Como um distribuidor de materiais de construção poupou 1,2 milhões de dólares com soluções de gestão de propano

Um distribuidor líder de materiais de construção nos EUA, com mais de 800 pontos de venda e apoiado por uma frota de 5 000 camiões e empilhadores, enfrentava desafios crescentes no seu programa de aquisição de propano. À medida que a empresa se expandia através de aquisições, a sua abordagem descentralizada à gestão do abastecimento de propano tornou-se cada vez mais fragmentada, levando a ineficiências, custos mais elevados e encargos administrativos.

Reconhecendo a necessidade de uma solução escalável e baseada em dados, o cliente estabeleceu uma parceria com a Breakthrough para otimizar a sua estratégia de gestão de combustível da frota, o que resultou numa poupança anual de 1,2 milhões de dólares em propano e na eliminação de mais de 1 000 faturas mensais.

Os desafios da gestão descentralizada do abastecimento de propano

Antes da parceria com a Breakthrough, a aquisição de propano da distribuidora era totalmente descentralizada, criando desafios significativos para a gestão da operação da frota. Cada uma das suas 800 filiais adquiria propano de forma independente junto de fornecedores locais, resultando num sistema fragmentado e ineficiente. Esta abordagem conduziu a várias questões críticas:

Excesso de faturas: O processamento de milhares de faturas todos os meses, provenientes de centenas de fornecedores, criava uma carga administrativa esmagadora, levando a atrasos, juros de mora e erros frequentes de faturação.

Falta de supervisão: sem uma monitorização centralizada da frota, a empresa tinha dificuldade em acompanhar as compras, o consumo e os preços do propano nas suas filiais, tornando quase impossível identificar oportunidades de redução de custos ou elaborar orçamentos precisos.

Despesas ineficientes: O processo fragmentado de aquisição de propano impedia a empresa de tirar partido da sua escala para negociar preços favoráveis, resultando em custos mais elevados e inúmeras taxas acessórias.

Reconhecendo a necessidade de um sistema centralizado de gestão do abastecimento de propano, a empresa procurou um parceiro para trazer clareza, controlo e eficiência ao seu programa de propano.

Racionalização da gestão do abastecimento de propano com soluções centralizadas

Para dar resposta aos desafios das operações descentralizadas de abastecimento de combustível da frota, a Breakthrough implementou um programa abrangente de gestão do propano, concebido para consolidar fornecedores, simplificar pagamentos e fornecer dados úteis.

O programa começou por centralizar o abastecimento de propano do distribuidor, reduzindo centenas de fornecedores locais a apenas dois fornecedores nacionais capazes de servir 90% das localizações do cliente. Esta medida simplificou imediatamente as operações de abastecimento da frota, reduzindo as faturas mensais e simplificando os pagamentos.

Breakthrough aproveitou a sua experiência de mercado para negociar contratos mais favoráveis e eliminar taxas acessórias desnecessárias. Estes esforços garantiram reduções significativas de custos, assegurando simultaneamente uma transição suave. A Breakthrough geriu o processo de integração de cada filial, confirmando os horários de entrega e os requisitos dos tanques para manter a continuidade operacional sem interrupções.

Para fornecer os dados e a supervisão necessários, a Breakthrough implementou o seu software proprietário de gestão de combustível de frotas para auditar todas as faturas. Este sistema organizou documentos eletrónicos, validou os preços em relação aos termos do contrato e gerou relatórios detalhados sobre o combustível. Estes relatórios forneceram dados precisos sobre o consumo de propano por filial, permitindo ao cliente elaborar orçamentos precisos, identificar irregularidades e solicitar créditos fiscais relevantes.

Alcançar poupanças de custos e eficiência da frota

A parceria estratégica com a Breakthrough transformou o programa de gestão de propano do distribuidor, proporcionando benefícios financeiros e operacionais substanciais:

• Poupança de 1,2 milhões de dólares por ano em custos de propano através da consolidação de fornecedores e da otimização dos preços.

• Eliminaram-se mais de 1 000 faturas por mês, reduzindo a carga de trabalho administrativo e as taxas associadas.

• Obteve 25 000 dólares em créditos decorrentes da correção de erros de faturação identificados através de auditorias às faturas.

• Reclamou milhares de dólares em créditos fiscais ao abrigo da Lei de Redução da Inflação, utilizando dados precisos de consumo.

• Obteve acesso a dados de compras acumulados ao longo de 13 meses, permitindo um orçamentação preciso, análises de tendências e uma maior eficiência operacional.

O novo programa simplificado proporciona a supervisão baseada em dados de que o cliente necessitava para controlar os custos e melhorar a eficiência. A capacidade de acompanhar o consumo não só conduziu a poupanças diretas, como também forneceu os dados históricos necessários para detetar anomalias e criar previsões mais precisas.

Gestão sustentável da frota para um crescimento a longo prazo

Ao passar de um sistema fragmentado e não gerido para um programa de propano centralizado e baseado em dados, o distribuidor de materiais de construção alcançou poupanças significativas e sustentáveis. A parceria com a Breakthrough não só reduziu os custos como também libertou recursos internos, permitindo que a empresa se concentrasse no seu negócio principal e na sua expansão contínua.

Breakthrough continua a auditar faturas e a fornecer relatórios detalhados, garantindo que o distribuidor receba consistentemente preços justos e tire partido de todas as oportunidades de eficiência disponíveis. Com um programa de propano simplificado e transparente em vigor, o cliente está bem posicionado para melhorar a sustentabilidade da frota, aumentar a eficiência operacional e apoiar o crescimento futuro.