Les arguments en faveur d'une stratégie transparente de gestion des carburants

Pour les responsables du transport, le carburant représente l’un des postes de coûts les plus importants – et les plus maîtrisables – de leur réseau, à condition d’être géré en toute transparence. Pourtant, de nombreux expéditeurs s’appuient encore sur des barèmes de surcoûts carburant statiques qui n’ont jamais été conçus pour refléter la volatilité quotidienne du marché. En conséquence, ils paient souvent trop cher sur certains axes, pas assez sur d’autres, et consacrent un temps précieux à régler des litiges liés au remboursement.

Des centaines de grands expéditeurs ont abandonné ces modèles traditionnels et adopté des systèmes de remboursement du carburant basés sur le marché, qui calculent les coûts du carburant à partir de prix en temps réel par itinéraire plutôt que de moyennes hebdomadaires. Dans la pratique, cette approche réduit généralement les distorsions de remboursement du carburant de 20 %, aidant ainsi les expéditeurs à aligner plus étroitement leurs paiements sur les coûts réels du carburant tout en renforçant la confiance avec leurs partenaires transporteurs.

Ce guide présente le fonctionnement des stratégies transparentes de gestion du carburant, les défis courants auxquels sont confrontés les expéditeurs, et la manière dont une approche basée sur le marché peut améliorer la précision des coûts, les relations avec les transporteurs et les résultats en matière de durabilité, même sur des marchés énergétiques volatils.

Points clés

• Optimisez les surcharges carburant à l'aide de modèles basés sur le marché : passez des indices hebdomadaires moyens du diesel, tels que ceux du Département de l'Énergie (DOE), à des calculs basés sur le marché qui reflètent le coût du carburant en temps réel, au niveau de chaque itinéraire, pour chaque transport.
• Dissocier le carburant des tarifs de transport : adoptez une approche de tarification à base zéro pour dissocier le carburant du tarif de transport, ce qui vous permettra de mieux contrôler et de clarifier ce que vous payez pour le service par rapport au carburant.
• Tirer parti de la technologie pour gagner en précision et en efficacité : Intégrez des systèmes de gestion du carburant pour obtenir une vision claire de la consommation de carburant, des temps d'inactivité et des émissions.
• Aligner les économies de coûts sur la durabilité : Reconnaissez que la gestion du carburant est aussi une gestion des émissions. Réduire la consommation de carburant grâce à des itinéraires optimisés et à un remboursement précis diminue directement vos émissions liées au transport et soutient les objectifs ESG.

Qu'est-ce qu'une stratégie de gestion du carburant ?

Une stratégie de gestion du carburant est l'ensemble des systèmes, processus et outils qu'une organisation utilise pour suivre, analyser et contrôler les dépenses de carburant sur l'ensemble de son réseau de transport. Les stratégies efficaces varient en fonction du type d'équipement, de la situation géographique et des objectifs commerciaux axés sur les coûts, le service ou la durabilité. Cependant, les approches les plus efficaces partagent un objectif commun : aligner le remboursement du carburant sur la manière dont celui-ci est réellement consommé.

En alignant votre stratégie de gestion du carburant sur les caractéristiques réelles des déplacements, les organisations peuvent atteindre une plus grande transparence des coûts, améliorer la précision de la budgétisation et renforcer les relations avec les transporteurs en proposant des structures de paiement équitables et reflétant la dynamique du marché.

Défis courants en matière de gestion du carburant

Bien que le carburant soit un facteur de coût majeur, de nombreux expéditeurs peinent à le gérer efficacement. Les processus manuels, les signaux de prix décalés et la visibilité limitée sur la consommation empêchent les équipes de transport d'utiliser les données sur le carburant comme un atout stratégique. Cela les place dans une situation de désavantage concurrentiel.

Processus manuels ou déconnectés

Les barèmes traditionnels de surcoûts carburant obligent les équipes à consulter l'indice du diesel du DOE, à se référer à leur propre barème et à calculer le surcoût approprié à payer aux transporteurs. Ce surcoût est ensuite ajouté au tarif de base. Sans automatisation, ce processus est chronophage et source d'erreurs, ce qui augmente le risque de divergences et d'inefficacités. Ces méthodes obsolètes non seulement pèsent sur les ressources internes, mais limitent également la capacité d'un expéditeur à réagir rapidement aux fluctuations du marché et à aligner ses coûts sur les variations en temps réel des prix du carburant.

Moyennes nationales ou régionales

Les remboursements de carburant basés sur des moyennes nationales ou régionales ne tiennent pas compte des fluctuations de prix en temps réel au niveau des itinéraires, ce qui entraîne systématiquement des remboursements trop élevés ou trop faibles pour les transporteurs. Même lorsque les expéditeurs optent pour des moyennes régionales plus granulaires plutôt que pour l'indice national, ils paient encore, en moyenne, 0,05 $ de plus par gallon. Au fil du temps, ces petites inexactitudes par gallon s'accumulent pour entraîner une distorsion budgétaire significative et peuvent nuire aux relations entre les expéditeurs et les transporteurs.

