Как дистрибьютор строительных материалов сэкономил 1,2 миллиона долларов благодаря решениям по управлению запасами пропана

Ведущий американский дистрибьютор строительных материалов, управляющий более чем 800 филиалами и располагающий парком из 5 000 грузовиков и вилочных погрузчиков, столкнулся с растущими проблемами в рамках своей программы закупок пропана. По мере расширения компании за счет поглощений ее децентрализованный подход к управлению поставками пропана становился все более разрозненным, что приводило к неэффективности, росту затрат и административной нагрузке.

Осознав необходимость масштабируемого и основанного на данных решения, клиент начал сотрудничество с компанией Breakthrough с целью оптимизации стратегии управления топливом для автопарка, что привело к ежегодной экономии на пропан-газе в размере 1,2 млн долларов и сокращению количества счетов до более чем 1 000 в месяц.

Проблемы децентрализованного управления поставками пропана

До начала сотрудничества с Breakthrough закупки пропана у дистрибьютора были полностью децентрализованы, что создавало серьезные проблемы для управления эксплуатацией автопарка. Каждый из 800 филиалов компании закупал пропан самостоятельно у местных поставщиков, что приводило к фрагментированности и неэффективности системы. Такой подход привел к нескольким критическим проблемам:

Чрезмерное количество счетов-фактур: обработка тысяч счетов-фактур каждый месяц от сотен поставщиков создавала непосильную административную нагрузку, что приводило к задержкам, штрафам за просрочку и частым ошибкам в выставлении счетов.

Отсутствие контроля: из-за отсутствия централизованного мониторинга автопарка компании было сложно отслеживать закупки, потребление и цены на пропан по всем филиалам, что делало практически невозможным выявление возможностей для экономии или составление точных бюджетов.

Неэффективное расходование средств: фрагментированный процесс закупок пропана не позволял компании использовать свой масштаб для выработки выгодных цен, что приводило к более высоким затратам и многочисленным дополнительным сборам.

Осознав необходимость внедрения централизованной системы управления поставками пропана, компания начала поиск партнера, который мог бы обеспечить прозрачность, контроль и эффективность её программы по работе с пропаном.

Оптимизация управления поставками пропана с помощью централизованных решений

Чтобы решить проблемы, связанные с децентрализованной организацией заправки автопарка, компания Breakthrough внедрила комплексную программу управления поставками пропана, призванную объединить поставщиков, упростить платежи и обеспечить получение данных, на основе которых можно принимать обоснованные решения.

Реализация программы началась с централизации закупок пропана, в результате чего количество местных поставщиков сократилось с сотен до всего двух национальных поставщиков, способных обслуживать 90 % филиалов клиента. Этот шаг сразу же оптимизировал операционную деятельность по заправке автопарка, сократив количество ежемесячных счетов и упростив процесс оплаты.

Компания Breakthrough использовала свой опыт работы на рынке, чтобы заключить более выгодные контракты и исключить ненужные дополнительные сборы. Эти меры обеспечили значительное сокращение затрат, гарантировав при этом плавный переход. Breakthrough управляла процессом внедрения в каждом филиале, согласовывая графики поставок и требования к резервуарам для поддержания непрерывности работы без сбоев.

Для обеспечения необходимых данных и контроля компания Breakthrough внедрила собственное программное обеспечение по управлению топливом автопарка для проверки каждого счета. Эта система систематизировала электронные документы, проверяла соответствие цен условиям контракта и формировала подробные отчеты по топливу. Эти отчеты содержали точные данные о потреблении пропана по каждому филиалу, что позволило клиенту составлять точные бюджеты, выявлять нарушения и подавать заявки на соответствующие налоговые льготы.

Достижение экономии затрат и повышение эффективности автопарка

Стратегическое партнерство с компанией Breakthrough преобразовало программу управления запасами пропана у дистрибьютора, обеспечив существенные финансовые и операционные преимущества:

• Ежегодная экономия 1,2 млн долларов на расходах на пропан за счет консолидации поставщиков и оптимизации ценообразования.

• Сокращение количества счетов-фактур более чем на 1 000 в месяц, что привело к снижению административной нагрузки и связанных с этим расходов.

• Получено 25 000 долларов в виде кредитов за исправленные ошибки в выставлении счетов, выявленные в ходе аудита счетов-фактур.

• Получение налоговых льгот на сумму в тысячи долларов в рамках Закона о снижении инфляции благодаря использованию точных данных о потреблении.

• Получен доступ к скользящим данным о закупках за 13 месяцев, что позволило обеспечить точное составление бюджета, анализ тенденций и повышение операционной эффективности.

Новая, оптимизированная программа обеспечивает основанный на данных контроль, необходимый клиенту для управления затратами и повышения эффективности. Возможность отслеживать потребление не только привела к прямой экономии, но и обеспечила исторические данные, необходимые для выявления отклонений и составления более точных прогнозов.

Устойчивое управление автопарком для долгосрочного роста

Перейдя от фрагментированной и неуправляемой системы к централизованной программе по работе с пропаном, основанной на данных, дистрибьютор строительных материалов добился значительной и устойчивой экономии. Партнерство с Breakthrough не только сократило затраты, но и высвободило внутренние ресурсы, что позволило компании сосредоточиться на своей основной деятельности и продолжить расширение.

Компания Breakthrough продолжает проводить аудит счетов и предоставлять подробную отчетность, гарантируя, что дистрибьютор постоянно получает справедливые цены и использует все доступные возможности для повышения эффективности. Благодаря внедрению упрощенной и прозрачной программы по поставкам пропана клиент имеет все возможности для повышения экологичности автопарка, повышения операционной эффективности и поддержки будущего роста.