Come un’azienda manifatturiera ha risparmiato 3,5 milioni di dollari in sei mesi

Un leader mondiale nelle soluzioni climatiche per edifici, abitazioni e trasporti basa il proprio successo su una catena di approvvigionamento altamente efficiente. Con un ingente volume di merci trasportate su pianali in tutto il Nord America, il produttore si trovava ad affrontare un mercato di nicchia particolarmente impegnativo, con opzioni di trasporto limitate. Riconoscendo la necessità di un miglioramento, il team addetto ai trasporti ha deciso che era giunto il momento di ottimizzare la gestione dei costi del carburante e aumentare l’efficienza operativa.

Nel settembre 2022, un incontro con Breakthrough in occasione del CSCMP EDGE ha posto le basi per un potenziamento del programma relativo al carburante. Il risultato è stata una partnership che ha portato a una riduzione del 22% dei costi del carburante: un risparmio di 3,5 milioni di dollari solo nei primi sei mesi. Questo successo non solo ha confermato la visione strategica del team, ma gli ha anche fatto guadagnare il prestigioso Corporate President’s Award, consolidando il suo status di innovatore all’interno dell’azienda.

La sfida: superare i supplementi carburante ormai obsoleti

Il team dei trasporti del produttore si trovava a dover gestire le complessità di un modello tradizionale di rimborso del carburante. Affidarsi a programmi nazionali e regionali basati sui PADD significava che i rimborsi non riflettevano accuratamente quanto i vettori pagavano alla pompa. Questa discrepanza rappresentava un'opportunità significativa e non sfruttata per migliorare la trasparenza e ottenere risparmi sui costi.

Il team era inoltre preoccupato per i potenziali effetti a catena derivanti dalla modifica del proprio programma carburante. I vettori avrebbero reagito aumentando le tariffe di trasporto di linea per compensare? Inoltre, i dati relativi ai trasporti erano frammentati su più sistemi — compresi formati di file non elaborati — rendendo difficile ottenere una visione chiara e olistica della propria rete. Era necessaria una soluzione che non solo garantisse risparmi, ma assicurasse anche il coinvolgimento dei vettori, centralizzasse i dati e fornisse una transizione senza intoppi per tutte le parti interessate.

La soluzione: un’implementazione graduale e collaborativa

Il programma Fuel Recovery di Breakthrough è stato identificato come la soluzione ideale per affrontare le sfide del produttore. Il programma ha sostituito i supplementi medi sul carburante con rimborsi basati sul mercato, calcolati in base ai dettagli specifici di ogni singola spedizione. L’implementazione, iniziata nel giugno 2024, è stata pianificata meticolosamente ed eseguita in due fasi, guidata da un processo in cinque fasi progettato per garantire un’introduzione fluida e di successo.

Fase 1: definizione dell’ambito

Le fondamenta del progetto sono state costruite su una profonda comprensione delle esigenze specifiche del produttore. Prima dell’avvio ufficiale, il team addetto ai trasporti ha compilato un questionario dettagliato di definizione dell’ambito di intervento. Queste informazioni hanno permesso ai team di elaborare in modo collaborativo una roadmap strategica, optando per un’implementazione in due fasi per gestire efficacemente la transizione. Sono state organizzate riunioni settimanali per mantenere l’allineamento e garantire che ogni dettaglio venisse comunicato.

Fase 2: implementazione tecnica

Una volta definito chiaramente l’ambito di applicazione, l’attenzione si è spostata sull’integrazione dei dati e dei sistemi. Il team tecnico di Breakthrough ha lavorato a stretto contatto con il produttore per stabilire un flusso di dati solido. Ciò ha comportato la creazione di un endpoint XML personalizzato che consentisse al produttore di inviare i dati di spedizione tramite API. La piattaforma flessibile di Breakthrough è stata adattata per supportare i formati di dati specifici del produttore, garantendo che tutti i dettagli necessari relativi al carico fossero acquisiti con precisione. Sono stati configurati ambienti di test da entrambe le parti, consentendo ai team di esaminare tutti i possibili scenari e perfezionare il flusso di lavoro sia per i volumi in uscita che in entrata prima del lancio.

