La guía definitiva sobre sistemas de gestión del combustible

La volatilidad de los precios del combustible, la creciente presión para reducir las emisiones y la creciente demanda de transparencia en los gastos de transporte han convertido la gestión eficaz del combustible en una prioridad fundamental para los transportistas. Los programas tradicionales de recargos por combustible, a menudo basados en medias nacionales o regionales, ya no son suficientes. Generan imprecisiones que pueden mermar los presupuestos y tensar las relaciones con los transportistas. La solución es un sistema moderno de gestión del combustible, que proporcione la precisión basada en datos necesaria para desenvolverse en el complejo panorama actual del transporte de mercancías.

Esta guía ofrece una visión general completa de lo que implica un sistema moderno de gestión del combustible. Exploraremos sus componentes principales, describiremos un proceso paso a paso para su evaluación e implementación, y demostraremos cómo un enfoque basado en el mercado ofrece resultados superiores en comparación con los modelos tradicionales.

Puntos clave

• Un sistema de gestión de combustible basado en datos va más allá de los promedios para ofrecer precisión a nivel de ruta, basada en el precio, los impuestos, el tiempo y la geografía específicos de cada movimiento de carga.
• La integración de datos de precios en tiempo real a nivel de ruta es fundamental para reducir los costes de transporte y establecer colaboraciones justas y transparentes con los transportistas.
• Los sistemas modernos ofrecen sólidas capacidades de seguimiento de emisiones, lo que permite a los transportistas medir con precisión sus emisiones de transporte de alcance 1 y 3.
• La implementación de un sistema de gestión de combustible basado en el mercado, como la solución Fuel Recovery de Breakthrough, proporciona una ventaja estratégica, lo que permite obtener ahorros significativos y eficiencias operativas.

¿Qué es un sistema de gestión de combustible?

En el sector del transporte, un sistema de gestión de combustible es una solución integral que combina software, datos y experiencia en el mercado para controlar y optimizar los costes, la eficiencia y las fuentes relacionadas con el combustible. A diferencia de las tablas de recargos por combustible, un sistema sofisticado ofrece una visibilidad profunda del coste real del combustible para cada ruta de su red. Sustituye los modelos de reembolso medio por una precisión respaldada por datos.

Los componentes principales de un sistema líder de gestión de combustible incluyen:

Fijación de precios y reembolsos en tiempo real a nivel de ruta

Esta es la piedra angular de un sistema moderno. En lugar de basarse en los promedios semanales del Departamento de Energía (DOE), un programa basado en el mercado como Fuel Recovery calcula los reembolsos utilizando el precio, la hora, los impuestos y el par de origen y destino de cada movimiento. Este modelo de cuatro dimensiones garantiza que los pagos reflejen con precisión los costes reales de combustible en que incurre un transportista en cada envío individual.

Integración de datos

Un sistema de gestión de combustible fácil de usar se integra a la perfección con sus procesos existentes. Este flujo de datos sin fisuras le permite crear una única fuente de verdad, proporcionando informes y análisis detallados para identificar oportunidades de optimización.

Seguimiento de emisiones

A medida que la sostenibilidad se convierte en un imperativo empresarial fundamental, la capacidad de realizar un seguimiento preciso de las emisiones del transporte es esencial. Los sistemas modernos de gestión del combustible realizan un seguimiento de su consumo de combustible para calcular una referencia precisa de las emisiones de transporte de alcance 1 y 3. Esto le permite comprender la huella de carbono de su red, identificar los puntos críticos de emisiones a nivel de ruta y tomar decisiones basadas en datos para respaldar sus objetivos de sostenibilidad corporativa.

Herramientas de gestión de riesgos y cobertura

La volatilidad de los precios del combustible supone un riesgo significativo para los presupuestos de transporte. Un sistema avanzado de gestión de combustible puede integrar soluciones de cobertura, como T-Fuel, para gestionar esta volatilidad, lo que genera una mayor certeza presupuestaria y previsibilidad financiera.

Optimización del combustible

Más allá del reembolso justo del combustible, un sistema holístico de gestión del combustible tiene en cuenta la eficiencia de los camiones de los transportistas en toda su red. Mediante el análisis de fuentes de datos del sector de terceros, así como de 32 000 millones de dólares en gastos de transporte, un sistema de gestión del combustible calculará automáticamente cuánto combustible consumen sus transportistas para reembolsarles con precisión.

Energías alternativas

El cambio hacia las energías alternativas, como el gas natural renovable, la electricidad y el diésel renovable, ha introducido nuevas complejidades para que los equipos de transporte gestionen de forma justa y precisa sus programas de combustible. Esta transición requiere una consideración cuidadosa del tipo de energía y las discrepancias de coste con respecto al combustible diésel. Un programa integral de gestión de combustible está diseñado para abordar estas diferencias, garantizando un reembolso preciso.

Evaluación e implementación de un sistema de gestión de combustible

La adopción de un nuevo sistema de gestión de combustible es una decisión estratégica que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Seguir un enfoque estructurado garantiza una transición fluida y maximiza el valor de su inversión.

