Estrategia transparente de gestión del combustible

Para los responsables del sector del transporte, el combustible representa uno de los componentes de coste más importantes —y más controlables— de su red cuando se gestiona con transparencia. Sin embargo, muchos transportistas siguen basándose en baremos estáticos de recargos por combustible que nunca se diseñaron para reflejar la volatilidad diaria del mercado. Como resultado, a menudo pagan de más en algunas rutas, de menos en otras y dedican un tiempo valioso a resolver disputas sobre reembolsos.

Cientos de transportistas líderes han abandonado estos modelos tradicionales y han adoptado reembolsos de combustible basados en el mercado, que calculan los costes de combustible utilizando precios en tiempo real a nivel de ruta, en lugar de medias semanales. En la práctica, este enfoque suele reducir la distorsión en los reembolsos de combustible en un 20 %, lo que ayuda a los transportistas a ajustar los pagos más estrechamente a los costes reales de combustible, al tiempo que mejora la confianza con los socios transportistas.

Esta guía describe cómo funcionan las estrategias transparentes de gestión del combustible, los retos comunes a los que se enfrentan los transportistas y cómo un enfoque basado en el mercado puede mejorar la precisión de los costes, las relaciones con los transportistas y los resultados de sostenibilidad, incluso en mercados energéticos volátiles.

Puntos clave

• Optimice los recargos por combustible con modelos basados en el mercado: Pase de los índices semanales medios del gasóleo, como los del Departamento de Energía (DOE), a cálculos basados en el mercado que reflejen el coste del combustible en tiempo real y por ruta para cada movimiento.
• Separe el combustible de las tarifas de transporte de larga distancia: adopte un enfoque de tarifas de base cero para separar el combustible de la tarifa de transporte de larga distancia, lo que aporta transparencia y control sobre lo que paga por el servicio frente a lo que paga por el combustible.
• Aprovechar la tecnología para ganar en precisión y eficiencia: integrar sistemas de gestión de combustible para obtener una visión clara del consumo de combustible, el tiempo de inactividad y las emisiones.
• Alinee el ahorro de costes con la sostenibilidad: Reconozca que la gestión del combustible es también gestión de las emisiones. Reducir el consumo de combustible mediante rutas optimizadas y reembolsos precisos reduce directamente las emisiones de su transporte y respalda los objetivos ESG.

¿Qué es una estrategia de gestión del combustible?

Una estrategia de gestión del combustible es la combinación de sistemas, procesos y herramientas que utiliza una organización para realizar un seguimiento, analizar y controlar el gasto en combustible en toda su red de transporte. Las estrategias eficaces varían en función del tipo de equipo, la ubicación geográfica y los objetivos empresariales centrados en el coste, el servicio o la sostenibilidad. Sin embargo, los enfoques más exitosos comparten un objetivo común: alinear el reembolso del combustible con el consumo real del mismo.

Al alinear su estrategia de gestión de combustible con las características reales del transporte, las organizaciones pueden lograr una mayor transparencia de costes, mejorar la precisión de la presupuestación y reforzar las relaciones con los transportistas, ofreciendo estructuras de pago equitativas y que reflejen la dinámica del mercado.

Retos comunes en la gestión del combustible

A pesar de que el combustible es un factor de coste importante, muchos transportistas tienen dificultades para gestionarlo de forma eficaz. Los procesos manuales, los retrasos en las señales de precios y la visibilidad limitada del consumo impiden que los equipos de transporte utilicen los datos sobre el combustible como un activo estratégico. Esto les coloca en una situación de desventaja competitiva.

Procesos manuales o inconexos

Los calendarios tradicionales de recargos por combustible obligan a los equipos a consultar el índice de combustible diésel del Departamento de Energía (DOE), consultar su propio calendario de recargos y calcular el recargo por combustible adecuado para pagar a los transportistas. Este recargo se añade luego a la tarifa base. Sin automatización, este proceso requiere mucho tiempo y es propenso a errores, lo que aumenta el riesgo de discrepancias e ineficiencias. Estos métodos obsoletos no solo suponen una carga para los recursos internos, sino que también limitan la capacidad del transportista para responder rápidamente a las fluctuaciones del mercado y ajustar los costes a los cambios en los precios del combustible en tiempo real.

Medias nacionales o regionales

Los reembolsos de combustible basados en medias nacionales o regionales no tienen en cuenta las fluctuaciones de precios en tiempo real a nivel de ruta, lo que da lugar a un reembolso sistemáticamente excesivo o insuficiente para los transportistas. Incluso cuando los expedidores optan por medias regionales más detalladas en lugar del índice nacional, siguen pagando, de media, 0,05 dólares más por galón. Con el tiempo, estas pequeñas imprecisiones por galón se acumulan y provocan una distorsión significativa del presupuesto, lo que puede dañar las relaciones entre el expedidor y el transportista.

