Come un distributore di materiali edili ha risparmiato 1,2 milioni di dollari grazie alle soluzioni per la gestione del propano

Un importante distributore statunitense di materiali edili, con oltre 800 sedi operative e una flotta di 5.000 camion e carrelli elevatori, si trovava ad affrontare sfide sempre più impegnative nel proprio programma di approvvigionamento di propano. Man mano che l’azienda si espandeva attraverso acquisizioni, il suo approccio decentralizzato alla gestione dell’approvvigionamento di propano diventava sempre più frammentato, causando inefficienze, costi più elevati e oneri amministrativi.

Riconoscendo la necessità di una soluzione scalabile e basata sui dati, il cliente ha collaborato con Breakthrough per ottimizzare la propria strategia di gestione del carburante della flotta, ottenendo un risparmio annuo di 1,2 milioni di dollari sul propano e l’eliminazione di oltre 1.000 fatture mensili.

Le sfide della gestione decentralizzata dell’approvvigionamento di propano

Prima della collaborazione con Breakthrough, l’approvvigionamento di propano del distributore era interamente decentralizzato, creando notevoli difficoltà nella gestione operativa della flotta. Ciascuna delle sue 800 filiali si riforniva di propano in modo indipendente da fornitori locali, con il risultato di un sistema frammentato e inefficiente. Questo approccio ha portato a diverse criticità:

Numero eccessivo di fatture: l’elaborazione di migliaia di fatture ogni mese provenienti da centinaia di fornitori creava un carico amministrativo insostenibile, causando ritardi, penali per ritardi di pagamento e frequenti errori di fatturazione.

Mancanza di supervisione: in assenza di un monitoraggio centralizzato della flotta, l’azienda faticava a tenere traccia degli acquisti, dei consumi e dei prezzi del propano nelle sue filiali, rendendo quasi impossibile individuare opportunità di risparmio sui costi o elaborare bilanci accurati.

Spesa inefficiente: il processo frammentato di acquisto del propano impediva all’azienda di sfruttare la propria dimensione per negoziare prezzi vantaggiosi, con conseguenti costi più elevati e numerose spese accessorie.

Riconoscendo la necessità di un sistema centralizzato di gestione dell’approvvigionamento di propano, l’azienda ha cercato un partner in grado di garantire chiarezza, controllo ed efficienza al proprio programma di gestione del propano.

Ottimizzazione della gestione dell’approvvigionamento di propano con soluzioni centralizzate

Per affrontare le sfide legate alla gestione decentralizzata del rifornimento della flotta, Breakthrough ha implementato un programma completo di gestione del propano progettato per consolidare i fornitori, semplificare i pagamenti e fornire dati utilizzabili.

Il programma è iniziato con la centralizzazione dell’approvvigionamento di propano del distributore, riducendo centinaia di fornitori locali a soli due fornitori nazionali in grado di servire il 90% delle sedi del cliente. Questa mossa ha immediatamente snellito le operazioni di rifornimento della flotta, riducendo le fatture mensili e semplificando i pagamenti.

Breakthrough ha sfruttato la propria competenza di mercato per negoziare contratti più vantaggiosi ed eliminare costi accessori non necessari. Questi sforzi hanno garantito significative riduzioni dei costi, assicurando al contempo una transizione senza intoppi. Breakthrough ha gestito il processo di implementazione per ciascuna filiale, confermando i programmi di consegna e i requisiti relativi ai serbatoi per mantenere la continuità operativa senza interruzioni.

Per fornire i dati e il controllo necessari, Breakthrough ha implementato il proprio software proprietario di gestione del carburante della flotta per verificare ogni fattura. Questo sistema ha organizzato i documenti elettronici, ha verificato i prezzi rispetto ai termini contrattuali e ha generato report dettagliati sul carburante. Questi report hanno fornito dati precisi sul consumo di propano per filiale, consentendo al cliente di elaborare bilanci accurati, individuare irregolarità e richiedere i relativi crediti d’imposta.

Risparmio sui costi ed efficienza della flotta

La partnership strategica con Breakthrough ha trasformato il programma di gestione del propano del distributore, apportando notevoli benefici finanziari e operativi:

• Risparmio di 1,2 milioni di dollari all’anno sui costi del propano grazie al consolidamento dei fornitori e all’ottimizzazione dei prezzi.

• Eliminazione di oltre 1.000 fatture al mese, con conseguente riduzione del carico di lavoro amministrativo e delle spese associate.

• Ottenuti 25.000 dollari in crediti grazie alla correzione di errori di fatturazione individuati tramite verifiche delle fatture.

• Richiesta di migliaia di dollari in crediti d'imposta ai sensi dell'Inflation Reduction Act utilizzando dati precisi sui consumi.

• Ottenuto l’accesso a dati di acquisto su base mobile di 13 mesi, consentendo una pianificazione accurata del budget, l’analisi delle tendenze e una maggiore efficienza operativa.

Il nuovo programma semplificato fornisce la supervisione basata sui dati di cui il cliente aveva bisogno per controllare i costi e migliorare l’efficienza. La capacità di monitorare i consumi non solo ha portato a risparmi diretti, ma ha anche fornito i dati storici necessari per individuare anomalie e creare previsioni più accurate.

Gestione sostenibile della flotta per una crescita a lungo termine

Passando da un sistema frammentato e non gestito a un programma centralizzato e basato sui dati per il propano, il distributore di materiali edili ha ottenuto risparmi significativi e sostenibili. La partnership con Breakthrough non solo ha ridotto i costi, ma ha anche liberato risorse interne, consentendo all’azienda di concentrarsi sul proprio core business e sulla continua espansione.

Breakthrough continua a verificare le fatture e a fornire report dettagliati, garantendo che il distributore riceva costantemente prezzi equi e sfrutti ogni opportunità di efficienza disponibile. Grazie all’adozione di un programma di gestione del propano semplificato e trasparente, il cliente è in una posizione ottimale per migliorare la sostenibilità della flotta, aumentare l’efficienza operativa e sostenere la crescita futura.