Cómo un distribuidor de suministros para la construcción ahorró 1,2 millones de dólares con soluciones de gestión de propano

Una empresa líder en la distribución de materiales de construcción en EE. UU., con más de 800 establecimientos y una flota de 5.000 camiones y carretillas elevadoras, se enfrentaba a retos cada vez mayores en su programa de aprovisionamiento de propano. A medida que la empresa se expandía mediante adquisiciones, su enfoque descentralizado de la gestión del suministro de propano se fragmentaba cada vez más, lo que provocaba ineficiencias, mayores costes y una carga administrativa.

Consciente de la necesidad de una solución escalable y basada en datos, el cliente se asoció con Breakthrough: Fleet Solutions para optimizar su estrategia de gestión de combustible de la flota, lo que se tradujo en un ahorro anual de 1,2 millones de dólares en propano y en la eliminación de más de 1.000 facturas mensuales.

Los retos de la gestión descentralizada del suministro de propano

Antes de asociarse con Breakthrough, la adquisición de propano del distribuidor estaba totalmente descentralizada, lo que planteaba importantes retos para la gestión de las operaciones de la flota. Cada una de sus 800 sucursales adquiría propano de forma independiente a proveedores locales, lo que daba lugar a un sistema fragmentado e ineficiente. Este enfoque provocó varios problemas críticos:

Exceso de facturas: procesar miles de facturas cada mes de cientos de proveedores generaba una carga administrativa abrumadora, lo que provocaba retrasos, recargos por demora y frecuentes errores de facturación.

Falta de supervisión: sin una supervisión centralizada de la flota, la empresa tenía dificultades para realizar un seguimiento de las compras, el consumo y los precios del propano en todas sus sucursales, lo que hacía casi imposible identificar oportunidades de ahorro de costes o elaborar presupuestos precisos.

Gasto ineficiente: El proceso fragmentado de compra de propano impedía a la empresa aprovechar su volumen para negociar precios favorables, lo que se traducía en mayores costes y numerosas tasas accesorias.

Consciente de la necesidad de un sistema centralizado de gestión del suministro de propano, la empresa buscó un socio que aportara claridad, control y eficiencia a su programa de propano.

Optimización de la gestión del suministro de propano con soluciones centralizadas

Para abordar los retos de las operaciones descentralizadas de combustible de la flota, Breakthrough implementó un programa integral de gestión del propano diseñado para consolidar proveedores, simplificar los pagos y proporcionar datos procesables.

El programa comenzó centralizando el abastecimiento de propano del distribuidor, reduciendo cientos de proveedores locales a solo dos proveedores nacionales capaces de dar servicio al 90 % de las ubicaciones del cliente. Esta medida racionalizó inmediatamente las operaciones de combustible de la flota, reduciendo las facturas mensuales y simplificando los pagos.

Breakthrough aprovechó su experiencia en el mercado para negociar contratos más favorables y eliminar tasas accesorias innecesarias. Estas medidas garantizaron reducciones significativas de costes, al tiempo que aseguraron una transición fluida. Breakthrough gestionó el proceso de incorporación de cada sucursal, confirmando los calendarios de entrega y los requisitos de los depósitos para mantener la continuidad operativa sin interrupciones.

Para proporcionar los datos y la supervisión necesarios, Breakthrough implementó su software propio de gestión de combustible para flotas con el fin de auditar cada factura. Este sistema organizó los documentos electrónicos, validó los precios según los términos del contrato y generó informes detallados sobre el combustible. Estos informes ofrecieron datos precisos sobre el consumo de propano por sucursal, lo que permitió al cliente elaborar presupuestos precisos, identificar irregularidades y solicitar las deducciones fiscales pertinentes.

Consecución de ahorros de costes y eficiencia de la flota

La asociación estratégica con Breakthrough transformó el programa de gestión del propano del distribuidor, aportando importantes beneficios financieros y operativos:

• Ahorro de 1,2 millones de dólares anuales en costes de propano gracias a la consolidación de proveedores y a la optimización de precios.

• Se eliminaron más de 1000 facturas al mes, lo que redujo la carga de trabajo administrativo y los gastos asociados.

• Se obtuvieron 25 000 dólares en créditos gracias a la corrección de errores de facturación identificados mediante auditorías de facturas.

• Reclamó miles de dólares en créditos fiscales en virtud de la Ley de Reducción de la Inflación utilizando datos precisos de consumo.

• Se obtuvo acceso a datos de compras acumulados de 13 meses, lo que permitió una presupuestación precisa, el análisis de tendencias y una mayor eficiencia operativa.

El nuevo programa, optimizado, proporciona la supervisión basada en datos que el cliente necesitaba para controlar los costes y mejorar la eficiencia. La capacidad de realizar un seguimiento del consumo no solo supuso un ahorro directo, sino que también proporcionó los datos históricos necesarios para detectar anomalías y crear previsiones más precisas.

Gestión sostenible de la flota para un crecimiento a largo plazo

Al pasar de un sistema fragmentado y sin gestionar a un programa de propano centralizado y basado en datos, el distribuidor de materiales de construcción logró un ahorro significativo y sostenible. La colaboración con Breakthrough no solo redujo los costes, sino que también liberó recursos internos, lo que permitió a la empresa centrarse en su actividad principal y en su continua expansión.

Breakthrough sigue auditando las facturas y proporcionando informes detallados, lo que garantiza que el distribuidor reciba siempre precios justos y aproveche todas las oportunidades de eficiencia disponibles. Con un programa de propano simplificado y transparente en marcha, el cliente está bien posicionado para mejorar la sostenibilidad de su flota, aumentar la eficiencia operativa y respaldar el crecimiento futuro.