Come un fornitore leader nel settore della ristorazione ha risparmiato 300.000 dollari grazie all'ottimizzazione della gestione del carburante della propria flotta

Un distributore all’ingrosso in rapida crescita di prodotti per la manutenzione delle strutture e imballaggi per la ristorazione stava incontrando difficoltà nella gestione di una complessa strategia di rifornimento carburante che coinvolgeva diversi fornitori e sedi, con conseguenti inefficienze, costi elevati e un notevole onere amministrativo. Grazie alla collaborazione con Breakthrough, l’azienda ha implementato un programma di gestione del carburante per la flotta basato sui dati che ha consentito di consolidare la fatturazione e ottimizzare gli acquisti di carburante. Questo approccio strategico non solo ha consentito un risparmio annuo di oltre 300.000 dollari, ma ha anche fornito il controllo e la visibilità necessari a sostenere gli ambiziosi piani di crescita dell’azienda.

Sviluppo di una strategia scalabile per la gestione del rifornimento della flotta

In qualità di uno dei principali distributori all’ingrosso a livello nazionale di prodotti per la manutenzione delle strutture e di imballaggi per la ristorazione, l’azienda si è prefissata l’ambizioso obiettivo di triplicare le proprie dimensioni in cinque anni. Con una flotta di 2.300 unità operative dislocate in oltre 120 magazzini, l’azienda necessitava di un approccio scalabile e basato sui dati alla gestione del carburante della flotta per sostenere la propria ambiziosa strategia di crescita.

Tuttavia, il sistema di rifornimento esistente si basava su una rete frammentata di carte carburante e fornitori mobili di rifornimento, generando inefficienze e un aumento dei costi. L’azienda si trovava ad affrontare due sfide principali:

1. Programmi di carte carburante inefficienti: la gestione di due programmi distinti di carte carburante offriva sconti minimi e mancava di controlli per prevenire inefficienze o furti.

2. Onere amministrativo schiacciante: l’elaborazione di quasi 500 fatture al mese provenienti da diversi fornitori mobili di rifornimento creava notevoli colli di bottiglia per il reparto acquisti.

Queste sfide non solo facevano lievitare i costi, ma ostacolavano anche la capacità dell’azienda di crescere in modo efficiente.

Ottimizzazione delle operazioni di rifornimento con soluzioni basate sui dati

Per affrontare queste sfide, l’azienda ha collaborato con Breakthrough: ha implementato una soluzione di gestione del carburante su misura, articolata in due parti, per la propria flotta.

1. Ottimizzazione dei programmi di carte carburante: Breakthrough ha sfruttato la propria piattaforma analitica proprietaria per analizzare i dati provenienti dai fornitori di carte carburante esistenti dell’azienda e dai fornitori di rifornimento mobile. Questo approccio basato sui dati ha identificato i punti di rifornimento più convenienti lungo i percorsi degli autisti e ha permesso a Breakthrough di negoziare un programma di carte carburante migliorato con vantaggi chiave, tra cui:

• Sconti più consistenti e rimborsi mensili presso i punti vendita al dettaglio.

• Un’ampia rete di sconti minori presso vari punti vendita.

• Misure di sicurezza potenziate, quali l’obbligo di inserire il PIN e la registrazione del chilometraggio, per prevenire i furti.

• Controlli per limitare le soste giornaliere per il rifornimento, le quantità di carburante e gli orari di utilizzo.

2. Consolidamento dei processi di fatturazione: Breakthrough ha inoltre ottimizzato il processo di fatturazione del rifornimento mobile dell’azienda, consolidando quasi 500 fatture mensili in poche sole. Ogni transazione è stata codificata centralmente in base alla sede e i fornitori sono stati pagati direttamente tramite il sistema secondo i termini concordati. Ciò ha ridotto il tempo dedicato all’approvazione delle fatture da ore ogni settimana a pochi minuti al mese.

Combinando l’analisi dei dati con processi ottimizzati, Breakthrough ha fornito all’azienda gli strumenti e la visibilità necessari per crescere in modo efficiente, mantenendo al contempo il controllo sui costi.

Risparmio annuo di 300.000 dollari

I risultati del programma di gestione del carburante della flotta di Breakthrough sono stati immediati e significativi, generando un risparmio annuo di oltre 300.000 dollari. Tra i risultati chiave figurano:

• Risparmi sulle carte carburante: oltre 5.000 dollari al mese grazie a sconti e rimborsi al dettaglio potenziati.

• Risparmi sul rifornimento mobile: oltre 12.000 dollari al mese grazie all’ottimizzazione degli approvvigionamenti.

• Riduzione dei costi di manodopera: ulteriori 8.000 dollari al mese risparmiati grazie all’eliminazione dell’elaborazione manuale delle fatture.

Oltre ai benefici finanziari, la semplificazione dei processi ha liberato risorse interne, consentendo all’azienda di concentrarsi sulla sua ambiziosa strategia di crescita. Grazie a un maggiore controllo, visibilità ed efficienza, il fornitore è ora ben posizionato per espandere le proprie operazioni, mantenendo al contempo la redditività e offrendo un servizio eccezionale ai propri clienti.

Un percorso più intelligente verso la crescita

Questa partnership dimostra la potenza di un approccio strategico alla gestione del carburante della flotta. Trasformando un’operazione complessa e costosa in una fonte di efficienza, Breakthrough ha aiutato l’azienda a costruire una base più resiliente e redditizia per il futuro.