Retraso en los cambios del precio del combustible

El índice de precios del gasóleo del Departamento de Energía (DOE) se actualiza semanalmente, no diariamente. Este retraso provoca una distorsión significativa en los volátiles mercados energéticos, como cuando se produce una parada de una refinería, un fenómeno meteorológico extremo o una interrupción repentina del suministro, como la guerra en Oriente Medio. En estas situaciones, los expedidores acaban pagando de más cuando los precios bajan o de menos cuando suben, lo que supone una carga financiera tanto para los expedidores como para los transportistas.

Falta de visibilidad sobre el consumo real

Los transportistas que gestionan flotas de terceros suelen carecer de visibilidad sobre los datos reales de consumo de combustible. Esta falta de información dificulta el cálculo de reembolsos de combustible justos y precisos o el uso de los datos para impulsar iniciativas de mejora continua. Un socio estratégico de transporte puede ampliar los datos de los que dispone actualmente, cubrir cualquier laguna y consolidarlos en una única plataforma para aportar claridad y eficiencia operativa a cada parte de su empresa.

Estrategias expertas de gestión del combustible

Adoptar un enfoque basado en el mercado para la gestión del combustible puede suponer una ventaja competitiva significativa. Estas estrategias se centran en la equidad, la transparencia y la toma de decisiones basada en datos.

Evolucione las políticas de reembolso más allá de los baremos estáticos

Los reembolsos de combustible basados en el mercado crean una ventaja competitiva significativa al generar confianza y demostrar un compromiso con una compensación justa. Este enfoque tiene en cuenta con precisión el precio medio del combustible a lo largo de la ruta específica que recorre un transportista, considerando el tiempo, el precio, los impuestos y la geografía. En un mercado energético volátil, esta confianza fundamental le convierte en un cargador preferido, lo que le ayuda a atraer y retener socios transportistas fiables para garantizar la capacidad y un servicio constante.

Separe el combustible de las tarifas de transporte de línea

Una estrategia de tarifas de base cero aísla el combustible de los costes de transporte, lo que permite a los transportistas negociar las tarifas de transporte de línea independientemente del combustible. Esta separación mejora la transparencia de los costes y facilita la identificación de oportunidades de mejora continua.

Mejore la certeza presupuestaria con la cobertura del combustible

En lugar de reaccionar ante la volatilidad del mercado, los transportistas pueden combinar los reembolsos de combustible basados en el mercado con estrategias de cobertura de combustible para estabilizar los presupuestos. Cuando la cobertura de un transportista se fija con una previsión energética fiable y precisa, le permite reembolsar a los transportistas los costes de combustible con exactitud, al tiempo que protege su presupuesto frente a subidas repentinas de los precios. 

Comparar con la eficiencia real de combustible de los transportistas

Alinee los modelos de reembolso de combustible con la eficiencia real que los transportistas logran en la carretera. Un marco de reembolso que tenga en cuenta la eficiencia del combustible incentiva a los transportistas a operar de manera eficiente, creando beneficios compartidos tanto en términos de costes como de sostenibilidad. Por ejemplo, consideremos un transportista que recorre un millón de millas. Si su transportista opera a 6,0 millas por galón (MPG), su coste de combustible sería de 702 633 $. Sin embargo, si la eficiencia del transportista mejora a 7,0 MPG, ese coste se reduce a 602 257 $, lo que supone un ahorro de más de 100 000 $.

Estrategias de gestión del combustible impulsadas por la tecnología

La tecnología es el motor que impulsa las estrategias de gestión de combustible líderes en la actualidad. Al aprovechar los modelos de lenguaje a gran escala y la inteligencia artificial, los transportistas pueden pasar de un control reactivo a uno proactivo de los costes y las emisiones. Este cambio supone pasar de simplemente pagar una factura de combustible a gestionar estratégicamente el combustible como un gasto controlable. A continuación, se presentan algunas oportunidades que puede considerar para modernizar su estrategia de gestión de combustible:

• Adopte el reembolso de combustible basado en el mercado: automatice los cálculos de combustible en tiempo real y por ruta para garantizar un reembolso coherente y auditable en toda la red.
• Integrar la gestión del combustible con la planificación de rutas y la telemática: Conecte los datos de rutas, telemática y combustible para identificar el tiempo de inactividad, los kilómetros en vacío y las ineficiencias en el consumo.
• Aprovechar el análisis predictivo para las tendencias de precios: Implementar modelos de previsión basados en IA para anticipar las tendencias de los precios del combustible. Esto permite a los equipos de operaciones tomar decisiones de gestión de riesgos más informadas y proteger sus presupuestos frente a la volatilidad del mercado energético.