Décalage dans l'évolution des prix du carburant

L'indice des prix du diesel du DOE est mis à jour chaque semaine, et non quotidiennement. Ce décalage entraîne une distorsion importante sur les marchés énergétiques volatils, par exemple en cas de panne d'une raffinerie, d'événement météorologique extrême ou de perturbation soudaine de l'approvisionnement, comme la guerre au Moyen-Orient. Dans ces situations, les expéditeurs finissent par payer trop cher lorsque les prix baissent ou pas assez cher lorsqu'ils augmentent, ce qui crée une charge financière tant pour les expéditeurs que pour les transporteurs.

Manque de visibilité sur la consommation réelle

Les expéditeurs qui gèrent des flottes tierces manquent souvent de visibilité sur les données réelles de consommation de carburant. Cette absence d'informations rend difficile le calcul de remboursements de carburant équitables et précis ou l'utilisation des données pour mener des initiatives d'amélioration continue. Un partenaire de transport stratégique peut enrichir les données dont vous disposez actuellement, combler les lacunes et les consolider sur une plateforme unique afin d'améliorer la clarté et l'efficacité opérationnelle de chaque partie de votre entreprise.

Stratégies expertes de gestion du carburant

L'adoption d'une approche de la gestion du carburant fondée sur le marché peut créer un avantage concurrentiel significatif. Ces stratégies mettent l'accent sur l'équité, la transparence et la prise de décision fondée sur les données.

Faire évoluer les politiques de remboursement au-delà des barèmes statiques

Les remboursements de carburant basés sur le marché créent un avantage concurrentiel significatif en instaurant la confiance et en démontrant un engagement en faveur d'une rémunération équitable. Cette approche tient compte avec précision du prix moyen du carburant sur l'itinéraire spécifique emprunté par un transporteur, en prenant en considération le moment, le prix, les taxes et la géographie. Sur un marché de l'énergie volatil, cette confiance fondamentale fait de vous un expéditeur privilégié, vous aidant à attirer et à fidéliser des partenaires de transport fiables afin de garantir la capacité et la continuité du service.

Dissocier le carburant des tarifs de transport de fond

Une stratégie de tarifs à base zéro dissocie le carburant des coûts de fret, permettant aux expéditeurs de négocier les tarifs de transport de manière indépendante du carburant. Cette séparation améliore la transparence des coûts et facilite l'identification des opportunités d'amélioration continue.

Améliorer la sécurité budgétaire grâce à la couverture du carburant

Plutôt que de réagir à la volatilité du marché, les expéditeurs peuvent associer des remboursements de carburant basés sur le marché à des stratégies de couverture du carburant afin de stabiliser leurs budgets. Lorsque la couverture d'un expéditeur est fixée sur la base d'une prévision énergétique fiable et précise, cela lui permet de rembourser avec exactitude les coûts de carburant aux transporteurs tout en protégeant son budget contre les flambées soudaines des prix. 

Comparer les performances avec le rendement énergétique réel des transporteurs

Alignez les modèles de remboursement du carburant sur le rendement énergétique réel des transporteurs sur la route. Un cadre de remboursement tenant compte du rendement énergétique incite les transporteurs à opérer efficacement, créant ainsi des avantages partagés tant en termes de coûts que de durabilité. Prenons l'exemple d'un expéditeur effectuant un million de miles. Si son transporteur roule à 6,0 miles par gallon (MPG), son coût de carburant s'élèverait à 702 633 $. Cependant, si le rendement du transporteur s'améliore pour atteindre 7,0 MPG, ce coût tombe à 602 257 $, ce qui permet de réaliser plus de 100 000 $ d'économies.

Stratégies de gestion du carburant axées sur la technologie

La technologie est le moteur des principales stratégies de gestion du carburant actuelles. En tirant parti des grands modèles linguistiques et de l'intelligence artificielle, les expéditeurs peuvent passer d'un contrôle réactif à un contrôle proactif des coûts et des émissions. Ce changement consiste à ne plus se contenter de payer une facture de carburant, mais à gérer stratégiquement le carburant comme une dépense contrôlable. Voici quelques opportunités que vous pouvez envisager pour moderniser votre stratégie de gestion du carburant :

• Adopter un système de remboursement du carburant basé sur le marché : automatisez les calculs de carburant en temps réel, au niveau de chaque itinéraire, pour garantir un remboursement cohérent et vérifiable sur l'ensemble du réseau.
• Intégrez la gestion du carburant à la planification des itinéraires et à la télématique : reliez les données de planification des itinéraires, de télématique et de carburant pour identifier les temps d'inactivité, les kilomètres à vide et les inefficacités de consommation.
• Tirez parti de l'analyse prédictive des tendances des prix : mettez en œuvre des modèles de prévision basés sur l'IA pour anticiper les tendances des prix du carburant. Cela permet aux équipes opérationnelles de prendre des décisions de gestion des risques plus éclairées et de protéger leurs budgets contre la volatilité du marché de l'énergie.

