Como uma empresa fabricante poupou 3,5 milhões de dólares em seis meses

Um líder global em soluções climáticas para edifícios, residências e transportes depende de uma cadeia de abastecimento altamente eficiente para o seu sucesso. Com um grande volume de carga em camiões de plataforma a circular pela América do Norte, o fabricante deparou-se com um nicho de mercado desafiante, com opções limitadas de transportadoras. Reconhecendo a necessidade de melhorias, a sua equipa de transportes decidiu que era altura de otimizar a gestão dos custos com combustível e aumentar a eficiência operacional.

Em setembro de 2022, uma reunião com a Breakthrough no CSCMP EDGE preparou o terreno para uma atualização do seu programa de combustível. O resultado foi uma parceria que proporcionou uma redução de 22% nos custos com combustível — uma poupança de 3,5 milhões de dólares apenas nos primeiros seis meses. Este sucesso não só validou a visão estratégica da equipa, como também lhes valeu o prestigiado Prémio do Presidente da Empresa, consolidando o seu estatuto de inovadores dentro da empresa.

O desafio: ultrapassar as sobretaxas de combustível desatualizadas

A equipa de transportes do fabricante enfrentava as complexidades de um modelo tradicional de reembolso de combustível. A dependência de programas de combustível nacionais e regionais baseados em PADD significava que os seus reembolsos de combustível não refletiam com precisão o que as transportadoras estavam a pagar na bomba. Esta discrepância representava uma oportunidade significativa e inexplorada de transparência e poupança de custos.

A equipa também estava preocupada com os potenciais efeitos em cadeia decorrentes da alteração do seu programa de combustível. Será que as transportadoras iriam responder aumentando as suas tarifas de transporte de longa distância para compensar? Além disso, os seus dados de transporte estavam fragmentados por vários sistemas — incluindo formatos de ficheiros brutos —, o que tornava difícil obter uma visão clara e holística da sua rede. Precisavam de uma solução que não só proporcionasse poupanças, mas também garantisse a adesão das transportadoras, centralizasse os seus dados e proporcionasse uma transição harmoniosa para todas as partes interessadas.

A solução: uma implementação faseada e colaborativa

O programa Fuel Recovery da Breakthrough foi identificado como a solução ideal para responder aos desafios do fabricante. O programa substituiu as sobretaxas médias de combustível por reembolsos baseados no mercado, calculados com base nos detalhes específicos de cada transporte de carga individual. A implementação, que teve início em junho de 2024, foi meticulosamente planeada e executada em duas fases, orientada por um processo de cinco etapas concebido para garantir uma implementação suave e bem-sucedida.

Etapa 1: definição do âmbito

A base do projeto assentou numa compreensão profunda das necessidades específicas do fabricante. Antes do arranque oficial, a equipa de transportes preencheu um questionário detalhado de definição do âmbito. Esta informação permitiu às equipas elaborarem em conjunto um roteiro estratégico, decidindo por uma implementação em duas fases para gerir a transição de forma eficaz. Foram estabelecidas reuniões semanais para manter o alinhamento e garantir que todos os pormenores fossem comunicados.

Fase 2: implementação técnica

Com o âmbito claramente definido, o foco passou a centrar-se na integração de dados e sistemas. A equipa técnica da Breakthrough trabalhou em estreita colaboração com o fabricante para estabelecer um fluxo de dados robusto. Isto envolveu a criação de um ponto de extremidade XML personalizado para que o fabricante enviasse dados de expedição através da API. A plataforma flexível da Breakthrough foi adaptada para acomodar os seus formatos de dados específicos, garantindo que todos os detalhes necessários relativos ao nível de carga fossem captados com precisão. Foram criados ambientes de teste em ambos os lados, permitindo que as equipas analisassem todos os cenários possíveis e aperfeiçoassem o fluxo de trabalho tanto para o volume de saída como para o de entrada antes da entrada em funcionamento.

