Cómo crear un programa de combustible que reduzca los costes de la flota y refuerce el control

La gestión del gasto en combustible es uno de los mayores retos y oportunidades para cualquier flota. Dada la gran cantidad de prioridades que compiten entre sí, como la gestión de los conductores y las operaciones diarias, es comprensible que muchas organizaciones establezcan un programa de combustible y lo dejen funcionar en piloto automático. Sin embargo, este enfoque de «configurarlo y olvidarse» suele provocar que se supere el presupuesto y que no se consiga reducir eficazmente los costes de combustible. Las flotas que superan a sus competidores adoptan un enfoque diferente: tratan su programa de combustible como una estrategia dinámica y basada en datos que se adapta al crecimiento de su negocio y evoluciona con las condiciones del mercado. Al analizar más detenidamente cómo y dónde compra combustible, puede identificar estrategias rentables para reducir su coste por litro.

Puntos clave  

• Consolidar el volumen total de compra de combustible de su flota le da poder de negociación para conseguir precios más favorables.
• Explorar diferentes opciones de repostaje, como el repostaje móvil o el combustible a granel, puede abrir nuevas oportunidades.
• La auditoría de las facturas de combustible ayuda a identificar y corregir costosos errores de facturación para garantizar que reciba la tarifa negociada.

5 formas de crear un programa de combustible que genere ahorros cuantificables

Un programa de combustible sólido es un componente clave de las flotas líderes del sector. En un sector con precios de combustible volátiles y una logística compleja, una estrategia bien estructurada puede proporcionar una ventaja competitiva significativa. A continuación se presentan cinco pasos fundamentales para crear un programa de combustible que impulse el ahorro y la excelencia operativa.

1. Consolide sus datos de combustible para obtener visibilidad

Antes de poder optimizar el gasto de su flota, necesita una visión clara de su consumo total de combustible. Muchas empresas tienen dificultades para recopilar y organizar estos datos porque se abastecen de combustible a través de múltiples métodos, incluyendo tarjetas de combustible, repostaje móvil y proveedores de combustible a granel. El primer paso es consolidar el número total de galones comprados para establecer una única fuente de información veraz. Esta visión completa es la base para tomar decisiones de adquisición de combustible más inteligentes y basadas en datos.

2. Aproveche el volumen para negociar precios de combustible más competitivos

Una vez que disponga de datos precisos sobre el consumo total de combustible de su flota, podrá empezar a negociar contratos con los proveedores. En general, las flotas que compran combustible en un volumen lo suficientemente elevado pueden negociar descuentos. Un programa de tarjetas de combustible proporciona los datos necesarios para una optimización continua, al tiempo que ofrece a los conductores acceso a descuentos en otros productos y servicios, como duchas y comida. Sin este nivel de información, las flotas suelen pagar de más por el combustible.

3. Evalúe continuamente su estrategia de repostaje

Las decisiones sobre el repostaje repercuten directamente en los costes, la productividad de los conductores y la utilización de los activos. Las flotas suelen caer en la rutina y es posible que no se den cuenta de que existen opciones más eficientes. Las flotas de alto rendimiento evalúan periódicamente si sus métodos de repostaje siguen siendo los más adecuados para sus operaciones:

Tarjetas de combustible: para las flotas de larga distancia (OTR), consolidar el uso de combustible puede permitir obtener mejores descuentos que repartir los litros entre múltiples cadenas de la red.

Repostaje móvil: si los costes de mano de obra son una preocupación, el repostaje móvil puede reducir el tiempo de inactividad al repostar los vehículos mientras no están en uso, de modo que los conductores puedan iniciar sus rutas de inmediato.

Combustible a granel: para las flotas con espacio en el patio, un depósito de combustible a granel in situ puede ofrecer ventajas de coste y control operativo.

Según el Departamento de Energía de EE. UU., la optimización de la infraestructura y la estrategia de repostaje puede reducir significativamente las ineficiencias operativas en las flotas. La clave no está en elegir un método, sino en validar continuamente la combinación adecuada.

4. Comprender los márgenes y los puntos de referencia del combustible

Un punto ciego común en muchos programas de combustible para flotas es la falta de comprensión de los márgenes de combustible. En su lugar, negocie basándose en el coste del combustible, no en el precio de venta al público.

Al fijar un descuento sobre el coste, se crea coherencia en la estructura de precios. Aunque los precios del combustible fluctúen, el margen se mantiene más estable, lo que garantiza precios competitivos en relación con el mercado y reduce la exposición a la volatilidad.

5. Audite todas las facturas de combustible para evitar fugas de costes

En un entorno de facturación de gran volumen, incluso pequeños errores, como facturas con una diferencia de unos pocos céntimos por galón, pueden acumularse rápidamente.

Un proceso de auditoría riguroso incluye:  

• Auditar periódicamente sus facturas de combustible  
• Verificar que se le está cobrando el precio que negoció por los galones que recibió
• Tomar medidas ante las anomalías en la facturación

Tome el control del programa de combustible de su flota antes de que los costes le controlen a usted

La volatilidad de los costes de combustible no va a desaparecer. Un programa de combustible para flotas eficaz exige una atención continua y ofrece un valor inmenso. Al consolidar sus datos de compra de combustible, negociar con los proveedores, evaluar todos los métodos de repostaje, comprender los márgenes y auditar sus facturas, puede crear un programa de combustible sólido. Este enfoque estratégico no solo reducirá los costes, sino que también creará un programa de combustible más resistente y eficiente para su flota.

Da el siguiente paso para mejorar las operaciones de tu flota explorando Fleet Solutions de Breakthrough. Descubre cómo las estrategias y la tecnología adecuadas pueden impulsar tu estrategia de gestión de flotas y preparar tu negocio para el éxito a largo plazo.

Preguntas frecuentes sobre los programas de combustible para flotas

¿Cómo puede un programa de combustible reducir los costes de la flota? 

Un programa de combustible para su flota puede ahorrarle dinero al consolidar los datos de compra para negociar mejores tarifas, explorar métodos de abastecimiento como el combustible móvil o a granel, garantizar el cumplimiento de los descuentos y auditar las facturas en busca de errores. Este enfoque integral conduce a menores costes por galón y a una mayor eficiencia operativa.

¿Cómo puedo poner en marcha un programa de combustible?

El primer paso es recopilar y consolidar los datos de compra de combustible de todas las fuentes. A partir de ahí, asociarse con un experto en transporte especializado en estrategias sostenibles de combustible y transporte de mercancías, como Breakthrough, puede ayudarle a analizar sus datos, identificar oportunidades de ahorro viables y negociar con los proveedores para establecer un programa de combustible rentable.

¿Debería utilizar una tarjeta de combustible para mi flota?

Sí, las tarjetas de combustible son un componente fundamental de un programa de combustible sólido. Ofrecen acceso a descuentos adicionales en productos y servicios, proporcionan potentes herramientas de generación de informes para el análisis y simplifican las decisiones de repostaje para sus conductores. Seleccionar el programa de tarjetas de combustible adecuado es un paso clave para crear un programa de combustible estratégico.