Wie ein Hersteller in sechs Monaten 3,5 Millionen Dollar einsparte

Ein weltweit führender Anbieter von Klimalösungen für Gebäude, Privathaushalte und den Verkehrssektor ist für seinen Erfolg auf eine hocheffiziente Lieferkette angewiesen. Angesichts des hohen Volumens an Flachladegut, das quer durch Nordamerika transportiert wird, sah sich der Hersteller mit einem anspruchsvollen Nischenmarkt konfrontiert, in dem nur begrenzte Möglichkeiten bei der Auswahl von Spediteuren bestanden. Das Transportteam erkannte den Verbesserungsbedarf und beschloss, das Kraftstoffkostenmanagement zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Im September 2022 legte ein Treffen mit Breakthrough auf der CSCMP EDGE den Grundstein für eine Modernisierung des Kraftstoffprogramms. Das Ergebnis war eine Partnerschaft, die zu einer Senkung der Kraftstoffkosten um 22 % führte – eine Einsparung von 3,5 Millionen Dollar allein in den ersten sechs Monaten. Dieser Erfolg bestätigte nicht nur die strategische Vision des Teams, sondern brachte ihm auch den renommierten „Corporate President’s Award“ ein und festigte damit seinen Status als Innovator innerhalb des Unternehmens.

Die Herausforderung: Über veraltete Treibstoffzuschläge hinausgehen

Das Transportteam des Herstellers hatte mit den Komplexitäten eines traditionellen Modells zur Kraftstoffkostenerstattung zu kämpfen. Da man sich auf nationale und regionale, auf PADD-Gebieten basierende Kraftstoffprogramme stützte, spiegelten die Kraftstoffkostenerstattungen nicht genau wider, was die Spediteure an der Tankstelle tatsächlich bezahlten. Diese Diskrepanz stellte ein erhebliches, ungenutztes Potenzial für mehr Transparenz und Kosteneinsparungen dar.

Das Team war zudem besorgt über mögliche Folgewirkungen einer Änderung ihres Treibstoffprogramms. Würden die Spediteure als Reaktion darauf ihre Fernverkehrstarife erhöhen, um dies auszugleichen? Zudem waren die Transportdaten über mehrere Systeme – einschließlich Rohdateiformate – verstreut, was es schwierig machte, einen klaren, ganzheitlichen Überblick über das Netzwerk zu gewinnen. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die nicht nur Einsparungen erzielte, sondern auch die Akzeptanz der Spediteure sicherstellte, die Daten zentralisierte und einen nahtlosen Übergang für alle Beteiligten ermöglichte.

Die Lösung: eine schrittweise, kooperative Umsetzung

Das „Fuel Recovery“-Programm von Breakthrough wurde als ideale Lösung identifiziert, um die Herausforderungen des Herstellers zu bewältigen. Das Programm ersetzte durchschnittliche Treibstoffzuschläge durch marktbasierte Erstattungen, die anhand der spezifischen Details jedes einzelnen Frachttransports berechnet wurden. Die Umsetzung, die im Juni 2024 begann, wurde sorgfältig geplant und in zwei Phasen durchgeführt, geleitet von einem fünfstufigen Prozess, der eine reibungslose und erfolgreiche Einführung gewährleisten sollte.

Phase 1: Projektumfangsbestimmung

Die Grundlage des Projekts bildete ein tiefgreifendes Verständnis der spezifischen Anforderungen des Herstellers. Vor dem offiziellen Projektstart füllte das Transportteam einen detaillierten Fragebogen zur Bestimmung des Projektumfangs aus. Anhand dieser Informationen konnten die Teams gemeinsam einen strategischen Fahrplan erstellen und sich für eine zweistufige Umsetzung entscheiden, um den Übergang effektiv zu gestalten. Es wurden wöchentliche Telefonkonferenzen eingerichtet, um die Abstimmung aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass jedes Detail kommuniziert wurde.

Phase 2: Technische Umsetzung

Nachdem der Umfang klar definiert war, verlagerte sich der Fokus auf die Daten- und Systemintegration. Das technische Team von Breakthrough arbeitete eng mit dem Hersteller zusammen, um einen robusten Datenfluss zu etablieren. Dazu gehörte die Erstellung eines maßgeschneiderten XML-Endpunkts, über den der Hersteller Versanddaten per API übermitteln konnte. Die flexible Plattform von Breakthrough wurde an die spezifischen Datenformate angepasst, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Details auf Ladungsebene korrekt erfasst wurden. Auf beiden Seiten wurden Testumgebungen eingerichtet, sodass die Teams vor der Inbetriebnahme alle möglichen Szenarien durchspielen und den Workflow sowohl für ausgehendes als auch für eingehendes Volumen optimieren konnten.

