Comment un fabricant a économisé 3,5 millions de dollars en six mois

Un leader mondial des solutions climatiques pour les bâtiments, les logements et les transports s'appuie sur une chaîne d'approvisionnement hautement efficace pour assurer son succès. Avec un volume important de fret transporté sur des remorques à plateau à travers l'Amérique du Nord, le fabricant était confronté à un marché de niche complexe offrant peu d'options de transporteurs. Consciente de la nécessité d'apporter des améliorations, son équipe chargée du transport a décidé qu'il était temps d'optimiser la gestion des coûts de carburant et de renforcer l'efficacité opérationnelle.

En septembre 2022, une rencontre avec Breakthrough lors du salon CSCMP EDGE a ouvert la voie à une modernisation de son programme de gestion du carburant. Il en a résulté un partenariat qui a permis de réduire les coûts de carburant de 22 %, soit une économie de 3,5 millions de dollars dès les six premiers mois. Ce succès a non seulement validé la vision stratégique de l’équipe, mais lui a également valu le prestigieux Corporate President’s Award, consolidant ainsi son statut d’innovateurs au sein de l’entreprise.

Le défi : aller au-delà des surcharges carburant obsolètes

L’équipe de transport de ce fabricant était confrontée aux complexités d’un modèle traditionnel de remboursement des frais de carburant. Le fait de s’appuyer sur des programmes de carburant nationaux et régionaux basés sur les PADD (Ports of All Destinations and Origins) impliquait que ses remboursements ne reflétaient pas fidèlement ce que les transporteurs payaient à la pompe. Cet écart représentait une opportunité significative et inexploitée en matière de transparence et de réduction des coûts.

L’équipe s’inquiétait également des répercussions potentielles d’une modification de son programme de remboursement du carburant. Les transporteurs réagiraient-ils en augmentant leurs tarifs de transport de fond pour compenser ? De plus, leurs données de transport étaient fragmentées entre plusieurs systèmes — y compris des formats de fichiers bruts —, ce qui rendait difficile l’obtention d’une vue d’ensemble claire et complète de leur réseau. Ils avaient besoin d’une solution qui permettrait non seulement de réaliser des économies, mais aussi de s’assurer de l’adhésion des transporteurs, de centraliser leurs données et d’assurer une transition en douceur pour toutes les parties prenantes.

La solution : une mise en œuvre progressive et collaborative

Le programme Fuel Recovery de Breakthrough a été identifié comme la solution idéale pour relever les défis du constructeur. Ce programme a remplacé les surcharges de carburant forfaitaires par des remboursements basés sur le marché, calculés en fonction des détails spécifiques de chaque transport de fret. La mise en œuvre, qui a débuté en juin 2024, a été méticuleusement planifiée et exécutée en deux phases, selon un processus en cinq étapes conçu pour garantir un déploiement fluide et réussi.

Étape 1 : définition du périmètre

Le projet reposait sur une compréhension approfondie des besoins spécifiques du fabricant. Avant le lancement officiel, l’équipe chargée du transport a rempli un questionnaire détaillé de définition du périmètre. Ces informations ont permis aux équipes d’élaborer conjointement une feuille de route stratégique et de opter pour une mise en œuvre en deux phases afin de gérer efficacement la transition. Des réunions hebdomadaires ont été mises en place pour maintenir la cohésion et s’assurer que chaque détail soit communiqué.

Étape 2 : mise en œuvre technique

Une fois le périmètre clairement défini, l’accent a été mis sur l’intégration des données et des systèmes. L’équipe technique de Breakthrough a travaillé en étroite collaboration avec le fabricant pour mettre en place un flux de données robuste. Cela a notamment impliqué la création d’un point de terminaison XML sur mesure permettant au fabricant d’envoyer les données d’expédition via une API. La plateforme flexible de Breakthrough a été adaptée pour prendre en charge leurs formats de données spécifiques, garantissant ainsi que tous les détails nécessaires relatifs aux chargements étaient capturés avec précision. Des environnements de test ont été mis en place de part et d’autre, permettant aux équipes de passer en revue tous les scénarios possibles et d’affiner le flux de travail pour les volumes sortants et entrants avant la mise en production.

