Como um fornecedor líder no setor da restauração poupou 300 000 dólares através da otimização da gestão do combustível da frota

Uma distribuidora grossista em rápido crescimento de materiais de manutenção de instalações e embalagens para o setor da restauração enfrentava dificuldades na gestão de uma estratégia complexa de abastecimento de combustível, envolvendo vários fornecedores e locais, o que resultava em ineficiências, custos elevados e uma carga administrativa significativa. Através de uma parceria com a Breakthrough, a empresa implementou um programa de gestão de combustível da frota baseado em dados que consolidou a faturação e otimizou a aquisição de combustível. Esta abordagem estratégica não só proporcionou poupanças anuais superiores a 300 000 dólares, como também proporcionou o controlo e a visibilidade necessários para apoiar os ambiciosos planos de crescimento da empresa.

Criação de uma estratégia escalável de gestão de combustível da frota

Como um dos principais distribuidores grossistas do país de materiais de manutenção de instalações e embalagens para serviços de restauração, a empresa estabeleceu uma meta ambiciosa de triplicar a sua dimensão em cinco anos. Com uma frota de 2 300 veículos operando a partir de mais de 120 armazéns, a empresa precisava de uma abordagem escalável e baseada em dados para a gestão de combustível da frota, a fim de apoiar a sua ambiciosa estratégia de crescimento.

No entanto, o seu sistema de abastecimento existente dependia de uma rede fragmentada de cartões de combustível e fornecedores móveis de combustível, o que criava ineficiências e aumentava os custos. A empresa enfrentava dois grandes desafios:

1. Programas de cartões de combustível ineficientes: a gestão de dois programas distintos de cartões de combustível oferecia descontos mínimos e carecia de controlos para evitar ineficiências ou roubos.

2. Carga administrativa esmagadora: o processamento de quase 500 faturas mensais provenientes de vários fornecedores móveis de combustível criava gargalos significativos para o departamento de aprovisionamento.

Estes desafios não só aumentaram os custos como também prejudicaram a capacidade da empresa de crescer de forma eficiente.

Otimização das operações de abastecimento com soluções baseadas em dados

Para dar resposta a estes desafios, a empresa estabeleceu uma parceria com a Breakthrough para implementar uma solução de gestão de combustível personalizada e composta por duas partes para a sua frota.

1. Otimização dos programas de cartões de combustível: A Breakthrough utilizou a sua plataforma de análise proprietária para analisar dados dos fornecedores de cartões de combustível e dos fornecedores de abastecimento móvel existentes da empresa. Esta abordagem baseada em dados identificou os locais de abastecimento mais económicos ao longo das rotas dos condutores e permitiu à Breakthrough negociar um programa de cartões de combustível melhorado com benefícios-chave, incluindo:

• Descontos maiores e abatimentos mensais nos pontos de venda.

• Uma ampla rede de descontos menores em vários pontos de venda.

• Medidas de segurança reforçadas, tais como requisitos de PIN e registo do quilometragem, para prevenir roubos.

• Controlos para limitar as paragens diárias para reabastecimento, as quantidades de combustível e os horários de utilização.

2. Consolidação dos processos de faturação: Breakthrough também simplificou o processo de faturação do abastecimento móvel da empresa, consolidando quase 500 faturas mensais em apenas algumas. Cada transação foi codificada centralmente por localização e os fornecedores foram pagos diretamente através do sistema, de acordo com os termos negociados. Isto reduziu o tempo gasto na aprovação de faturas de horas por semana para apenas alguns minutos por mês.

Ao combinar a análise de dados com processos simplificados, a Breakthrough proporcionou à empresa as ferramentas e a visibilidade necessárias para crescer de forma eficiente, mantendo ao mesmo tempo o controlo sobre os custos.

Poupança anual de 300 000 dólares

Os resultados do programa de gestão de combustível da frota da Breakthrough foram imediatos e impactantes, proporcionando mais de 300 000 dólares em poupanças anuais. Os principais resultados incluíram:

• Poupanças com cartões de combustível: Mais de 5 000 dólares por mês, graças a descontos e abatimentos melhorados no retalho.

• Poupanças no abastecimento móvel: Mais de 12 000 dólares por mês através de uma aquisição otimizada.

• Redução dos custos com mão-de-obra: Uma poupança adicional de 8 000 dólares por mês, obtida através da eliminação do processamento manual de faturas.

Para além dos benefícios financeiros, os processos simplificados libertaram recursos internos, permitindo à empresa concentrar-se na sua ambiciosa estratégia de crescimento. Com um maior controlo, visibilidade e eficiência, o fornecedor está agora bem posicionado para expandir as suas operações, mantendo a rentabilidade e prestando um serviço excecional aos seus clientes.

Um caminho mais inteligente para o crescimento

Esta parceria demonstra o poder de uma abordagem estratégica à gestão de combustível da frota. Ao transformar uma operação complexa e dispendiosa numa fonte de eficiência, a Breakthrough ajudou a empresa a construir uma base mais resiliente e rentável para o futuro.