Wie ein Baustoffhändler mit Lösungen für das Propangasmanagement 1,2 Millionen Dollar einsparte

Ein führender US-amerikanischer Baustoffhändler mit über 800 Standorten und einer Flotte von 5.000 Lkw und Gabelstaplern sah sich bei seinem Propangas-Beschaffungsprogramm mit wachsenden Herausforderungen konfrontiert. Im Zuge der Expansion des Unternehmens durch Übernahmen wurde sein dezentraler Ansatz beim Propangas-Beschaffungsmanagement zunehmend fragmentiert, was zu Ineffizienzen, höheren Kosten und einem erhöhten Verwaltungsaufwand führte.

Der Kunde erkannte den Bedarf an einer skalierbaren und datengestützten Lösung und ging eine Partnerschaft mit Breakthrough ein, um seine Strategie für das Kraftstoffmanagement der Flotte zu optimieren. Dies führte zu jährlichen Einsparungen von 1,2 Millionen US-Dollar bei den Propankosten und zur Eliminierung von über 1.000 monatlichen Rechnungen.

Die Herausforderungen eines dezentralisierten Propangas-Versorgungsmanagements

Vor der Zusammenarbeit mit Breakthrough war die Propangasbeschaffung des Distributors vollständig dezentralisiert, was erhebliche Herausforderungen für das Flottenmanagement mit sich brachte. Jede der 800 Niederlassungen bezog Propangas eigenständig von lokalen Anbietern, was zu einem fragmentierten und ineffizienten System führte. Dieser Ansatz hatte mehrere kritische Probleme zur Folge:

Übermäßige Rechnungsflut: Die Bearbeitung von Tausenden von Rechnungen pro Monat von Hunderten von Lieferanten verursachte einen erdrückenden Verwaltungsaufwand, was zu Verzögerungen, Verzugsgebühren und häufigen Abrechnungsfehlern führte.

Mangelnde Übersicht: Ohne eine zentralisierte Flottenüberwachung hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, Propankäufe, -verbrauch und -preise über alle Niederlassungen hinweg nachzuverfolgen, was es nahezu unmöglich machte, Einsparpotenziale zu identifizieren oder genaue Budgets zu erstellen.

Ineffiziente Ausgaben: Der fragmentierte Propangas-Einkaufsprozess hinderte das Unternehmen daran, seine Größe zu nutzen, um günstige Preise auszuhandeln, was zu höheren Kosten und zahlreichen Nebenkosten führte.

Das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit eines zentralisierten Managementsystems für die Propangasversorgung und suchte nach einem Partner, um Klarheit, Kontrolle und Effizienz in sein Propangasprogramm zu bringen.

Optimierung des Propangas-Versorgungsmanagements durch zentralisierte Lösungen

Um die Herausforderungen des dezentralisierten Kraftstoffmanagements für die Flotte zu bewältigen, führte Breakthrough ein umfassendes Propangas-Managementprogramm ein, das darauf ausgelegt war, Lieferanten zu konsolidieren, Zahlungen zu vereinfachen und verwertbare Daten bereitzustellen.

Der erste Schritt des Programms bestand darin, die Propangasbeschaffung des Distributors zu zentralisieren und die Zahl der lokalen Lieferanten von Hunderten auf nur zwei nationale Anbieter zu reduzieren, die 90 % der Standorte des Kunden versorgen konnten. Dieser Schritt rationalisierte sofort den Kraftstoffbetrieb der Flotte, reduzierte die Anzahl der monatlichen Rechnungen und vereinfachte die Zahlungen.

Breakthrough nutzte seine Marktexpertise, um günstigere Verträge auszuhandeln und unnötige Nebenkosten zu eliminieren. Diese Maßnahmen sicherten erhebliche Kosteneinsparungen und gewährleisteten gleichzeitig einen reibungslosen Übergang. Breakthrough steuerte den Einbindungsprozess für jede Niederlassung und klärte Liefertermine sowie Tankanforderungen ab, um die Betriebskontinuität ohne Unterbrechungen aufrechtzuerhalten.

Um die erforderlichen Daten und die nötige Kontrolle zu gewährleisten, setzte Breakthrough seine firmeneigene Software für das Kraftstoffmanagement von Fuhrparks ein, um jede Rechnung zu prüfen. Dieses System ordnete elektronische Dokumente, glich die Preise mit den Vertragsbedingungen ab und erstellte detaillierte Kraftstoffberichte. Diese Berichte lieferten präzise Daten zum Propangasverbrauch pro Niederlassung und ermöglichten es dem Kunden, genaue Budgets zu erstellen, Unregelmäßigkeiten zu erkennen und entsprechende Steuergutschriften zu beantragen.

Kosteneinsparungen und Flotteneffizienz erzielen

Die strategische Partnerschaft mit Breakthrough hat das Propangas-Managementprogramm des Vertriebshändlers grundlegend verändert und erhebliche finanzielle sowie betriebliche Vorteile gebracht:

• Jährliche Einsparungen von 1,2 Millionen US-Dollar bei den Propankosten durch Lieferantenkonsolidierung und optimierte Preisgestaltung.

• Über 1.000 Rechnungen pro Monat entfallen, wodurch der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Gebühren reduziert wurden.

• Es wurden Gutschriften in Höhe von 25.000 US-Dollar aus korrigierten Abrechnungsfehlern erzielt, die durch Rechnungsprüfungen identifiziert wurden.

• Inanspruchnahme von Steuergutschriften in Höhe von mehreren Tausend Dollar im Rahmen des „Inflation Reduction Act“ unter Verwendung präziser Verbrauchsdaten.

• Zugang zu rollierenden Einkaufsdaten der letzten 13 Monate, was eine genaue Budgetierung, Trendanalysen und eine verbesserte betriebliche Effizienz ermöglichte.

Das neue, optimierte Programm bietet die datengestützte Kontrolle, die der Kunde benötigte, um Kosten zu kontrollieren und die Effizienz zu steigern. Die Möglichkeit, den Verbrauch nachzuverfolgen, führte nicht nur zu direkten Einsparungen, sondern lieferte auch die historischen Daten, die erforderlich waren, um Anomalien zu erkennen und genauere Prognosen zu erstellen.

Nachhaltiges Flottenmanagement für langfristiges Wachstum

Durch den Wechsel von einem fragmentierten, unkontrollierten System zu einem zentralisierten, datengestützten Propangasprogramm erzielte der Baustoffhändler erhebliche und nachhaltige Einsparungen. Die Partnerschaft mit Breakthrough senkte nicht nur die Kosten, sondern setzte auch interne Ressourcen frei, sodass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft und die weitere Expansion konzentrieren konnte.

Breakthrough prüft weiterhin Rechnungen und erstellt detaillierte Berichte, um sicherzustellen, dass der Großhändler stets faire Preise erhält und jedes verfügbare Effizienzpotenzial ausschöpft. Mit einem vereinfachten und transparenten Propangasprogramm ist der Kunde gut aufgestellt, um die Nachhaltigkeit seiner Flotte zu verbessern, die betriebliche Effizienz zu steigern und zukünftiges Wachstum zu fördern.