Como criar um programa de combustível que reduza os custos da frota e reforce o controlo

A gestão das despesas com combustível é um dos maiores desafios e oportunidades para qualquer frota. Com inúmeras prioridades concorrentes, como a gestão dos motoristas e as operações diárias, é compreensível que muitas organizações criem um programa de combustível e o deixem a funcionar em piloto automático. No entanto, esta abordagem do tipo «configurar e esquecer» leva frequentemente a ultrapassar o orçamento e à incapacidade de reduzir eficazmente os custos com combustível. As frotas que superam as suas congéneres adotam uma abordagem diferente: tratam o seu programa de combustível como uma estratégia dinâmica e orientada por dados, que se adapta à sua empresa e evolui com as condições do mercado. Ao analisar mais de perto como e onde compra combustível, pode identificar estratégias rentáveis para reduzir o seu custo por litro.

Pontos-chave  

• Consolidar o volume total de compras de combustível da sua frota cria uma vantagem para negociar preços mais favoráveis.
• Explorar diferentes opções de abastecimento, como abastecimento móvel ou combustível a granel, pode abrir novas oportunidades.
• A auditoria das faturas de combustível ajuda a identificar e corrigir erros de faturação dispendiosos, para garantir que recebe a tarifa negociada.

5 formas de criar um programa de combustível que gere poupanças mensuráveis

Um programa de combustível robusto é um componente essencial das frotas líderes do setor. Num setor com preços de combustível voláteis e logística complexa, uma estratégia bem estruturada pode proporcionar uma vantagem competitiva significativa. Aqui estão cinco passos fundamentais para criar um programa de combustível que promova poupanças e excelência operacional.

1. Consolide os seus dados de combustível para obter visibilidade

Antes de poder otimizar as despesas da sua frota, precisa de ter uma visão clara do seu consumo total de combustível. Muitas empresas têm dificuldade em recolher e organizar estes dados porque adquirem combustível através de vários métodos, incluindo cartões de combustível, abastecimento móvel e fornecedores de combustível a granel. O primeiro passo é consolidar o número total de litros adquiridos para estabelecer uma única fonte de verdade. Esta visão completa é a base para decisões de aquisição de combustível mais inteligentes e orientadas por dados.

2. Use a escala para negociar preços de combustível mais competitivos

Assim que tiver dados precisos sobre o consumo total de combustível da sua frota, pode começar a negociar contratos com os fornecedores. Em geral, as frotas que compram combustível em volumes suficientemente elevados podem conseguir negociar descontos. Um programa de cartões de combustível fornece os dados necessários para uma otimização contínua, ao mesmo tempo que dá aos condutores acesso a descontos noutros produtos e serviços, como duches e refeições. Sem este nível de informação, as frotas pagam frequentemente a mais pelo combustível.

3. Avalie continuamente a sua estratégia de abastecimento

As decisões de abastecimento têm um impacto direto nos custos, na produtividade dos motoristas e na utilização dos ativos. As frotas caem frequentemente numa rotina e podem não perceber que existem opções mais eficientes. As frotas de alto desempenho avaliam periodicamente se os seus métodos de abastecimento continuam a ser os mais adequados para as suas operações:

Cartões de combustível: Para frotas de longo curso (OTR), a consolidação do consumo de combustível pode proporcionar melhores descontos do que distribuir o consumo por várias redes de postos.

Abastecimento móvel: Se os custos com mão de obra são uma preocupação, o abastecimento móvel pode reduzir o tempo de inatividade ao reabastecer os veículos enquanto não estão em uso, para que os motoristas possam iniciar as suas rotas imediatamente.

Combustível a granel: Para frotas com espaço no pátio, um tanque de combustível a granel no local pode oferecer vantagens de custo e controlo operacional.

De acordo com o Departamento de Energia dos EUA, a otimização da infraestrutura e da estratégia de abastecimento pode reduzir significativamente as ineficiências operacionais nas frotas. O segredo não está em escolher um método, mas em validar continuamente a combinação certa.

4. Compreender as margens e os parâmetros de referência do combustível

Um ponto cego comum em muitos programas de combustível para frotas é a falta de compreensão das margens de combustível. Em vez disso, negocie com base no custo do combustível, não no preço de retalho.

Ao garantir um desconto de custo acrescido, cria consistência na sua estrutura de preços. Embora os preços dos combustíveis flutuem, a sua margem permanece mais estável — garantindo preços competitivos em relação ao mercado e reduzindo a exposição à volatilidade.

5. Audite todas as faturas de combustível para evitar fugas de custos

Num ambiente de faturação de grande volume, mesmo pequenos erros, como faturas com uma diferença de alguns cêntimos por galão, podem rapidamente acumular-se.

Um processo de auditoria disciplinado inclui:  

• Auditar regularmente as suas faturas de combustível  
• Verificar se está a ser cobrado o preço que negociou pelos galões que recebeu
• Tomar medidas em relação a anomalias de faturação

Assuma o controlo do programa de combustível da sua frota antes que os custos o controlem

A volatilidade dos custos de combustível não vai desaparecer. Um programa de combustível de frota eficaz exige atenção contínua e oferece um valor imenso. Ao consolidar os seus dados de compra de combustível, negociar com fornecedores, avaliar todos os métodos de abastecimento, compreender as margens e auditar as suas faturas, pode construir um programa de combustível robusto. Esta abordagem estratégica não só reduzirá os custos, como também criará um programa de combustível mais resiliente e eficiente para a sua frota.

Dê o próximo passo para elevar o nível das operações da sua frota, explorando as Fleet Solutions da Breakthrough. Descubra como as estratégias e a tecnologia certas podem impulsionar a sua estratégia de gestão de frotas e preparar a sua empresa para o sucesso a longo prazo.

Perguntas frequentes sobre programas de combustível para frotas

Como é que um programa de combustível pode reduzir os custos da frota? 

Um programa de combustível para a sua frota pode poupar-lhe dinheiro ao consolidar dados de compras para negociar melhores tarifas, explorar métodos de abastecimento como combustível móvel ou a granel, garantir o cumprimento de descontos e auditar faturas para detetar erros. Esta abordagem abrangente leva a custos por litro mais baixos e a uma maior eficiência operacional.

Como posso implementar um programa de combustível?

O primeiro passo é recolher e consolidar os seus dados de compra de combustível de todas as fontes. A partir daí, a parceria com um especialista em transportes focado em estratégias sustentáveis de combustível e frete, como a Breakthrough, pode ajudá-lo a analisar os seus dados, identificar oportunidades de poupança concretizáveis e negociar com fornecedores para estabelecer um programa de combustível económico.

Devo usar um cartão de combustível para a minha frota?

Sim, os cartões de combustível são um componente fundamental de um programa de combustível robusto. Oferecem acesso a descontos adicionais em produtos e serviços, fornecem ferramentas de relatório poderosas para análise e simplificam as decisões de abastecimento para os seus motoristas. Selecionar o programa de cartão de combustível certo é um passo fundamental na criação de um programa de combustível estratégico.