Phase 3: Kommunikation mit den Spediteuren

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts war die Sicherung der Unterstützung durch die Spediteure. Da Breakthrough erkannte, dass eine Änderung der Zahlungsprozesse auf Widerstand stoßen könnte, übernahm das Unternehmen die Federführung bei der Einweisung und Einbindung der Spediteure. In der ersten Phase, die mit dem RFP des Herstellers zusammenfiel, traf sich das Breakthrough-Team mit jedem Spediteur zu Einzelgesprächen. Es erläuterte die Fairness und Genauigkeit des neuen Kraftstoffprogramms und stellte sicher, dass jeder Spediteur über ein Konto verfügte, um Ladungen und Kraftstoffberichte einzusehen. Die Umstellung wurde erheblich dadurch erleichtert, dass 76 % der Spediteure des Herstellers das Programm bereits bei anderen Verladern nutzten, was sofortige Vertrautheit und Vertrauen in den Prozess schuf.

Phase 4: Hypercare

Um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, ging das Projekt unmittelbar nach dem Go-Live in eine zweiwöchige Hypercare-Phase über. In diesem Zeitraum fanden tägliche Überwachungen und Besprechungen zwischen den Teams statt. Mögliche Probleme wurden identifiziert und behoben, wodurch Störungen im Betrieb des Herstellers oder bei dessen Spediteuren verhindert wurden. Self-Service-Dashboards lieferten wöchentliche Berichte und boten vom ersten Tag an vollständige Transparenz über die Leistung des Programms.

Phase 5: Nach der Inbetriebnahme

Nach der erfolgreichen Einführung des Programms stellten sich die Ergebnisse rasch ein. Der Hersteller erstattete seinen Spediteuren nun die Kosten auf Basis eines marktgerechten Kraftstoffpreises und passte ihre Kosten damit an die tatsächlichen Gegebenheiten an. Die anfänglichen Bedenken des Teams hinsichtlich der Fernverkehrstarife erwiesen sich als unbegründet – es gab keine Erhöhungen seitens der Speditionspartner. Der überwältigende Erfolg und die reibungslose Umsetzung der ersten Phase gaben dem Hersteller das Vertrauen, seine Pläne zu beschleunigen. Nur sechs Monate später wurde der Rest des Transportvolumens auf das „Fuel Recovery“-Programm umgestellt.

„Insgesamt hat das Projekt nicht nur das Kraftstoffkostenmanagement rationalisiert, sondern auch die Genauigkeit der Finanztransaktionen im Zusammenhang mit Kraftstoffausgaben verbessert. Die erfolgreiche Umsetzung in ganz Nordamerika bedeutet einen großen Schritt vorwärts bei unseren Bemühungen, die Transportkosten zu optimieren und die Effizienz der gesamten Lieferkette zu steigern.“

– Leiter Frachtabrechnung und Analytik

Das Ergebnis: Einsparungen in Millionenhöhe und eine Grundlage für zukünftiges Wachstum

Die Einführung von „Fuel Recovery“ lieferte außergewöhnliche und messbare Ergebnisse, die im gesamten Unternehmen Beachtung fanden.

• Massive Kosteneinsparungen: Der Hersteller erzielte eine sofortige Senkung der Kraftstoffkosten um 22 % und sparte in den ersten sechs Monaten 3,5 Millionen Dollar ein. Die zweite Phase der Umsetzung brachte Kosteneinsparungen von 23 %.

• Höhere Effizienz in der Lieferkette: Zum ersten Mal wurden die Transportdaten des Herstellers an einem einzigen Ort zusammengeführt. Diese zentralisierte Transparenz ermöglichte es dem Team, strategischer zu denken und bereits zwei Monate später den Kurzstreckentransport als nächste Einsparmöglichkeit zu identifizieren.

• Renommierte interne Auszeichnung: Die Initiative des Transportteams und die beeindruckenden Ergebnisse brachten ihm den „Corporate President’s Award“ für das zweite Quartal 2025 ein – eine Auszeichnung, die außergewöhnliche Leistungen und die Verkörperung der zentralen Führungsprinzipien des Unternehmens würdigt.

Den Weg für zukünftige Optimierungen ebnen

Die Partnerschaft des Herstellers mit Breakthrough erwies sich als von unschätzbarem Wert. Trotz anfänglicher Bedenken erschlossen sie in einem unsicheren Markt erhebliche und nachhaltige Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Auf dieser Grundlage aus Vertrauen und Daten hat der Hersteller weitere von Breakthrough angebotene Lösungen geprüft, darunter CleanMile zur Emissionsreduzierung, Marine Fuel Recovery sowie die grenzüberschreitende Fuel Recovery in Mexiko.