Comment un distributeur de matériaux de construction a économisé 1,2 million de dollars grâce à des solutions de gestion du propane

Un distributeur américain de premier plan dans le secteur des matériaux de construction, exploitant plus de 800 sites et s'appuyant sur une flotte de 5 000 camions et chariots élévateurs, était confronté à des difficultés croissantes dans le cadre de son programme d'approvisionnement en propane. À mesure que l’entreprise se développait par le biais d’acquisitions, son approche décentralisée de la gestion de l’approvisionnement en propane est devenue de plus en plus fragmentée, entraînant des inefficacités, une hausse des coûts et une charge administrative.

Conscient de la nécessité d’une solution évolutive et axée sur les données, le client s’est associé à Breakthrough pour optimiser sa stratégie de gestion du carburant de sa flotte, ce qui lui a permis de réaliser 1,2 million de dollars d’économies annuelles sur le propane et de supprimer plus de 1 000 factures mensuelles.

Les défis liés à la gestion décentralisée de l’approvisionnement en propane

Avant de s’associer à Breakthrough, l’approvisionnement en propane du distributeur était entièrement décentralisé, ce qui posait des défis importants pour la gestion opérationnelle de la flotte. Chacune de ses 800 succursales s’approvisionnait en propane de manière indépendante auprès de fournisseurs locaux, ce qui donnait lieu à un système fragmenté et inefficace. Cette approche a entraîné plusieurs problèmes majeurs :

Un nombre excessif de factures : le traitement de milliers de factures chaque mois provenant de centaines de fournisseurs générait une charge administrative écrasante, entraînant des retards, des pénalités de retard et de fréquentes erreurs de facturation.

Manque de supervision : en l’absence de suivi centralisé de la flotte, l’entreprise peinait à suivre les achats, la consommation et les tarifs du propane dans l’ensemble de ses agences, ce qui rendait pratiquement impossible l’identification d’opportunités de réduction des coûts ou l’établissement de budgets précis.

Dépenses inefficaces : le processus d’achat de propane fragmenté empêchait l’entreprise de tirer parti de sa taille pour négocier des tarifs avantageux, ce qui se traduisait par des coûts plus élevés et de nombreux frais accessoires.

Consciente de la nécessité d’un système centralisé de gestion de l’approvisionnement en propane, l’entreprise a recherché un partenaire capable d’apporter clarté, contrôle et efficacité à son programme de gestion du propane.

Rationalisation de la gestion de l’approvisionnement en propane grâce à des solutions centralisées

Pour relever les défis liés à la décentralisation des opérations de ravitaillement de la flotte, Breakthrough a mis en œuvre un programme complet de gestion du propane conçu pour regrouper les fournisseurs, simplifier les paiements et fournir des données exploitables.

Le programme a débuté par la centralisation de l’approvisionnement en propane du distributeur, réduisant ainsi le nombre de fournisseurs locaux de plusieurs centaines à seulement deux fournisseurs nationaux capables de desservir 90 % des sites du client. Cette mesure a immédiatement rationalisé les opérations de ravitaillement de la flotte, en réduisant le nombre de factures mensuelles et en simplifiant les paiements.

Breakthrough a mis à profit son expertise du marché pour négocier des contrats plus avantageux et éliminer les frais accessoires inutiles. Ces efforts ont permis de réaliser d’importantes réductions de coûts, tout en assurant une transition en douceur. Breakthrough a géré le processus de mise en place pour chaque succursale, en confirmant les calendriers de livraison et les besoins en citernes afin de maintenir la continuité opérationnelle sans interruption.

Afin de fournir les données et le suivi nécessaires, Breakthrough a déployé son logiciel propriétaire de gestion du carburant de flotte pour vérifier chaque facture. Ce système a permis d’organiser les documents électroniques, de valider les tarifs par rapport aux clauses contractuelles et de générer des rapports détaillés sur le carburant. Ces rapports ont fourni des données précises sur la consommation de propane par succursale, permettant ainsi au client d’établir des budgets précis, d’identifier les irrégularités et de demander les crédits d’impôt applicables.

Réalisation d’économies et amélioration de l’efficacité de la flotte

Le partenariat stratégique avec Breakthrough a transformé le programme de gestion du propane du distributeur, générant des avantages financiers et opérationnels substantiels :

• Une économie annuelle de 1,2 million de dollars sur les coûts de propane grâce à la consolidation des fournisseurs et à l’optimisation des tarifs.

• Suppression de plus de 1 000 factures par mois, réduisant ainsi la charge administrative et les frais associés.

• Obtention de 25 000 dollars de crédits grâce à la correction d’erreurs de facturation identifiées lors d’audits de factures.

• Des milliers de dollars de crédits d’impôt ont été réclamés au titre de la loi sur la réduction de l’inflation (Inflation Reduction Act) grâce à des données de consommation précises.

• Accès à des données d’achat sur une période glissante de 13 mois, permettant une budgétisation précise, une analyse des tendances et une efficacité opérationnelle améliorée.

Ce nouveau programme rationalisé offre la supervision fondée sur les données dont le client avait besoin pour maîtriser ses coûts et améliorer son efficacité. La capacité à suivre la consommation a non seulement permis de réaliser des économies directes, mais a également fourni les données historiques nécessaires pour détecter les anomalies et établir des prévisions plus précises.

Une gestion durable de la flotte pour une croissance à long terme

En passant d’un système fragmenté et non géré à un programme de propane centralisé et fondé sur les données, le distributeur de matériaux de construction a réalisé des économies significatives et durables. Le partenariat avec Breakthrough a non seulement permis de réduire les coûts, mais aussi de libérer des ressources internes, permettant ainsi à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et de poursuivre son expansion.

Breakthrough continue de vérifier les factures et de fournir des rapports détaillés, garantissant ainsi que le distributeur bénéficie systématiquement de tarifs équitables et tire parti de toutes les possibilités d’optimisation. Grâce à la mise en place d’un programme de propane simplifié et transparent, le client est bien placé pour améliorer la durabilité de sa flotte, renforcer son efficacité opérationnelle et soutenir sa croissance future.