Fase 3: comunicação com as transportadoras

Um elemento crítico para o sucesso do projeto foi garantir o apoio das transportadoras. Reconhecendo que uma alteração nos processos de pagamento poderia encontrar resistência, a Breakthrough assumiu a liderança na formação e integração das transportadoras. Na primeira fase, que coincidiu com o pedido de propostas (RFP) do fabricante, a equipa da Breakthrough reuniu-se individualmente com cada transportadora. Explicaram a equidade e a precisão do novo programa de combustível e garantiram que cada transportadora tivesse uma conta configurada para visualizar as cargas e os relatórios de combustível. A transição foi significativamente facilitada pelo facto de 76% das transportadoras do fabricante já utilizarem o programa com outros expedidores, o que trouxe familiaridade e confiança imediatas ao processo.

Fase 4: acompanhamento intensivo

Para garantir um lançamento sem falhas, o projeto entrou numa fase de acompanhamento intensivo de duas semanas imediatamente após a entrada em funcionamento. Este período envolveu monitorização diária e reuniões entre as equipas. Quaisquer potenciais problemas foram identificados e resolvidos, evitando perturbações nas operações do fabricante ou das suas transportadoras. Os painéis de controlo de autoatendimento forneceram relatórios semanais, oferecendo total transparência sobre o desempenho do programa desde o primeiro dia.

Fase 5: pós-entrada em funcionamento

Com o programa lançado com sucesso, os resultados começaram a materializar-se rapidamente. O fabricante passava agora a reembolsar as suas transportadoras com um preço de combustível baseado no mercado, alinhando os seus custos com a realidade. A preocupação inicial da equipa relativamente às tarifas de transporte de longa distância revelou-se infundada — não se verificaram aumentos por parte dos seus parceiros transportadores. O sucesso esmagador e a execução harmoniosa da primeira fase deram ao fabricante a confiança necessária para acelerar os seus planos. Apenas seis meses depois, transferiram o restante do seu volume para o programa Fuel Recovery.

«No geral, o projeto não só simplificou a gestão dos custos de combustível, como também melhorou a precisão das transações financeiras relacionadas com as despesas de combustível. A implementação bem-sucedida em toda a América do Norte representa um grande passo em frente nos nossos esforços para otimizar os custos de transporte e melhorar a eficiência global da cadeia de abastecimento.»

– Supervisor, Pagamentos e Análise de Frete

Os resultados: poupanças na ordem dos milhões e uma base para o crescimento futuro

A implementação do Fuel Recovery proporcionou resultados excecionais e mensuráveis que tiveram repercussões em toda a organização.

• Poupanças de custos significativas: o fabricante alcançou uma redução imediata de 22% nos custos de combustível, poupando 3,5 milhões de dólares nos primeiros seis meses. A segunda fase da implementação proporcionou uma poupança de custos de 23%.

• Maior eficiência da cadeia de abastecimento: Pela primeira vez, os dados de transporte do fabricante foram unificados num único local. Esta visibilidade centralizada permitiu à equipa pensar de forma mais estratégica, identificando rapidamente o transporte local como a próxima oportunidade de poupança apenas dois meses depois.

• Reconhecimento interno de prestígio: A iniciativa da equipa de transportes e os resultados impressionantes valeram-lhe o Prémio do Presidente da Empresa para o segundo trimestre de 2025, uma honra que reconhece o serviço excecional e a personificação dos princípios fundamentais de liderança da empresa.

A abrir caminho para a otimização futura

A parceria do fabricante com a Breakthrough revelou-se inestimável. Apesar das hesitações iniciais, conseguiram desbloquear oportunidades significativas e contínuas de redução de custos num mercado incerto. Com base nesta base de confiança e dados, o fabricante explorou soluções adicionais oferecidas pela Breakthrough, incluindo o CleanMile para a redução de emissões, a Marine Fuel Recovery e a Recuperação de Combustível transfronteiriça no México.