Creación de una estrategia eficaz de gestión del combustible

Una estrategia de gestión de combustible exitosa comienza con tres acciones clave:

• Evaluar los puntos débiles operativos: Comience realizando una evaluación exhaustiva de sus operaciones actuales. Identifique sus retos más importantes, ya sean disputas frecuentes sobre reembolsos, falta de visibilidad del consumo de combustible en la red u otras ineficiencias. Identificar estos problemas es el primer paso para crear una solución a medida.
• Evaluar las estrategias según criterios clave: A continuación, evalúe las posibles estrategias según los criterios fundamentales de precisión, equidad, transparencia y escalabilidad. La estrategia elegida debe integrarse a la perfección con los sistemas existentes y establecer un marco claro y equitativo tanto para usted como para sus transportistas.
• Implemente su programa en toda la red: Evite una implantación fragmentada, que puede socavar la eficacia de su estrategia. En lugar de realizar una prueba piloto en una sola región, implemente su programa de gestión de combustible en toda su red desde el primer día para garantizar una aplicación coherente y justa para todos los transportistas.

Mejore su estrategia de gestión de combustible con Breakthrough

Las estrategias eficaces de gestión del combustible requieren algo más que ajustar un baremo de recargos por combustible. Requieren una combinación de cálculos basados en el mercado, mejores prácticas operativas y un compromiso con la transparencia. Cuando el combustible se reembolsa en función de su consumo real, los transportistas reducen los pagos excesivos y los pagos insuficientes, minimizan las disputas y establecen una base creíble para la presentación de informes sobre emisiones.

La solución Fuel Recovery de Breakthrough está diseñada para abordar uno de los principales problemas de los transportistas: pagar demasiado —o demasiado poco— por el combustible sin saberlo. Al ajustar los reembolsos a las condiciones reales del mercado, Fuel Recovery ayuda a los equipos de transporte a mejorar la precisión, fortalecer las relaciones con los transportistas y recuperar la confianza en su gasto en combustible.  

Preguntas frecuentes sobre estrategias de gestión de combustible que funcionan

¿Cuáles son los riesgos de no actualizar su estrategia de gestión de combustible?

Mantener una estrategia de gestión de combustible obsoleta conlleva riesgos significativos. Es probable que pague de más o de menos por el combustible debido a reembolsos inexactos basados en promedios, lo que perjudicará su presupuesto. La falta de visibilidad también le impide identificar oportunidades de mejora continua tanto para el ahorro de costes como para la reducción de emisiones.

¿Qué componentes conforman una estrategia sólida de gestión del combustible?

Una estrategia sólida de gestión del combustible integra cuatro componentes clave:

• Datos en tiempo real: utiliza datos en tiempo real a nivel de ruta para el reembolso de combustible, yendo más allá de los promedios nacionales obsoletos.
• Desagregación de procesos: incluye procesos para desagregar el combustible de las tarifas de transporte de larga distancia, lo que aporta una mayor transparencia.
• Aprovechamiento de la tecnología: Aprovecha la tecnología para realizar un seguimiento del consumo e identificar oportunidades de mejora continua.
• Apoyo a la sostenibilidad: respalda los objetivos de sostenibilidad mediante cálculos basados en el consumo para las emisiones de alcance 1 y 3, lo que permite a las empresas reducir su huella de carbono.

Al implementar estos elementos, las empresas se benefician de un ahorro de costes, una mayor eficiencia operativa y avances en sus iniciativas de sostenibilidad.

¿Cómo se puede reembolsar el combustible a los transportistas de forma más precisa?

El combustible se puede reembolsar con mayor precisión sustituyendo los índices semanales basados en medias por un enfoque basado en el mercado. Este método calcula el coste real del combustible para cada movimiento, teniendo en cuenta el precio exacto, la hora, los impuestos y la ubicación de la ruta. Soluciones como el programa Fuel Recovery de Breakthrough automatizan este proceso, garantizando que los pagos sean justos, precisos y transparentes tanto para los cargadores como para los transportistas.

¿Cuál es la diferencia entre las tablas de recargos por combustible y el reembolso basado en el mercado?

Las tablas de recargos por combustible suelen calcular los reembolsos utilizando un único precio medio nacional o regional (como el DOE Index de combustible diésel) que se actualiza semanalmente. Esto suele dar lugar a pagos inexactos. Los reembolsos basados en el mercado, sin embargo, utilizan datos en tiempo real a nivel de ruta para determinar el coste real del combustible consumido en cada envío. Este enfoque es mucho más preciso y justo, ya que refleja las condiciones reales del mercado.