Guía del cargador para el reembolso del combustible en el transporte basado en el mercado

La gestión eficaz del gasto en combustible es un componente fundamental de cualquier estrategia de transporte. Muchos transportistas utilizan baremos tradicionales de recargos por combustible para reembolsar a los transportistas este gasto tan volátil. Sin embargo, estos programas suelen basarse en un precio medio nacional del gasóleo que se calcula una vez a la semana, lo que no refleja el coste real que pagan los transportistas en la gasolinera. Esta discrepancia puede dar lugar a diferencias de coste significativas en rutas con precios volátiles y, con el tiempo, generar un riesgo financiero evitable. Esta discrepancia puede tensar las relaciones entre transportistas y cargadores, especialmente cuando los reembolsos no reflejan de forma sistemática los costes reales del combustible. 

Para abordar los retos de los métodos tradicionales de reembolso de combustible y garantizar resultados equitativos, es esencial adoptar un enfoque basado en el mercado. Esta guía describe cómo un enfoque de reembolso de combustible basado en el mercado mejora la precisión de los costes, reduce el riesgo y fortalece las relaciones entre transportistas y expedidores.

Puntos clave

• El reembolso basado en el mercado ofrece precisión. Utiliza datos en tiempo real a nivel de ruta para reflejar los costes reales del combustible de cada envío.
• Las tarifas de base cero ajustan adecuadamente el gasto. La eliminación de la tarifa base reduce el trabajo administrativo y muestra el coste real del transporte de mercancías.
• La transparencia fomenta asociaciones más sólidas. Los reembolsos justos aumentan la confianza y favorecen una colaboración más estratégica.

¿Qué es el reembolso de combustible en el transporte?

En el transporte, el reembolso de combustible es el proceso de compensar a los transportistas por el combustible consumido al llevar mercancías al mercado. Determinar un cálculo justo y preciso es fundamental, ya que repercute directamente en su presupuesto de transporte y en la solidez de sus relaciones con los transportistas. Cuando el reembolso refleja los costes reales del combustible en la gasolinera, las disputas disminuyen durante los periodos de volatilidad de los precios, y las conversaciones pueden pasar del reembolso de combustible a la colaboración a largo plazo. 

Históricamente, los transportistas han utilizado métodos tradicionales basados en índices de combustible diésel, como la media semanal del DOE Index, para calcular estos pagos. Sin embargo, los modelos de reembolso de combustible basados en el mercado, utilizados por los principales transportistas desde hace décadas, ofrecen un enfoque mucho más preciso al reflejar los costes reales incurridos en una ruta determinada.

En qué se diferencia el reembolso de combustible basado en el mercado de una tabla de recargos por combustible

La forma en que se calculan los recargos por combustible puede dar lugar a diferencias de coste sustanciales y a distintos niveles de transparencia. Las tablas tradicionales de recargos por combustible suelen utilizar medias nacionales que no tienen en cuenta lo que los transportistas pagan realmente en tiempo real y en ubicaciones específicas, lo que da lugar a diferencias de precios. Estas diferencias pueden dar lugar a un reembolso sistemáticamente excesivo o insuficiente que oscurece los verdaderos costes de transporte. Un enfoque basado en el mercado, por otro lado, utiliza datos actualizados y específicos de cada ubicación para garantizar que los reembolsos por combustible se ajusten lo más posible a los costes reales, corrigiendo las deficiencias de los métodos obsoletos.

Buenas prácticas para el reembolso de combustible

La implementación de un programa de reembolso de combustible justo y preciso requiere un cambio estratégico que se aleje de las prácticas obsoletas. Al adoptar un enfoque basado en datos, los transportistas pueden reducir costes, mejorar la eficiencia y establecer relaciones más sólidas con sus socios transportistas.

Adopte un programa de reembolso basado en el mercado

Cambie a un modelo que utilice precios en tiempo real a nivel de ruta para garantizar que sus reembolsos reflejen las condiciones reales del mercado. Un enfoque dinámico elimina las distorsiones causadas por los promedios semanales y ofrece una imagen fiel de los gastos de combustible. Esto constituye la base de un programa de gestión del combustible basado en la precisión en lugar de en estimaciones.