1. Criterios para evaluar a un proveedor

A la hora de evaluar los sistemas de gestión de combustible, busque un proveedor que ofrezca:

• Precisión y detalle: la capacidad de procesar datos a nivel de ruta que tengan en cuenta el precio, la hora, los impuestos y la geografía.
• Transparencia: una visión clara de cómo se calculan los reembolsos para generar confianza con los transportistas.
• Integración perfecta: experiencia demostrada en la integración con su infraestructura tecnológica.
• Información útil: Informes y análisis sólidos que le ayudan a tomar decisiones más inteligentes sobre la red.
• Ventajas acumulables: Soluciones que impulsan mejoras continuas en ahorro de costes, sostenibilidad y eficiencia operativa.

2. El proceso de implementación y la gestión del cambio

El éxito de la implementación depende de un plan claro de gestión del cambio y de la aceptación por parte de las partes interesadas. Una gestión eficaz del cambio es crucial para comunicar las ventajas de abandonar los tradicionales baremos de recargos por combustible y para garantizar que todas las partes interesadas comprendan cómo funciona el nuevo sistema, más preciso.  

3. Superar los retos habituales

Los responsables del sector del transporte suelen enfrentarse a retos como la fragmentación de los datos, la resistencia interna al cambio y los recursos limitados. La clave para superar estos obstáculos es la colaboración. Un proveedor especializado trabajará contigo para depurar y centralizar los datos, demostrar las ventajas financieras y operativas para garantizar la aceptación y gestionar la transición de tu red de transportistas para asegurar un lanzamiento exitoso, todo ello mientras te ahorra dinero.

Fuel Recovery frente a los modelos tradicionales de sistemas de gestión de combustible

No todos los sistemas de gestión de combustible son iguales. La distinción entre un programa basado en el mercado y uno tradicional basado en índices es significativa.

Cómo funciona el programa de reembolso basado en el mercado de Breakthrough:

Los programas de recargo tradicionales utilizan los precios del DOE Index a nivel nacional o de PADD semanales para calcular los reembolsos. Este método no tiene en cuenta las importantes variaciones de precios que se producen a diario y entre diferentes ubicaciones. El sistema de gestión de combustible de Breakthrough calcula los reembolsos de combustible basándose en el precio medio del combustible a lo largo de cada ruta. Esto refleja la exposición real al coste para los transportistas, creando una transacción justa y precisa en todo momento.

La superioridad del modelo de tiempo, precio, impuestos y geografía  

El modelo de precios tetradimensional de Breakthrough se basa en sus datos reales, no en índices medios. Esta precisión es lo que hace que el sistema de gestión de combustible sea superior. Al tener en cuenta todas las variables que influyen en el coste del combustible, elimina las distorsiones inherentes a los programas basados en índices. Este nivel de precisión mejora la equidad, fortalece las relaciones con los transportistas y, a menudo, genera un ahorro significativo de costes.

Resultados reales de transportistas líderes del sector

El impacto de esta precisión es evidente. Por ejemplo, Altium Packaging ahorró un 15,7 % en su gasto de combustible durante su primer año utilizando Fuel Recovery. Al pasar a un sistema de gestión de combustible basado en el mercado, la empresa eliminó los sobrepagos y obtuvo información precisa sobre sus costes de transporte, lo que demuestra el impacto en los resultados de la gestión de combustible basada en datos.

Mejore su sistema de gestión de combustible con Breakthrough

La adopción de Fuel Recovery es una de las decisiones más impactantes que puede tomar un responsable de transporte para controlar los costes, establecer asociaciones más sólidas con los transportistas y avanzar en los objetivos de sostenibilidad. Al sustituir los promedios obsoletos por una precisión basada en el análisis de datos, puede alcanzar nuevos niveles de eficiencia y ahorro en su red de transporte.

Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión de combustible

¿Qué es un sistema de gestión de combustible y cómo funciona?
Un sistema de gestión de combustible es una solución que utilizan los transportistas para controlar los costes de combustible del transporte. Funciona recopilando datos a nivel de envío y aplicando los precios del combustible en tiempo real para calcular reembolsos precisos, sustituyendo los promedios nacionales y proporcionando una visibilidad profunda de los costes y el consumo.

¿Cómo pueden los transportistas reducir los costes de combustible con un sistema de gestión de combustible?
Un sistema de gestión de combustible reduce los costes al garantizar que se paga un precio justo y preciso por el combustible consumido en su red. Elimina los sobrecostes habituales en los programas de recargos tradicionales y ofrece transparencia sobre los precios reales, lo que le permite tomar decisiones más rentables para su red.

¿Cuál es la diferencia entre el reembolso de combustible basado en el mercado y el basado en índices
? El reembolso de combustible basado en índices utiliza un único precio nacional semanal basado en una muestra de menos del 10 % de todas las estaciones de servicio del país. Sin embargo, sabemos que la mayoría de los transportistas adquieren el combustible a precios al por mayor. El reembolso de combustible basado en el mercado, el enfoque utilizado por los transportistas líderes del sector, calcula un precio justo y preciso que tiene en cuenta la hora, el precio, los impuestos y la geografía del movimiento de la carga.

¿Puede un sistema de gestión de combustible ayudar con el seguimiento y la presentación de informes sobre emisiones?
¡Sí! Un sistema moderno de gestión de combustible utiliza datos de consumo de combustible para proporcionar una referencia precisa de las emisiones del transporte. Esto permite a los transportistas realizar un seguimiento preciso de su huella de carbono en el transporte, informar sobre las emisiones de alcance 1 y 3 del transporte e identificar estrategias de reducción.