controlar as despesas com combustível em toda a sua rede de transporte. As estratégias eficazes variam consoante o tipo de equipamento, a localização geográfica e os objetivos empresariais centrados no custo, no serviço ou na sustentabilidade. No entanto, as abordagens mais bem-sucedidas partilham um objetivo comum: alinhar o reembolso de combustível com a forma como este é efetivamente consumido.

Ao alinhar a sua estratégia de gestão de combustível com as características reais do transporte, as organizações podem alcançar uma maior transparência de custos, melhorar a precisão orçamental e reforçar as relações com os transportadores, oferecendo estruturas de pagamento equitativas e que refletem a dinâmica do mercado.

Desafios comuns na gestão de combustível

Apesar de o combustível ser um dos principais fatores de custo, muitos expedidores têm dificuldade em gerir este aspeto de forma eficaz. Processos manuais, sinais de preços desfasados e visibilidade limitada do consumo impedem as equipas de transporte de utilizar os dados de combustível como um ativo estratégico. Isto coloca-as numa desvantagem competitiva.

Processos manuais ou desconexos

Os calendários tradicionais de sobretaxas de combustível exigem que as equipas consultem o índice de combustível diesel do DOE, consultem o seu calendário de sobretaxas de combustível e calculem a sobretaxa de combustível adequada a pagar às transportadoras. Esta sobretaxa é então adicionada à tarifa base. Sem automatização, este processo é demorado e propenso a erros, aumentando o risco de discrepâncias e ineficiências. Estes métodos desatualizados não só sobrecarregam os recursos internos, como também limitam a capacidade de um expedidor de responder rapidamente às flutuações do mercado e alinhar os custos com as alterações dos preços do combustível em tempo real.

Médias nacionais ou regionais

Os reembolsos de combustível baseados em médias nacionais ou regionais não têm em conta as flutuações de preços em tempo real ao nível das rotas, levando a um reembolso excessivo ou insuficiente consistente para as transportadoras. Mesmo quando os expedidores optam por médias regionais mais detalhadas em vez do índice nacional, continuam a pagar, em média, mais 0,05 dólares por galão. Com o tempo, estas pequenas imprecisões por galão acumulam-se, resultando numa distorção orçamental significativa e podendo prejudicar as relações entre expedidores e transportadoras.

Atraso nas alterações do preço do combustível

O índice de preços do gasóleo do DOE é atualizado semanalmente, e não diariamente. Este atraso causa uma distorção significativa em mercados energéticos voláteis, como quando ocorre uma paragem numa refinaria, um evento climático extremo ou uma interrupção repentina do abastecimento, como a guerra no Médio Oriente. Nessas situações, os expedidores acabam por pagar a mais quando os preços caem ou a menos quando sobem, criando um encargo financeiro tanto para os expedidores como para as transportadoras.

Falta de visibilidade sobre o consumo real

Os expedidores que gerem frotas de terceiros carecem frequentemente de visibilidade sobre os dados reais de consumo de combustível. Esta ausência de informação torna difícil calcular reembolsos de combustível justos e precisos ou utilizar os dados para impulsionar iniciativas de melhoria contínua. Um parceiro estratégico de transporte pode complementar os dados de que dispõe atualmente, preencher quaisquer lacunas e consolidá-los numa única plataforma para promover clareza e eficiência operacional em cada parte da sua empresa.

Estratégias especializadas de gestão de combustível

A adoção de uma abordagem baseada no mercado para a gestão de combustível pode criar uma vantagem competitiva significativa. Estas estratégias centram-se na equidade, na transparência e na tomada de decisões baseada em dados.

Evoluir as políticas de reembolso para além de tabelas estáticas

Os reembolsos de combustível baseados no mercado criam uma vantagem competitiva significativa ao construir confiança e demonstrar um compromisso com uma compensação justa. Esta abordagem tem em conta com precisão o preço médio do combustível ao longo do percurso específico que um transportador percorre, considerando o tempo, o preço, os impostos e a geografia. Num mercado energético volátil, esta confiança fundamental torna-o um expedidor preferencial, ajudando-o a atrair e reter parceiros de transporte fiáveis para garantir capacidade e um serviço consistente.

Separe o combustível das tarifas de transporte de longa distância

Uma estratégia de tarifas de base zero isola o combustível dos custos de frete, permitindo que os expedidores negociem as tarifas de transporte de linha independentemente do combustível. Esta separação melhora a transparência dos custos e facilita a identificação de oportunidades de melhoria contínua.

Melhore a certeza orçamental com a cobertura de combustível

Em vez de reagirem à volatilidade do mercado, os expedidores podem combinar reembolsos de combustível baseados no mercado com estratégias de cobertura de combustível para estabilizar os orçamentos. Quando a cobertura de um expedidor é fixada com uma previsão energética fiável e precisa, permite-lhe reembolsar as transportadoras com precisão pelos custos de combustível, ao mesmo tempo que protege o seu orçamento contra picos repentinos de preços. 

Compare com a eficiência real de combustível das transportadoras

Alinhe os modelos de reembolso de combustível com a eficiência real de combustível que as transportadoras alcançam na estrada. Uma estrutura de reembolso que considere a eficiência de combustível incentiva as transportadoras a operar de forma eficiente, criando benefícios partilhados tanto em termos de custos como de sustentabilidade. Por exemplo, considere um expedidor que percorre um milhão de milhas. Se a sua transportadora operar a 6,0 milhas por galão (MPG), o seu custo de combustível seria de 702 633 $. No entanto, se a eficiência da transportadora melhorar para 7,0 MPG, esse custo desce para 602 257 $ — gerando uma poupança superior a 100 000 $.

