Comment un fournisseur leader du secteur de la restauration a économisé 300 000 dollars grâce à l'optimisation de la gestion du carburant de sa flotte

Un distributeur en gros en pleine expansion, spécialisé dans les produits d’entretien des installations et les emballages pour la restauration, peinait à gérer une stratégie complexe d’approvisionnement en carburant impliquant plusieurs fournisseurs et sites, ce qui entraînait des inefficacités, des coûts élevés et une charge administrative importante. En s’associant à Breakthrough, l’entreprise a mis en place un programme de gestion du carburant de sa flotte basé sur les données, qui a permis de regrouper la facturation et d’optimiser les achats de carburant. Cette approche stratégique a non seulement permis de réaliser plus de 300 000 dollars d’économies annuelles, mais a également apporté le contrôle et la visibilité nécessaires pour soutenir les ambitieux projets de croissance de l’entreprise.

Élaborer une stratégie évolutive de gestion du carburant pour la flotte

Comptant parmi les principaux distributeurs en gros du pays dans le domaine des fournitures d’entretien des installations et des emballages pour la restauration, l’entreprise s’était fixé l’objectif ambitieux de tripler sa taille en cinq ans. Avec une flotte de 2 300 véhicules en service répartis dans plus de 120 entrepôts, l’entreprise avait besoin d’une approche évolutive et fondée sur les données pour la gestion du carburant de sa flotte afin de soutenir sa stratégie de croissance ambitieuse.

Cependant, son système de ravitaillement existant reposait sur un réseau fragmenté de cartes carburant et de prestataires de ravitaillement mobiles, ce qui entraînait des inefficacités et une escalade des coûts. L’entreprise était confrontée à deux défis majeurs :

1. Des programmes de cartes carburant inefficaces : la gestion de deux programmes distincts offrait des remises minimes et ne disposait pas des contrôles nécessaires pour éviter les pertes ou les vols.

2. Une charge administrative écrasante : le traitement de près de 500 factures par mois provenant de multiples prestataires de ravitaillement mobiles créait d’importants goulots d’étranglement pour le service des achats.

Ces défis ont non seulement fait grimper les coûts, mais ont également entravé la capacité de l’entreprise à se développer efficacement.

Rationalisation des opérations de ravitaillement grâce à des solutions basées sur les données

Pour relever ces défis, l’entreprise s’est associée à Breakthrough afin de mettre en œuvre une solution de gestion du carburant sur mesure, en deux volets, pour sa flotte.

1. Optimisation des programmes de cartes carburant : Breakthrough a exploité sa plateforme d’analyse propriétaire pour analyser les données provenant des fournisseurs de cartes carburant existants de l’entreprise et des prestataires de ravitaillement mobile. Cette approche basée sur les données a permis d’identifier les points de ravitaillement les plus rentables le long des itinéraires des conducteurs et a permis à Breakthrough de négocier un programme de cartes carburant amélioré offrant des avantages clés, notamment :

• Des remises plus importantes et des rabais mensuels dans les stations-service.

• Un vaste réseau de remises plus modestes dans divers points de vente.

• Des mesures de sécurité renforcées, telles que l’obligation de saisir un code PIN et de renseigner le kilométrage, afin de prévenir le vol.

• Des contrôles visant à limiter le nombre quotidien d’arrêts pour faire le plein, les quantités de carburant et les durées d’utilisation.

2. Regroupement des processus de facturation : Breakthrough a également rationalisé le processus de facturation du ravitaillement mobile de l’entreprise en regroupant près de 500 factures mensuelles en seulement quelques-unes. Chaque transaction a été codée de manière centralisée par site, et les fournisseurs ont été payés directement via le système selon les conditions négociées. Cela a permis de réduire le temps consacré à la validation des factures, passant de plusieurs heures par semaine à quelques minutes par mois.

En combinant l’analyse des données et la rationalisation des processus, Breakthrough a fourni à l’entreprise les outils et la visibilité nécessaires pour se développer efficacement tout en gardant le contrôle des coûts.

300 000 dollars d’économies annuelles

Les résultats du programme de gestion du carburant de la flotte mis en place par Breakthrough ont été immédiats et significatifs, permettant de réaliser plus de 300 000 dollars d’économies annuelles. Parmi les principaux résultats, on peut citer :

• Économies sur les cartes carburant : plus de 5 000 dollars par mois grâce à des remises et des rabais améliorés chez les détaillants.

• Économies sur le ravitaillement mobile : plus de 12 000 dollars par mois grâce à l’optimisation des achats.

• Réduction des coûts de main-d’œuvre : 8 000 dollars supplémentaires par mois économisés grâce à la suppression du traitement manuel des factures.

Au-delà des avantages financiers, la rationalisation des processus a libéré des ressources internes, permettant à l’entreprise de se concentrer sur sa stratégie de croissance ambitieuse. Grâce à un contrôle, une visibilité et une efficacité accrus, le fournisseur est désormais bien placé pour développer ses activités tout en maintenant sa rentabilité et en offrant un service exceptionnel à ses clients.

Une voie plus intelligente vers la croissance

Ce partenariat démontre la puissance d’une approche stratégique de la gestion du carburant de la flotte. En transformant une opération complexe et coûteuse en source d’efficacité, Breakthrough a aidé l’entreprise à bâtir des fondations plus résilientes et plus rentables pour l’avenir.