Étape 3 : communication avec les transporteurs

Un élément essentiel de la réussite du projet a été d’obtenir le soutien des transporteurs. Consciente qu’un changement dans les processus de paiement pouvait se heurter à une certaine résistance, Breakthrough a pris l’initiative de former et d’accompagner les transporteurs. Pour la première phase, qui coïncidait avec le RFP du fabricant, l’équipe de Breakthrough a rencontré chaque transporteur individuellement. Elle a expliqué l’équité et la précision du nouveau programme de gestion du carburant et s’est assurée que chaque transporteur disposait d’un compte lui permettant de consulter les chargements et les rapports sur le carburant. La transition a été considérablement facilitée par le fait que 76 % des transporteurs du constructeur utilisaient déjà ce programme avec d’autres expéditeurs, ce qui a immédiatement favorisé la familiarisation et la confiance vis-à-vis du processus.

Étape 4 : phase d’accompagnement intensif

Afin de garantir un lancement sans heurts, le projet est entré dans une phase d’hypercare de deux semaines immédiatement après la mise en service. Cette période a donné lieu à un suivi quotidien et à des réunions entre les équipes. Tous les problèmes potentiels ont été identifiés et résolus, évitant ainsi toute perturbation des opérations du constructeur ou de ses transporteurs. Des tableaux de bord en libre-service ont fourni des rapports hebdomadaires, offrant une transparence totale sur les performances du programme dès le premier jour.

Étape 5 : après la mise en service

Le programme ayant été lancé avec succès, les résultats ont rapidement commencé à se concrétiser. Le fabricant remboursait désormais ses transporteurs sur la base d’un prix du carburant aligné sur le marché, ce qui a permis d’ajuster leurs coûts à la réalité. Les craintes initiales de l’équipe concernant les tarifs de transport de fond se sont avérées infondées : aucune augmentation n’a été demandée par ses transporteurs partenaires. Le succès retentissant et le déroulement sans heurts de la première phase ont donné au fabricant la confiance nécessaire pour accélérer ses projets. À peine six mois plus tard, il a transféré le reste de son volume vers le programme Fuel Recovery.

« Dans l’ensemble, ce projet a non seulement rationalisé la gestion des coûts de carburant, mais il a également amélioré la précision des transactions financières liées aux dépenses de carburant. La mise en œuvre réussie de ce programme à l’échelle de l’Amérique du Nord marque une avancée majeure dans nos efforts visant à optimiser les coûts de transport et à améliorer l’efficacité globale de la chaîne d’approvisionnement. »

– Responsable du paiement et de l’analyse du fret

Les résultats : des millions d’économies et les bases d’une croissance future

La mise en œuvre de Fuel Recovery a donné des résultats exceptionnels et mesurables qui ont eu un retentissement dans toute l’entreprise.

• Économies considérables : le fabricant a réalisé une réduction immédiate de 22 % de ses coûts de carburant, soit une économie de 3,5 millions de dollars au cours des six premiers mois. La deuxième phase de la mise en œuvre a permis de réaliser 23 % d’économies.

• Une efficacité accrue de la chaîne d’approvisionnement : pour la première fois, les données de transport du fabricant ont été regroupées en un seul et même endroit. Cette visibilité centralisée a permis à l’équipe d’adopter une approche plus stratégique, identifiant rapidement, deux mois plus tard seulement, le transport routier comme la prochaine opportunité d’économies.

• Reconnaissance interne prestigieuse : l’initiative de l’équipe de transport et ses résultats impressionnants lui ont valu le Prix du Président de l’entreprise pour le deuxième trimestre 2025, une distinction récompensant un service exceptionnel et l’incarnation des principes fondamentaux de leadership de l’entreprise.

Ouvrir la voie à de futures optimisations

Le partenariat entre le fabricant et Breakthrough s’est avéré inestimable. Malgré des hésitations initiales, il a permis de dégager des opportunités de réduction des coûts significatives et durables sur un marché incertain. S’appuyant sur cette base de confiance et de données, le fabricant a exploré d’autres solutions proposées par Breakthrough, notamment CleanMile pour la réduction des émissions, Marine Fuel Recovery et la récupération transfrontalière de carburant au Mexique.