Estratégias de gestão de combustível impulsionadas pela tecnologia

A tecnologia é o motor por trás das principais estratégias de gestão de combustível da atualidade. Ao tirar partido de modelos de linguagem de grande escala e inteligência artificial, os expedidores podem passar de um controlo reativo para um controlo proativo dos custos e das emissões. Esta mudança vai além do simples pagamento de uma fatura de combustível, passando para a gestão estratégica do combustível como uma despesa controlável. Aqui estão algumas oportunidades que pode considerar para modernizar a sua estratégia de gestão de combustível:

• Adote o reembolso de combustível baseado no mercado: Automatize cálculos de combustível em tempo real, ao nível da rota, para garantir um reembolso consistente e auditável em toda a rede.
• Integre a gestão de combustível com o planeamento de rotas e a telemática: Conecte dados de rotas, telemática e combustível para identificar tempo de inatividade, quilómetros em vazio e ineficiências de consumo.
• Aproveite a análise preditiva para tendências de preços: Implemente modelos de previsão baseados em IA para antecipar tendências de preços de combustível. Isto permite que as equipas de operações tomem decisões de gestão de risco mais informadas e protejam os seus orçamentos contra a volatilidade do mercado energético.

Construir uma estratégia eficaz de gestão de combustível

Uma estratégia de gestão de combustível bem-sucedida começa com três ações-chave:

• Avaliar os pontos fracos operacionais: Comece por realizar uma avaliação exaustiva das suas operações atuais. Identifique os seus desafios mais significativos, quer se trate de disputas frequentes sobre reembolsos, falta de visibilidade sobre o consumo de combustível na rede ou outras ineficiências. Identificar estas questões é o primeiro passo para criar uma solução personalizada.
• Avaliar estratégias em relação a critérios-chave: Em seguida, avalie as estratégias potenciais em relação aos critérios essenciais de precisão, equidade, transparência e escalabilidade. A estratégia escolhida deve integrar-se perfeitamente aos sistemas existentes e estabelecer uma estrutura clara e equitativa tanto para si como para as suas transportadoras.
• Implemente o seu programa em toda a rede: Evite uma implementação fragmentada, que pode comprometer a eficácia da sua estratégia. Em vez de realizar um projeto-piloto numa única região, implemente o seu programa de gestão de combustível em toda a sua rede desde o primeiro dia, para garantir uma aplicação consistente e justa para todas as transportadoras.

Melhore a sua estratégia de gestão de combustível com a Breakthrough

Estratégias eficazes de gestão de combustível exigem mais do que ajustar uma tabela de sobretaxas de combustível. Exigem uma combinação de cálculos baseados no mercado, melhores práticas operacionais e um compromisso com a transparência. Quando o combustível é reembolsado com base no consumo real, os expedidores reduzem pagamentos em excesso ou em falta, minimizam disputas e estabelecem uma base credível para a comunicação de emissões.

A solução Fuel Recovery da Breakthrough foi concebida para resolver um dos principais problemas dos expedidores: pagar demasiado — ou demasiado pouco — pelo combustível sem se aperceberem. Ao alinhar os reembolsos com as condições reais do mercado, a Fuel Recovery ajuda as equipas de transporte a melhorar a precisão, a fortalecer as relações com as transportadoras e a recuperar a confiança nas suas despesas com combustível.  

Perguntas frequentes sobre estratégias de gestão de combustível que funcionam

Quais são os riscos de não atualizar a sua estratégia de gestão de combustível?

Manter uma estratégia de gestão de combustível desatualizada cria riscos significativos. É provável que pague a mais ou a menos pelo combustível devido a reembolsos imprecisos e baseados em médias, prejudicando o seu orçamento. A falta de visibilidade também o impede de identificar oportunidades de melhoria contínua, tanto para poupança de custos como para redução de emissões.

Que componentes constituem uma estratégia robusta de gestão de combustível?

Uma estratégia robusta de gestão de combustível integra quatro componentes-chave:

• Dados em tempo real: utiliza dados em tempo real, ao nível da rota, para o reembolso de combustível, indo além das médias nacionais desatualizadas.
• Desagregação de processos: inclui processos para separar o combustível das tarifas de transporte de longa distância, para uma maior transparência.
• Aproveitamento da tecnologia: Aproveita a tecnologia para monitorizar o consumo e identificar oportunidades de melhoria contínua.
• Apoio à sustentabilidade: Apoia os objetivos de sustentabilidade utilizando cálculos baseados no consumo para as emissões de âmbito 1 e 3, permitindo às empresas reduzir a sua pegada de carbono.

Ao implementar estes elementos, as empresas beneficiam de poupanças de custos, maior eficiência operacional e progressos nas suas iniciativas de sustentabilidade.

Como é que o combustível pode ser reembolsado às transportadoras de forma mais precisa?

O combustível pode ser reembolsado com maior precisão substituindo os índices semanais baseados em médias por uma abordagem baseada no mercado. Este método calcula o custo real do combustível para cada transporte, considerando o preço exato, a hora, os impostos e a localização da rota. Soluções como o programa Fuel Recovery da Breakthrough automatizam este processo, garantindo que os pagamentos sejam justos, precisos e transparentes tanto para os expedidores como para as transportadoras.

Qual é a diferença entre tabelas de sobretaxas de combustível e reembolso baseado no mercado?

As tabelas de sobretaxas de combustível calculam normalmente os reembolsos utilizando um único preço médio nacional ou regional (como o DOE Index de combustível diesel) que é atualizado semanalmente. Isto resulta frequentemente em pagamentos imprecisos. Os reembolsos baseados no mercado, no entanto, utilizam dados em tempo real, ao nível da rota, para determinar o custo real do combustível consumido em cada envio. Esta abordagem é muito mais precisa e justa, uma vez que reflete as verdadeiras condições do mercado.