Ripensare il processo di approvvigionamento del carburante per le flotte moderne

I responsabili delle flotte si trovano sempre più spesso a dover affrontare la sfida del controllo dei costi, con il carburante che rappresenta una delle voci di spesa più difficili da gestire. Molte organizzazioni negoziano sconti con i fornitori di carburante, ma poi adottano un approccio di acquisto reattivo, che può erodere i margini e compromettere i budget. Per affrontare questo problema, le flotte necessitano di un processo strutturato di approvvigionamento del carburante che vada oltre le transazioni di base, incorporando analisi di mercato, valutazione dei fornitori e gestione strategica dei costi per ottenere risultati più coerenti. Strutturando i programmi di rifornimento di carburante attorno a modelli di determinazione dei prezzi basati sul costo maggiorato, le flotte possono ridurre la volatilità dei costi, migliorare l’accuratezza del budget e acquisire maggiore fiducia nei propri costi di trasporto attraverso moderne strategie di gestione del carburante della flotta.

Questa guida delinea le componenti fondamentali di un processo di approvvigionamento di carburante efficace, le insidie comuni da evitare e le migliori pratiche per migliorare il controllo dei costi e l'affidabilità operativa in tutte le attività della flotta.

Punti chiave

• Un processo strutturato di approvvigionamento del carburante aiuta le flotte a ridurre i costi del carburante e a migliorare la prevedibilità del budget.
• I programmi di rifornimento "cost-plus" trasformano il carburante da una spesa al dettaglio a un contratto di fornitura gestita.
• La strategia dei fornitori, la disciplina contrattuale e la verificabilità sono fondamentali per mantenere gli sconti negoziati.
• Allineare l'approvvigionamento di carburante alle operazioni della flotta rafforza il controllo dei costi e riduce la complessità amministrativa.

Cos'è il processo di approvvigionamento del carburante?

Il processo di approvvigionamento del carburante è il quadro di riferimento che le flotte utilizzano per reperire, determinare il prezzo e gestire il carburante nella loro rete di trasporto. Anziché acquistare carburante a prezzi al dettaglio o fare affidamento su sconti incostanti, molte organizzazioni implementano programmi di approvvigionamento del carburante a costo maggiorato che legano il prezzo del carburante a parametri di riferimento negoziati e accordi con i fornitori.

Se gestito in modo efficace, l'approvvigionamento di carburante migliora la coerenza dei costi, garantisce la trasparenza dei prezzi e protegge i risparmi negoziati nel tempo. Quando manca di struttura, anche i programmi di rifornimento ben intenzionati possono risentire di un'esecuzione incoerente e di una visibilità limitata. Per un approfondimento sui fondamenti dell'approvvigionamento, consulta questa guida passo passo all'approvvigionamento strategico di carburante.

Le fasi principali del processo di approvvigionamento del carburante

Una strategia efficace di approvvigionamento del carburante si concentra sulla disciplina di esecuzione, sulle prestazioni dei fornitori e sulla visibilità nell'intera rete della flotta.

Valutare la domanda di carburante e i requisiti operativi

L'approvvigionamento di carburante inizia con la comprensione dei modelli di consumo della flotta, dei punti di rifornimento e della copertura geografica. Questa analisi stabilisce aspettative realistiche in termini di volumi, supporta la selezione dei fornitori e garantisce che i prezzi negoziati siano applicati in modo coerente su tutta la rete.

Comprendere la domanda è fondamentale anche per iniziative più ampie di ottimizzazione della flotta che migliorano l'efficienza dei consumi e le prestazioni operative.

Selezionare fornitori che garantiscano la coerenza degli sconti

La strategia dei fornitori ha un impatto diretto sul rapporto costo-prestazioni nei programmi cost-plus. Le flotte dovrebbero dare la priorità ai fornitori che offrono trasparenza dei prezzi, copertura geografica affidabile e la capacità di applicare in modo coerente gli sconti concordati.

La frammentazione della spesa tra un numero eccessivo di fornitori spesso indebolisce il potere d'acquisto e introduce variabilità nei prezzi. Le flotte efficienti dal punto di vista dei costi consolidano intenzionalmente i fornitori per rafforzare il potere negoziale e semplificare il processo di approvvigionamento del carburante, come illustrato in queste strategie per negoziare migliori sconti sul carburante per la flotta.

Negoziare le strutture dei prezzi e i termini del programma

I contratti di approvvigionamento di carburante definiscono come vengono generati e protetti i risparmi. Nei modelli cost-plus, i contratti specificano il benchmark utilizzato, lo sconto o il margine concordato e chiari requisiti di rendicontazione e audit.

Contratti trasparenti sono essenziali per garantire che gli sconti sul carburante vengano acquisiti in modo coerente nel tempo. Le flotte che cercano di affinare questa disciplina spesso traggono vantaggio dal riesaminare i fondamenti di una strategia efficace di approvvigionamento del carburante.

Garantire una governance continua del programma

Il processo di approvvigionamento del carburante non termina con la firma del contratto. È necessaria una supervisione continua per confermare che gli sconti siano applicati correttamente, che le prestazioni dei fornitori rimangano costanti e che i conducenti facciano rifornimento presso i punti vendita della rete.  

Senza governance, le discrepanze possono accumularsi silenziosamente, erodendo i risparmi e la fiducia nel budget.

