Wie ein führender Gastronomielieferant durch die Optimierung des Kraftstoffmanagements seiner Fahrzeugflotte 300.000 Dollar einsparte

Ein schnell wachsender Großhändler für Gebäudewartungsbedarf und Gastronomieverpackungen hatte Schwierigkeiten, eine komplexe Betankungsstrategie über mehrere Lieferanten und Standorte hinweg zu verwalten, was zu Ineffizienzen, hohen Kosten und einem erheblichen Verwaltungsaufwand führte. Durch die Zusammenarbeit mit Breakthrough führte das Unternehmen ein datengestütztes Programm zum Kraftstoffmanagement für den Fuhrpark ein, das die Rechnungsstellung vereinheitlichte und den Kraftstoffeinkauf optimierte. Dieser strategische Ansatz führte nicht nur zu jährlichen Einsparungen von über 300.000 US-Dollar, sondern verschaffte dem Unternehmen auch die nötige Kontrolle und Transparenz, um seine ehrgeizigen Wachstumspläne umzusetzen.

Entwicklung einer skalierbaren Strategie für das Flottenkraftstoffmanagement

Als einer der landesweit führenden Großhändler für Gebäudewartungsbedarf und Gastronomieverpackungen hatte sich das Unternehmen das ehrgeizige Ziel gesetzt, seine Größe innerhalb von fünf Jahren zu verdreifachen. Mit einer Flotte von 2.300 Fahrzeugen, die von mehr als 120 Lagern aus operieren, benötigte das Unternehmen einen skalierbaren, datengestützten Ansatz für das Kraftstoffmanagement der Flotte, um seine ehrgeizige Wachstumsstrategie zu unterstützen.

Das bestehende Betankungssystem stützte sich jedoch auf ein fragmentiertes Netzwerk aus Tankkarten und mobilen Betankungsanbietern, was zu Ineffizienzen und steigenden Kosten führte. Das Unternehmen stand vor zwei großen Herausforderungen:

1. Ineffiziente Tankkartenprogramme: Die Verwaltung zweier separater Tankkartenprogramme bot nur minimale Rabatte und es fehlten Kontrollmechanismen, um Ineffizienzen oder Diebstahl zu verhindern.

2. Überwältigender Verwaltungsaufwand: Die monatliche Bearbeitung von fast 500 Rechnungen verschiedener mobiler Betankungsdienstleister führte zu erheblichen Engpässen in der Beschaffungsabteilung.

Diese Herausforderungen trieben nicht nur die Kosten in die Höhe, sondern behinderten auch die Fähigkeit des Unternehmens, effizient zu skalieren.

Optimierung der Betankungsabläufe durch datengestützte Lösungen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ging das Unternehmen eine Partnerschaft mit Breakthrough ein, um eine maßgeschneiderte, zweiteilige Kraftstoffmanagement-Lösung für seine Flotte zu implementieren.

1. Optimierung der Tankkartenprogramme: Breakthrough nutzte seine firmeneigene Analyseplattform, um Daten der bestehenden Tankkartenanbieter und mobilen Betankungsanbieter des Unternehmens zu analysieren. Dieser datengestützte Ansatz identifizierte die kostengünstigsten Tankstellen entlang der Fahrstrecken der Fahrer und ermöglichte es Breakthrough, ein verbessertes Tankkartenprogramm mit wesentlichen Vorteilen auszuhandeln, darunter:

• Höhere Rabatte und monatliche Rückvergütungen an Tankstellen.

• Ein breites Netzwerk kleinerer Rabatte bei verschiedenen Tankstellen.

• Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen wie PIN-Anforderungen und Kilometerstandserfassung zur Diebstahlprävention.

• Kontrollen zur Begrenzung der täglichen Tankstopps, der Kraftstoffmengen und der Nutzungszeiten.

2. Konsolidierung der Abrechnungsprozesse: Breakthrough optimierte zudem den Abrechnungsprozess für die mobile Betankung des Unternehmens, indem fast 500 monatliche Rechnungen auf nur wenige zusammengefasst wurden. Jede Transaktion wurde zentral nach Standort kodiert, und die Lieferanten wurden gemäß den ausgehandelten Bedingungen direkt über das System bezahlt. Dadurch reduzierte sich der Zeitaufwand für die Rechnungsfreigabe von mehreren Stunden pro Woche auf nur wenige Minuten pro Monat.

Durch die Kombination von Datenanalysen mit optimierten Prozessen stellte Breakthrough dem Unternehmen die erforderlichen Tools und die nötige Transparenz zur Verfügung, um effizient zu skalieren und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle zu halten.

Jährliche Einsparungen in Höhe von 300.000 US-Dollar

Die Ergebnisse des Flottenkraftstoffmanagement-Programms von Breakthrough waren unmittelbar und beeindruckend und führten zu jährlichen Einsparungen von über 300.000 US-Dollar. Zu den wichtigsten Ergebnissen gehörten:

• Einsparungen bei Tankkarten: Über 5.000 US-Dollar pro Monat durch verbesserte Rabatte und Rückvergütungen im Einzelhandel.

• Einsparungen beim mobilen Tanken: Mehr als 12.000 US-Dollar pro Monat durch optimierte Beschaffung.

• Senkung der Personalkosten: Weitere 8.000 US-Dollar pro Monat wurden durch den Wegfall der manuellen Rechnungsbearbeitung eingespart.

Über die finanziellen Vorteile hinaus wurden durch die optimierten Prozesse interne Ressourcen freigesetzt, sodass sich das Unternehmen auf seine ehrgeizige Wachstumsstrategie konzentrieren konnte. Dank verbesserter Kontrolle, Transparenz und Effizienz ist der Anbieter nun gut aufgestellt, um seine Geschäftstätigkeit auszuweiten und gleichzeitig die Rentabilität aufrechtzuerhalten sowie seinen Kunden einen außergewöhnlichen Service zu bieten.

Ein klügerer Weg zum Wachstum

Diese Partnerschaft verdeutlicht die Stärke eines strategischen Ansatzes beim Kraftstoffmanagement für Fuhrparks. Indem Breakthrough einen komplexen und kostspieligen Betriebsablauf in eine Quelle der Effizienz verwandelte, half das Unternehmen dabei, eine widerstandsfähigere und profitablere Grundlage für die Zukunft zu schaffen.