Ajustar el reembolso a la eficiencia de combustible del transportista

Incorpore métricas de eficiencia de combustible (MPG) en su programa de reembolso para tener en cuenta variables como el tipo de vehículo, el peso de la carga y la antigüedad media de la flota del transportista. Este enfoque garantiza que se pague por el combustible consumido y anima a los transportistas a mejorar la eficiencia, lo que respalda los objetivos de reducción tanto de costes como de emisiones.

Separar las tarifas base del combustible

Desvincule los recargos por combustible de las tarifas básicas de transporte adoptando una estrategia de tarifa base cero. Este enfoque reduce la complejidad administrativa de gestionar dos componentes de combustible interrelacionados y aclara el coste real del transporte.

Apueste por la transparencia y el intercambio de datos

Fomente la transparencia ofreciendo a los transportistas visibilidad sobre cómo se calculan los reembolsos. Al acceder a datos de transporte en los que todas las partes pueden confiar, se reducen las disputas, se construyen asociaciones más sólidas y se facilita una colaboración más estratégica y a largo plazo.

Integrar el reembolso de combustible con una estrategia más amplia de gestión del combustible

Un programa eficaz de reembolso de combustible es un componente vital de una estrategia integral de gestión del combustible. Al proporcionar una visibilidad precisa de los costes y el consumo de combustible, permite una mejor toma de decisiones en toda la organización. Los equipos de compras pueden negociar con mayor eficacia, las operaciones pueden identificar ineficiencias y el departamento financiero puede prever los presupuestos de transporte con mayor precisión. Esta misma base de datos también respalda el seguimiento de las emisiones y la planificación de energías alternativas. Estos datos también sirven de base para el seguimiento de las emisiones del transporte y la exploración de soluciones de energía alternativa.

El enfoque de Breakthrough para el reembolso de combustible

The Fuel Recovery solution from Breakthrough calculates just and accurate reimbursements using real-time data at the route level for each shipment. For more than two decades, Breakthrough has applied market-based fuel reimbursements at scale in complex transportation networks. Our market-based model is based on four key components: the time of movement, the price of fuel at the gas station, the geography of the shipping route, and all applicable taxes.

Desarrolle una estrategia de reembolso de combustible justa y precisa con Breakthrough

Adoptar una estrategia de reembolso de combustible basada en el mercado es esencial para cualquier transportista que desee lograr precisión en los costes, fortalecer las relaciones con los transportistas y tomar decisiones basadas en datos. Al sustituir los promedios por datos precisos del mercado, se reduce el riesgo financiero al tiempo que se refuerza la confianza de los transportistas. Póngase en contacto con Breakthrough: evalúe su riesgo de reembolso de combustible y la precisión de sus costes.

Preguntas frecuentes sobre el reembolso de combustible

¿Cómo se calcula un reembolso de combustible basado en el mercado?

Un reembolso de combustible basado en el mercado tiene en cuenta la distancia del trayecto, la eficiencia de combustible (MPG) del camión, el coste del combustible por ruta y todos los impuestos pertinentes. Este método garantiza que el reembolso esté vinculado a las condiciones reales del mercado para cada envío.

¿Cuál es la diferencia entre un reembolso de combustible basado en el mercado y uno basado en un índice?

La principal diferencia radica en los datos utilizados para el cálculo. Un reembolso de combustible basado en un índice utiliza una media nacional o regional, como el índice semanal de precios del gasóleo del Departamento de Energía (DOE). El reembolso basado en el mercado utiliza datos diarios específicos de cada ruta, lo que da como resultado un pago mucho más preciso y justo que refleja los costes reales del transportista para un envío concreto.

¿Por qué es importante un reembolso de combustible justo y preciso para mantener relaciones sólidas con los transportistas?

Un reembolso de combustible justo y preciso es esencial para fomentar relaciones sólidas con los transportistas. Cuando se reembolsa a los transportistas basándose en datos precisos y específicos del mercado, se refleja el coste real del combustible en esa ruta concreta.