Élaborer une stratégie efficace de gestion du carburant

Une stratégie de gestion du carburant réussie commence par trois actions clés :

• Évaluer les points faibles opérationnels : Commencez par réaliser une évaluation approfondie de vos opérations actuelles. Identifiez vos principaux défis, qu'il s'agisse de litiges fréquents en matière de remboursement, d'un manque de visibilité sur la consommation de carburant du réseau ou d'autres inefficacités. Identifier ces problèmes est la première étape vers l'élaboration d'une solution sur mesure.
• Évaluer les stratégies à l'aune de critères clés : ensuite, évaluez les stratégies potentielles à l'aune des critères fondamentaux que sont la précision, l'équité, la transparence et l'évolutivité. La stratégie que vous choisirez devra s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants et établir un cadre clair et équitable tant pour vous que pour vos transporteurs.
• Déployez votre programme à l'échelle du réseau : évitez un déploiement fragmenté, qui pourrait nuire à l'efficacité de votre stratégie. Au lieu de mener un projet pilote dans une seule région, déployez votre programme de gestion du carburant sur l'ensemble de votre réseau dès le premier jour afin de garantir une application cohérente et équitable pour tous les transporteurs.

Améliorez votre stratégie de gestion du carburant avec Breakthrough

Des stratégies efficaces de gestion du carburant ne se limitent pas à l'ajustement d'un barème de surtaxe carburant. Elles nécessitent une combinaison de calculs basés sur le marché, de bonnes pratiques opérationnelles et un engagement en faveur de la transparence. Lorsque le carburant est remboursé en fonction de sa consommation réelle, les expéditeurs réduisent les surpaiements et les sous-paiements, minimisent les litiges et établissent une base crédible pour le reporting des émissions.

La solution Fuel Recovery de Breakthrough est conçue pour répondre à l'un des principaux casse-tête des expéditeurs : payer trop – ou trop peu – pour le carburant sans s'en rendre compte. En alignant les remboursements sur les conditions réelles du marché, Fuel Recovery aide les équipes de transport à améliorer la précision, à renforcer les relations avec les transporteurs et à retrouver confiance dans leurs dépenses de carburant.  

Foire aux questions sur les stratégies efficaces de gestion du carburant

Quels sont les risques liés au fait de ne pas mettre à jour votre stratégie de gestion du carburant ?

S'en tenir à une stratégie de gestion du carburant obsolète engendre des risques importants. Vous risquez de surpayer ou de sous-payer le carburant en raison de remboursements imprécis, basés sur des moyennes, ce qui nuit à votre budget. Un manque de visibilité vous empêche également d'identifier les opportunités d'amélioration continue, tant en matière de réduction des coûts que de réduction des émissions.

Quels sont les éléments qui composent une stratégie de gestion du carburant solide ?

Une stratégie de gestion du carburant solide intègre quatre éléments clés :

• Données en temps réel : elle utilise des données en temps réel, au niveau de chaque itinéraire, pour le remboursement du carburant, allant au-delà des moyennes nationales obsolètes.
• Dissociation des processus : elle inclut des processus visant à dissocier le carburant des tarifs de transport de longue distance pour une plus grande transparence.
• Exploitation de la technologie : elle exploite la technologie pour suivre la consommation et identifier les opportunités d'amélioration continue.
• Soutien au développement durable : elle soutient les objectifs de développement durable en utilisant des calculs basés sur la consommation pour les émissions de scope 1 et 3, permettant ainsi aux entreprises de réduire leur empreinte carbone.

En mettant en œuvre ces éléments, les entreprises bénéficient de réductions de coûts, d'une efficacité opérationnelle améliorée et de progrès vers leurs initiatives de développement durable.

Comment rembourser plus précisément le carburant aux transporteurs ?

Le remboursement du carburant peut être effectué avec plus de précision en remplaçant les indices hebdomadaires basés sur des moyennes par une approche fondée sur le marché. Cette méthode calcule le coût réel du carburant pour chaque trajet, en tenant compte du prix exact, de l'heure, des taxes et de l'emplacement de l'itinéraire. Des solutions telles que le programme Fuel Recovery de Breakthrough automatisent ce processus, garantissant des paiements équitables, précis et transparents tant pour les expéditeurs que pour les transporteurs.

Quelle est la différence entre les barèmes de surtaxe carburant et le remboursement basé sur le marché ?

Les barèmes de surtaxe carburant calculent généralement les remboursements à partir d'un prix moyen national ou régional unique (comme l'DOE Index) mis à jour chaque semaine. Cela conduit souvent à des paiements inexacts. Les remboursements basés sur le marché, en revanche, utilisent des données en temps réel au niveau de chaque itinéraire pour déterminer le coût réel du carburant consommé pour chaque expédition. Cette approche est bien plus précise et équitable, car elle reflète les conditions réelles du marché.