Cómo un proveedor líder de servicios alimentarios ahorró 300.000 dólares con la optimización de la gestión del combustible de su flota

Una empresa distribuidora mayorista de rápido crecimiento, dedicada a suministros para el mantenimiento de instalaciones y envases para el sector de la restauración, tenía dificultades para gestionar una compleja estrategia de abastecimiento de combustible que abarcaba múltiples proveedores y ubicaciones, lo que provocaba ineficiencias, altos costes y una considerable carga administrativa. Al asociarse con Breakthrough, la empresa implementó un programa de gestión del combustible de la flota basado en datos que consolidó la facturación y optimizó la compra de combustible. Este enfoque estratégico no solo generó un ahorro anual de más de 300 000 dólares, sino que también proporcionó el control y la visibilidad necesarios para respaldar los ambiciosos planes de crecimiento de la empresa.

Creación de una estrategia escalable de gestión del combustible de la flota

Como uno de los principales distribuidores mayoristas del país de suministros para el mantenimiento de instalaciones y envases para el sector de la restauración, la empresa se fijó el ambicioso objetivo de triplicar su tamaño en cinco años. Con una flota de 2.300 vehículos que operaban desde más de 120 almacenes, la empresa necesitaba un enfoque escalable y basado en datos para la gestión del combustible de la flota que respaldara su ambiciosa estrategia de crecimiento.

Sin embargo, su sistema de repostaje existente se basaba en una red fragmentada de tarjetas de combustible y proveedores de repostaje móviles, lo que generaba ineficiencias y un aumento de los costes. La empresa se enfrentaba a dos retos principales:

1. Programas de tarjetas de combustible ineficientes: la gestión de dos programas de tarjetas de combustible independientes ofrecía descuentos mínimos y carecía de controles para evitar ineficiencias o robos.

2. Carga administrativa abrumadora: el procesamiento de casi 500 facturas al mes procedentes de múltiples proveedores de repostaje móviles creaba importantes cuellos de botella para el departamento de aprovisionamiento.

Estos retos no solo aumentaban los costes, sino que también obstaculizaban la capacidad de la empresa para crecer de manera eficiente.

Optimización de las operaciones de repostaje con soluciones basadas en datos

Para hacer frente a estos retos, la empresa se asoció con Breakthrough para implementar una solución de gestión de combustible a medida, dividida en dos partes, para su flota.

1. Optimización de los programas de tarjetas de combustible: Breakthrough aprovechó su plataforma de análisis propia para analizar los datos de los proveedores de tarjetas de combustible y de repostaje móvil existentes de la empresa. Este enfoque basado en datos identificó los puntos de repostaje más rentables a lo largo de las rutas de los conductores y permitió a Breakthrough negociar un programa de tarjetas de combustible mejorado con ventajas clave, entre las que se incluyen:

• Mayores descuentos y reembolsos mensuales en los puntos de venta.

• Una amplia red de descuentos más modestos en diversos puntos de venta.

• Medidas de seguridad mejoradas, como requisitos de PIN y registros del cuentakilómetros, para prevenir robos.

• Controles para limitar las paradas diarias de repostaje, las cantidades de combustible y los tiempos de uso.

2. Consolidación de los procesos de facturación: Breakthrough también optimizó el proceso de facturación del repostaje móvil de la empresa al consolidar casi 500 facturas mensuales en solo unas pocas. Cada transacción se codificó de forma centralizada por ubicación, y se pagó a los proveedores directamente a través del sistema según las condiciones negociadas. Esto redujo el tiempo dedicado a aprobar facturas de horas cada semana a solo unos minutos al mes.

Al combinar el análisis de datos con procesos optimizados, Breakthrough proporcionó a la empresa las herramientas y la visibilidad necesarias para crecer de manera eficiente sin perder el control sobre los costes.

Un ahorro anual de 300 000 dólares

Los resultados del programa de gestión de combustible para flotas de Breakthrough fueron inmediatos y significativos, generando más de 300 000 dólares en ahorro anual. Entre los resultados clave se incluyen:

• Ahorro en tarjetas de combustible: más de 5.000 dólares al mes gracias a mayores descuentos y rebajas en el punto de venta.

• Ahorros en el repostaje móvil: más de 12 000 dólares al mes gracias a la optimización de las compras.

• Reducción de los costes de mano de obra: un ahorro adicional de 8.000 dólares al mes gracias a la eliminación del procesamiento manual de facturas.

Más allá de los beneficios financieros, la optimización de los procesos liberó recursos internos, lo que permitió a la empresa centrarse en su ambiciosa estrategia de crecimiento. Con un mayor control, visibilidad y eficiencia, el proveedor se encuentra ahora en una posición idónea para ampliar sus operaciones, al tiempo que mantiene la rentabilidad y ofrece un servicio excepcional a sus clientes.

Un camino más inteligente hacia el crecimiento

Esta colaboración demuestra el poder de un enfoque estratégico para la gestión del combustible de la flota. Al transformar una operación compleja y costosa en una fuente de eficiencia, Breakthrough ayudó a la empresa a construir una base más resiliente y rentable para el futuro.