Как построить топливную программу, которая сократит расходы автопарка и усилит контроль

Управление расходами на топливо — одна из самых серьезных задач и возможностей для любого автопарка. Учитывая множество конкурирующих приоритетов, таких как управление водителями и повседневная эксплуатация, вполне понятно, что многие организации разрабатывают программу по топливу и затем оставляют её работать в автоматическом режиме. Однако такой подход «настроил и забыл» часто приводит к превышению бюджета и не позволяет эффективно сократить расходы на топливо. Автопарки, которые превосходят своих конкурентов, используют другой подход: они рассматривают свою программу по топливу как динамичную, основанную на данных стратегию, которая масштабируется вместе с вашим бизнесом и развивается в соответствии с рыночными условиями. Внимательно изучив, как и где вы покупаете топливо, вы сможете определить экономически эффективные стратегии для снижения стоимости галлона.

Ключевые выводы  

• Консолидация общего объема закупок топлива для вашего автопарка создает рычаг для переговоров о более выгодных ценах.
• Изучение различных вариантов заправки, таких как мобильная заправка или оптовая закупка топлива, может открыть новые возможности.
• Аудит счетов за топливо помогает выявить и исправить дорогостоящие ошибки в выставлении счетов, чтобы гарантировать получение согласованной цены.

5 способов создать программу заправки, обеспечивающую ощутимую экономию

Надежная программа заправки топливом является ключевым компонентом ведущих в отрасли автопарков. В отрасли с нестабильными ценами на топливо и сложной логистикой хорошо структурированная стратегия может обеспечить значительное конкурентное преимущество. Вот пять основных шагов по созданию программы заправки топливом, которая обеспечивает экономию и операционное совершенство.

1. Консолидируйте данные о топливе для обеспечения прозрачности

Прежде чем оптимизировать расходы автопарка, необходимо получить четкое представление об общем объеме потребления топлива. Многие компании сталкиваются с трудностями при сборе и систематизации этих данных, поскольку заправляются различными способами, включая топливные карты, мобильную заправку и поставщиков оптовых объемов топлива. Первый шаг — консолидировать общее количество приобретенных галлонов, чтобы создать единый достоверный источник информации. Это полное представление служит основой для принятия более разумных, основанных на данных решений о закупках топлива.

2. Используйте масштаб для переговоров о более конкурентоспособных ценах на топливо

Как только у вас появятся точные данные об общем объеме потребления топлива вашим автопарком, вы сможете приступить к переговорам о заключении контрактов с поставщиками. Как правило, автопарки, закупающие топливо в достаточно больших объемах, могут договориться о скидках. Программа топливных карт предоставляет данные, необходимые для постоянной оптимизации, а также дает водителям доступ к скидкам на другие товары и услуги, такие как душевые и питание. Без такого уровня аналитики автопарки часто переплачивают за топливо.

3. Постоянно оценивайте свою стратегию заправки

Решения по заправке напрямую влияют на затраты, производительность водителей и использование активов. Автопарки часто попадают в рутину и могут не осознавать, что существуют более эффективные варианты. Высокоэффективные автопарки периодически оценивают, по-прежнему ли их методы заправки являются оптимальными для их деятельности:

Топливные карты: для автопарков, работающих на междугородних маршрутах (OTR), консолидация потребления топлива может обеспечить более выгодные скидки, чем распределение литров по нескольким сетям заправок.

Мобильная заправка: если вас беспокоят затраты на рабочую силу, мобильная заправка может сократить время простоя за счет заправки транспортных средств, когда они не используются, так что водители смогут сразу же выезжать на маршруты.

Заправка оптом: для автопарков, располагающих собственной площадкой, установка резервуара для заправки оптом на территории может обеспечить экономию средств и оперативный контроль.

По данным Министерства энергетики США, оптимизация инфраструктуры и стратегии заправки может значительно снизить операционную неэффективность автопарков. Ключ заключается не в выборе метода, а в постоянной проверке правильности выбранного сочетания.

4. Понимание маржи на топливо и ориентиров

Распространенным «слепым пятном» во многих программах заправки автопарков является непонимание маржи на топливо. Вместо этого ведите переговоры, основываясь на себестоимости топлива, а не на розничной цене.

Закрепив скидку по принципу «себестоимость плюс», вы обеспечите стабильность своей ценовой структуры. В то время как цены на топливо будут колебаться, ваша маржа останется более стабильной, что обеспечит конкурентоспособные цены по сравнению с рынком и снизит уязвимость перед волатильностью.

5. Проверяйте каждый счет за топливо, чтобы предотвратить утечку затрат

В условиях большого объема счетов даже небольшие ошибки, такие как расхождение в нескольких центах за галлон, могут быстро накапливаться.

Дисциплинированный процесс аудита включает:  

• Регулярную проверку счетов за топливо  
• Проверку того, что с вас взимается цена, о которой вы договорились за полученные галлоны
• Реагирование на аномалии в счетах

Возьмите под контроль программу заправки вашего автопарка, прежде чем расходы возьмут верх над вами

Волатильность цен на топливо никуда не исчезнет. Эффективная программа заправки автопарка требует постоянного внимания и приносит огромную пользу. Консолидируя данные о закупках топлива, ведя переговоры с поставщиками, оценивая все методы заправки, понимая маржу и проводя аудит счетов, вы сможете создать надежную программу заправки. Такой стратегический подход не только снизит расходы, но и позволит создать более устойчивую и эффективную программу заправки для вашего автопарка.

Сделайте следующий шаг в совершенствовании работы вашего автопарка, ознакомившись с Fleet Solutions от Breakthrough. Узнайте, как правильные стратегии и технологии могут улучшить вашу стратегию управления автопарком и обеспечить долгосрочный успех вашего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы о программах заправки автопарков

Как программа заправки топливом может сократить расходы на автопарк? 

Программа заправки для вашего автопарка может сэкономить вам деньги за счет консолидации данных о закупках для переговоров о более выгодных тарифах, изучения методов заправки, таких как мобильная или оптовая заправка, обеспечения соблюдения скидок и проверки счетов на наличие ошибок. Этот комплексный подход приводит к снижению затрат на галлон и повышению операционной эффективности.

Как я могу настроить программу заправки?

Первый шаг — собрать и консолидировать данные о закупках топлива из всех источников. Затем сотрудничество с экспертом в области транспорта, специализирующимся на стратегиях устойчивого использования топлива и грузоперевозок, таким как Breakthrough:, поможет вам проанализировать данные, выявить реальные возможности для экономии и провести переговоры с поставщиками с целью создания рентабельной программы заправки.

Стоит ли использовать топливные карты для моего автопарка?

Да, топливные карты являются основополагающим компонентом надежной топливной программы. Они дают доступ к дополнительным скидкам на продукты и услуги, предоставляют мощные инструменты отчетности для анализа и упрощают принятие решений о заправке для ваших водителей. Выбор подходящей программы топливных карт — ключевой шаг в создании стратегической топливной программы.