Cómo un fabricante ahorró 3,5 millones de dólares en seis meses

Una empresa líder mundial en soluciones climáticas para edificios, viviendas y transporte basa su éxito en una cadena de suministro altamente eficiente. Con un gran volumen de carga en camiones de plataforma que se transporta por toda Norteamérica, el fabricante se enfrentaba a un mercado nicho complejo con opciones limitadas de transportistas. Consciente de la necesidad de mejorar, su equipo de transporte decidió que era el momento de optimizar la gestión de los costes de combustible y potenciar la eficiencia operativa.

En septiembre de 2022, una reunión con Breakthrough en CSCMP EDGE sentó las bases para una mejora de su programa de combustible. El resultado fue una colaboración que supuso una reducción del 22 % en los costes de combustible: un ahorro de 3,5 millones de dólares solo en los primeros seis meses. Este éxito no solo validó la visión estratégica del equipo, sino que también les valió el prestigioso Premio del Presidente Corporativo, consolidando su estatus como innovadores dentro de la empresa.

El reto: ir más allá de los recargos por combustible obsoletos

El equipo de transporte del fabricante se enfrentaba a las complejidades de un modelo tradicional de reembolso de combustible. Depender de programas de combustible nacionales y regionales basados en PADD significaba que sus reembolsos de combustible no reflejaban con precisión lo que los transportistas pagaban en la gasolinera. Esta discrepancia representaba una oportunidad significativa y sin explotar para la transparencia y el ahorro de costes.

Al equipo también le preocupaban los posibles efectos en cadena que podría tener el cambio de su programa de combustible. ¿Responderían los transportistas aumentando sus tarifas de transporte de larga distancia para compensarlo? Además, sus datos de transporte estaban fragmentados en múltiples sistemas —incluidos formatos de archivo sin procesar—, lo que dificultaba obtener una visión clara y holística de su red. Necesitaban una solución que no solo generara ahorros, sino que también garantizara la aceptación de los transportistas, centralizara sus datos y proporcionara una transición fluida para todas las partes interesadas.

La solución: una implementación colaborativa por fases

El programa Fuel Recovery de Breakthrough se identificó como la solución ideal para abordar los retos del fabricante. El programa sustituyó los recargos medios por combustible por reembolsos basados en el mercado, calculados a partir de los detalles específicos de cada movimiento de carga individual. La implementación, que comenzó en junio de 2024, se planificó meticulosamente y se ejecutó en dos fases, guiada por un proceso de cinco etapas diseñado para garantizar una puesta en marcha fluida y exitosa.

Etapa 1: definición del alcance

La base del proyecto se construyó sobre un profundo conocimiento de las necesidades específicas del fabricante. Antes del inicio oficial, el equipo de transporte completó un cuestionario detallado de definición del alcance. Esta información permitió a los equipos elaborar de forma colaborativa una hoja de ruta estratégica, decidiendo una implementación en dos fases para gestionar la transición de forma eficaz. Se establecieron llamadas semanales para mantener la coordinación y garantizar que se comunicara cada detalle.

Fase 2: implementación técnica

Una vez definido claramente el alcance, la atención se centró en la integración de datos y sistemas. El equipo técnico de Breakthrough trabajó en estrecha colaboración con el fabricante para establecer un flujo de datos robusto. Esto implicó la creación de un punto final XML personalizado para que el fabricante enviara los datos de envío a través de la API. La plataforma flexible de Breakthrough se adaptó para dar cabida a sus formatos de datos específicos, garantizando que todos los detalles necesarios a nivel de carga se capturaran con precisión. Se configuraron entornos de prueba en ambos lados, lo que permitió a los equipos trabajar en todos los escenarios posibles y perfeccionar el flujo de trabajo tanto para el volumen saliente como para el entrante antes de la puesta en marcha.

Fase 3: comunicación con los transportistas

Un elemento crítico para el éxito del proyecto fue garantizar el apoyo de los transportistas. Conscientes de que un cambio en los procesos de pago podría encontrar resistencia, Breakthrough tomó la iniciativa en la formación y la incorporación de los transportistas. Durante la primera fase, que coincidió con la RFP del fabricante, el equipo de Breakthrough se reunió individualmente con cada transportista. Les explicaron la equidad y la precisión del nuevo programa de combustible y se aseguraron de que cada transportista dispusiera de una cuenta para consultar los informes de carga y de combustible. La transición se vio facilitada en gran medida por el hecho de que el 76 % de los transportistas del fabricante ya utilizaban el programa con otros expedidores, lo que aportó familiaridad y confianza inmediatas al proceso.

Fase 4: hipercare

Para garantizar un lanzamiento sin contratiempos, el proyecto entró en una fase de hipercare de dos semanas inmediatamente después de la puesta en marcha. Este periodo implicó un seguimiento diario y reuniones entre los equipos. Se identificaron y resolvieron todos los posibles problemas, evitando interrupciones en las operaciones del fabricante o de sus transportistas. Los paneles de control de autoservicio proporcionaban informes semanales, ofreciendo una transparencia total sobre el rendimiento del programa desde el primer día.

Fase 5: tras la puesta en marcha

Una vez lanzado con éxito el programa, los resultados comenzaron a materializarse rápidamente. El fabricante reembolsaba ahora a sus transportistas un precio del combustible basado en el mercado, ajustando sus costes a la realidad. La preocupación inicial del equipo sobre las tarifas de transporte de larga distancia resultó infundada: no hubo aumentos por parte de sus socios transportistas. El éxito abrumador y la ejecución fluida de la primera fase dieron al fabricante la confianza necesaria para acelerar sus planes. Apenas seis meses después, trasladaron el resto de su volumen al programa Fuel Recovery.

«En general, el proyecto no solo ha optimizado la gestión de los costes de combustible, sino que también ha mejorado la precisión de las transacciones financieras relacionadas con los gastos de combustible. La implementación exitosa en toda Norteamérica supone un gran paso adelante en nuestros esfuerzos por optimizar los costes de transporte y mejorar la eficiencia general de la cadena de suministro».

– Supervisor, Pago y Análisis de Fletes

Los resultados: millones en ahorros y una base para el crecimiento futuro

La implementación de Fuel Recovery proporcionó resultados excepcionales y cuantificables que tuvieron un gran impacto en toda la organización.

• Ahorro masivo de costes: el fabricante logró una reducción inmediata del 22 % en los costes de combustible, ahorrando 3,5 millones de dólares en los primeros seis meses. La segunda fase de la implementación supuso un ahorro de costes del 23 %.

• Mayor eficiencia de la cadena de suministro: por primera vez, los datos de transporte del fabricante se unificaron en una única ubicación. Esta visibilidad centralizada permitió al equipo pensar de forma más estratégica, identificando rápidamente el transporte local como la siguiente oportunidad de ahorro tan solo dos meses después.

• Prestigioso reconocimiento interno: La iniciativa del equipo de transporte y sus impresionantes resultados les valieron el Premio del Presidente Corporativo para el segundo trimestre de 2025, un honor que reconoce el servicio excepcional y la encarnación de los principios fundamentales de liderazgo de la empresa.

Allanando el camino para la optimización futura

La colaboración del fabricante con Breakthrough resultó invaluable. A pesar de las dudas iniciales, lograron oportunidades significativas y continuas de ahorro de costes en un mercado incierto. Sobre esta base de confianza y datos, el fabricante ha explorado soluciones adicionales ofrecidas por Breakthrough, incluyendo CleanMile para la reducción de emisiones, Marine Fuel Recovery y Fuel Recovery transfronteriza en México.