Sfide comuni nell'approvvigionamento di carburante

Le flotte spesso incontrano sfide evitabili quando l'approvvigionamento di carburante manca di struttura:

• Esposizione al prezzo al dettaglio che porta a una spesa imprevedibile per il carburante
• Applicazione incoerente degli sconti tra le diverse stazioni di servizio o nei diversi periodi
• Visibilità limitata sul fatto che i prezzi negoziati vengano effettivamente applicati
• Onere amministrativo derivante dalla gestione manuale delle fatture e delle eccezioni

Queste difficoltà sono spesso sintomo del fatto che il carburante viene considerato una necessità operativa piuttosto che una categoria di costo controllabile. Comprendere il ruolo più ampio del carburante nelle operazioni di trasporto può aiutare a colmare queste lacune, come illustrato in questa panoramica su cosa significhi la gestione del carburante per le flotte.

Best practice per un processo di approvvigionamento del carburante efficace

Le flotte leader applicano diverse best practice per garantire risparmi e migliorare l'efficienza:

1. Considerare il carburante come una merce acquistata

Il carburante offre risultati migliori se gestito come le altre categorie di approvvigionamento, con strategie definite per i fornitori, standard di prestazione e governance dei prezzi.

2. Esaminare regolarmente le prestazioni dei fornitori

Le revisioni periodiche dei fornitori e dei contratti aiutano a garantire che le condizioni di prezzo rimangano competitive e in linea con l'evoluzione delle operazioni della flotta. Anche piccoli miglioramenti in termini di coerenza possono avere un impatto significativo sulla spesa totale per il carburante, con Fleet Solutions di Breakthrough che consentono alle flotte di risparmiare l'8,5% sulla spesa per il carburante.

3. Allineare l'approvvigionamento di carburante alle operazioni della flotta

Il processo di approvvigionamento del carburante funziona al meglio quando è integrato con i percorsi della flotta, l'utilizzo delle carte carburante e il comportamento dei conducenti. Questo allineamento migliora l'accuratezza dei costi e supporta la coerenza operativa in tutta la rete.

4. Sfruttare i dati per convalidare i risultati

L'accesso a dati centralizzati consente alle flotte di convalidare i prezzi, confermare gli sconti e identificare le lacune nelle prestazioni prima che i problemi si aggravino.

In che modo la tecnologia supporta il processo di approvvigionamento del carburante

Il processo di approvvigionamento del carburante si è evoluto di pari passo con i progressi nell'intelligenza artificiale. Le soluzioni moderne consolidano i dati dei fornitori, automatizzano la convalida delle fatture e forniscono visibilità sulle prestazioni dei prezzi in tutte le sedi e in tutti i periodi di tempo. Gli strumenti integrati supportano anche la conformità dei conducenti e il comportamento di acquisto, elementi essenziali per ottenere in modo coerente gli sconti negoziati.

Migliorate il vostro processo di approvvigionamento di carburante con Breakthrough

Un processo di approvvigionamento del carburante ben strutturato aiuta le flotte a sostituire l'esposizione ai prezzi al dettaglio con costi del carburante strutturati e prevedibili. Combinando strategia dei fornitori, governance contrattuale ed esecuzione coerente, le organizzazioni possono migliorare la fiducia nel budget e ridurre la spesa totale per il carburante.

Le Fleet Solutions di Breakthrough aiutano le flotte a implementare e gestire programmi di rifornimento carburante cost-plus e retail-minus con maggiore trasparenza, controllo ed efficienza, supportati da una profonda conoscenza del mercato dei carburanti e da una tecnologia appositamente sviluppata.

Domande frequenti sul processo di approvvigionamento del carburante

Quali fattori dovrebbero considerare le aziende nell'approvvigionamento di carburante?

Le aziende dovrebbero considerare diversi fattori chiave, tra cui i dati storici sui consumi, la guida ai percorsi e i requisiti operativi. È inoltre fondamentale analizzare le tendenze dei prezzi di mercato, valutare l'affidabilità dei fornitori e le strutture dei prezzi e comprendere i termini contrattuali. L'integrazione di obiettivi di sostenibilità, come l'utilizzo di energie rinnovabili drop-in, e la valutazione della capacità amministrativa di gestire le fatture e la conformità sono anch'esse essenziali per una strategia completa.

Quali sono i modelli di prezzo più comuni nell'approvvigionamento di carburante per le flotte?

La maggior parte delle flotte utilizza strutture di prezzo "cost-plus" o "retail-minus" per ottenere un migliore controllo sulle spese di carburante. Questi modelli consentono ai gestori delle flotte di gestire i costi del carburante attraverso accordi con i fornitori accuratamente negoziati, che fissano i prezzi in base alle tariffe all'ingrosso più un margine fisso (cost-plus) o ai prezzi al dettaglio meno uno sconto prestabilito (retail-minus). Questa strategia offre maggiore stabilità e prevedibilità rispetto all'affidarsi alle fluttuazioni giornaliere dei prezzi al dettaglio alla pompa, portando a una gestione più efficace del budget e dei costi.

In che modo le flotte garantiscono la corretta applicazione degli sconti negoziati?

La verifica costante delle fatture, la rendicontazione dei fornitori e la governance delle prestazioni sono componenti essenziali per proteggere i risparmi sul carburante negoziati. Verificando le fatture, le flotte possono garantire che gli sconti contrattuali siano applicati in modo accurato e identificare eventuali discrepanze prima che abbiano un impatto sui budget. La rendicontazione dei fornitori offre trasparenza su prezzi, copertura e conformità, consentendo alle organizzazioni di monitorare le prestazioni in tutte le sedi e in tutti i periodi di tempo. Una governance continua aiuta a mantenere l'integrità dei termini negoziati e garantisce che le flotte beneficino dei risparmi che si sono assicurate.