Fase 3: comunicazione con i vettori

Un elemento fondamentale per il successo del progetto è stato assicurarsi il supporto dei vettori. Consapevole che un cambiamento nei processi di pagamento avrebbe potuto incontrare resistenze, Breakthrough ha assunto un ruolo guida nella formazione e nell’onboarding dei vettori. Per la prima fase, che ha coinciso con la richiesta di offerta (RFP) del produttore, il team di Breakthrough ha incontrato individualmente ciascun vettore. Ha illustrato l’equità e l’accuratezza del nuovo programma carburante e si è assicurato che ogni vettore disponesse di un account per visualizzare i carichi e i report sul carburante. La transizione è stata notevolmente facilitata dal fatto che il 76% dei vettori del produttore utilizzava già il programma con altri spedizionieri, il che ha garantito fin da subito familiarità e fiducia nel processo.

Fase 4: hypercare

Per garantire un lancio senza intoppi, il progetto è entrato in una fase di hypercare di due settimane immediatamente dopo l’entrata in funzione. Questo periodo ha comportato un monitoraggio quotidiano e riunioni tra i team. Eventuali problemi potenziali sono stati identificati e risolti, evitando interruzioni delle operazioni del produttore o dei suoi vettori. I dashboard self-service hanno fornito report settimanali, offrendo completa trasparenza sulle prestazioni del programma sin dal primo giorno.

Fase 5: post-avvio

Con il programma lanciato con successo, i risultati hanno cominciato a concretizzarsi rapidamente. Il produttore ora rimborsava i propri vettori in base al prezzo di mercato del carburante, allineando i costi alla realtà. La preoccupazione iniziale del team riguardo alle tariffe di trasporto su lunga distanza si è rivelata infondata: non ci sono stati aumenti da parte dei vettori partner. Il successo travolgente e la fluida esecuzione della prima fase hanno dato al produttore la fiducia necessaria per accelerare i propri piani. Appena sei mesi dopo, ha trasferito il resto del proprio volume nel programma Fuel Recovery.

"Nel complesso, il progetto non solo ha semplificato la gestione dei costi del carburante, ma ha anche migliorato l’accuratezza delle transazioni finanziarie relative alle spese per il carburante. Il successo dell’implementazione in tutto il Nord America rappresenta un importante passo avanti nei nostri sforzi per ottimizzare i costi di trasporto e migliorare l’efficienza complessiva della catena di fornitura.”

– Responsabile, Pagamenti e analisi del trasporto merci

I risultati: milioni di risparmi e le basi per la crescita futura

L’implementazione di Fuel Recovery ha prodotto risultati eccezionali e misurabili che hanno avuto un impatto positivo su tutta l’organizzazione.

• Enormi risparmi sui costi: il produttore ha ottenuto una riduzione immediata del 22% dei costi del carburante, risparmiando 3,5 milioni di dollari nei primi sei mesi. La seconda fase dell’implementazione ha portato a un risparmio sui costi del 23%.

• Maggiore efficienza della catena di approvvigionamento: per la prima volta, i dati relativi ai trasporti del produttore sono stati unificati in un’unica piattaforma. Questa visibilità centralizzata ha consentito al team di adottare un approccio più strategico, identificando rapidamente, appena due mesi dopo, il trasporto locale come la prossima opportunità di risparmio.

• Prestigioso riconoscimento interno: l’iniziativa del team addetto ai trasporti e i risultati impressionanti ottenuti gli sono valsi il Corporate President’s Award per il secondo trimestre del 2025, un riconoscimento che premia il servizio eccezionale e l’incarnazione dei principi fondamentali di leadership dell’azienda.

Preparare il terreno per future ottimizzazioni

La collaborazione del produttore con Breakthrough si è rivelata inestimabile. Nonostante le esitazioni iniziali, sono state individuate opportunità significative e continue di risparmio sui costi in un mercato incerto. Partendo da questa base di fiducia e dati, il produttore ha esplorato ulteriori soluzioni offerte da Breakthrough, tra cui CleanMile per la riduzione delle emissioni, Marine Fuel Recovery e Fuel Recovery transfrontaliero in Messico.