Come creare un programma carburante che riduca i costi della flotta e ne rafforzi il controllo

La gestione della spesa per il carburante rappresenta una delle sfide e delle opportunità più significative per qualsiasi flotta. A fronte di numerose priorità concorrenti, come la gestione degli autisti e le operazioni quotidiane, è comprensibile che molte organizzazioni mettano a punto un programma di rifornimento e lo lascino poi funzionare in modo automatico. Tuttavia, questo approccio del tipo «imposta e dimentica» spesso porta a superare il budget e all’incapacità di ridurre efficacemente i costi del carburante. Le flotte che superano i propri concorrenti adottano un approccio diverso: considerano il proprio programma di gestione del carburante come una strategia dinamica e basata sui dati, che si adatta alle dimensioni dell’azienda e si evolve in base alle condizioni di mercato. Analizzando più da vicino come e dove si acquista il carburante, è possibile identificare strategie convenienti per ridurre il costo al litro.

Punti chiave  

• Il consolidamento del volume totale di acquisto di carburante della flotta crea un vantaggio per negoziare prezzi più favorevoli.
• Esplorare diverse opzioni di rifornimento, come il rifornimento mobile o il carburante sfuso, può sbloccare nuove opportunità.
• La verifica delle fatture relative al carburante aiuta a identificare e correggere costosi errori di fatturazione per garantire di ricevere la tariffa negoziata.

5 modi per creare un programma di rifornimento che garantisca risparmi misurabili

Un programma carburante solido è una componente chiave delle flotte leader del settore. In un settore caratterizzato da prezzi del carburante volatili e logistica complessa, una strategia ben strutturata può fornire un vantaggio competitivo significativo. Ecco cinque passaggi fondamentali per creare un programma carburante che generi risparmi ed eccellenza operativa.

1. Consolidate i vostri dati sul carburante per ottenere maggiore visibilità

Prima di poter ottimizzare la spesa della flotta, è necessario avere un quadro chiaro del consumo totale di carburante. Molte aziende hanno difficoltà a raccogliere e organizzare questi dati perché si riforniscono di carburante attraverso diversi canali, tra cui carte carburante, rifornimento mobile e fornitori di carburante all'ingrosso. Il primo passo è consolidare il numero totale di litri acquistati per stabilire un'unica fonte di verità. Questa visione completa è la base per decisioni di approvvigionamento di carburante più intelligenti e basate sui dati.

2. Sfruttate le economie di scala per negoziare prezzi del carburante più competitivi

Una volta ottenuti dati accurati sul consumo totale di carburante della flotta, è possibile iniziare a negoziare i contratti con i fornitori. In generale, le flotte che acquistano carburante in volumi sufficientemente elevati possono essere in grado di negoziare sconti. Un programma di carte carburante fornisce i dati necessari per un'ottimizzazione continua, offrendo al contempo agli autisti l'accesso a sconti su altri prodotti e servizi, come docce e ristorazione. Senza questo livello di informazioni, le flotte spesso pagano il carburante a un prezzo eccessivo.

3. Valutare continuamente la propria strategia di rifornimento

Le decisioni relative al rifornimento hanno un impatto diretto sui costi, sulla produttività degli autisti e sull'utilizzo delle risorse. Le flotte spesso cadono nella routine e potrebbero non rendersi conto dell'esistenza di opzioni più efficienti. Le flotte ad alte prestazioni valutano periodicamente se i loro metodi di rifornimento sono ancora i più adatti alle loro operazioni:

Carte carburante: per le flotte su strada (OTR), consolidare il consumo di carburante può garantire sconti migliori rispetto alla distribuzione dei litri su più catene di rifornimento.

Rifornimento mobile: se i costi di manodopera sono un problema, il rifornimento mobile può ridurre i tempi di inattività rifornendo i veicoli mentre non sono in uso, in modo che i conducenti possano iniziare immediatamente i loro percorsi.

Rifornimento all'ingrosso: per le flotte che dispongono di spazio nel piazzale, un serbatoio di carburante all'ingrosso in loco può offrire vantaggi in termini di costi e controllo operativo.

Secondo il Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti, l'ottimizzazione dell'infrastruttura e della strategia di rifornimento può ridurre significativamente le inefficienze operative nelle flotte. La chiave non è scegliere un metodo, ma verificare continuamente la giusta combinazione.

4. Comprendere i margini e i parametri di riferimento del carburante

Un punto cieco comune in molti programmi di rifornimento per le flotte è la mancanza di comprensione dei margini sul carburante. È invece opportuno negoziare in base al costo del carburante, non al prezzo al dettaglio.

Assicurandovi uno sconto sul costo maggiorato, create coerenza nella vostra struttura dei prezzi. Mentre i prezzi del carburante fluttueranno, il vostro margine rimarrà più stabile, garantendo prezzi competitivi rispetto al mercato e riducendo l'esposizione alla volatilità.

5. Verificare ogni fattura di carburante per evitare perdite di costo

In un contesto di fatturazione ad alto volume, anche piccoli errori come fatture con una differenza di pochi centesimi al gallone possono rapidamente sommarsi.

Un processo di verifica rigoroso include:  

• Verifica periodica delle fatture relative al carburante  
• Verifica che vi venga addebitato il prezzo negoziato per i galloni ricevuti
• Intervenire sulle anomalie di fatturazione

Prendete il controllo del programma carburante della vostra flotta prima che siano i costi a controllare voi

La volatilità dei costi del carburante non scomparirà. Un programma di rifornimento carburante efficace per la flotta richiede un'attenzione costante e offre un valore immenso. Consolidando i dati relativi agli acquisti di carburante, negoziando con i fornitori, valutando tutti i metodi di rifornimento, comprendendo i margini e verificando le fatture, è possibile costruire un programma di rifornimento solido. Questo approccio strategico non solo ridurrà i costi, ma creerà anche un programma di rifornimento più resiliente ed efficiente per la vostra flotta.

Fai il passo successivo per migliorare le operazioni della tua flotta esplorando Fleet Solutions di Breakthrough. Scopri come le strategie e la tecnologia giuste possono migliorare la tua strategia di gestione della flotta e preparare la tua azienda al successo a lungo termine.

Domande frequenti sui programmi di rifornimento per le flotte

In che modo un programma di rifornimento può ridurre i costi della flotta? 

Un programma di rifornimento carburante per la vostra flotta può farvi risparmiare denaro consolidando i dati di acquisto per negoziare tariffe migliori, esplorando metodi di rifornimento come il carburante mobile o all'ingrosso, garantendo la conformità agli sconti e verificando le fatture per individuare eventuali errori. Questo approccio completo porta a una riduzione dei costi per litro e a una maggiore efficienza operativa.

Come posso avviare un programma di rifornimento carburante?

Il primo passo è raccogliere e consolidare i dati relativi agli acquisti di carburante da ogni fonte. Da lì, la collaborazione con un esperto di trasporti specializzato in strategie sostenibili per il carburante e il trasporto merci, come Breakthrough, può aiutarvi ad analizzare i vostri dati, identificare opportunità di risparmio concrete e negoziare con i fornitori per stabilire un programma carburante conveniente.

Dovrei utilizzare una carta carburante per la mia flotta?

Sì, le carte carburante sono una componente fondamentale di un solido programma di rifornimento. Offrono accesso a ulteriori sconti su prodotti e servizi, forniscono potenti strumenti di reporting per l'analisi e semplificano le decisioni di rifornimento per i vostri autisti. La scelta del programma di carte carburante giusto è un passo fondamentale nella creazione di un programma di rifornimento strategico.