Gerir os custos de combustível da frota através da conformidade do condutor

Perante a volatilidade dos preços dos combustíveis, o cumprimento das regras por parte dos condutores representa uma oportunidade significativa para a redução de custos. As oscilações repentinas nos preços do gasóleo podem dificultar a elaboração de orçamentos, mas uma atenção especial ao comportamento dos condutores pode ajudar as frotas a não desperdiçarem dinheiro. Ao garantir que os condutores abastecem em postos de abastecimento da rede, as frotas podem beneficiar consistentemente dos descontos negociados com os cartões de combustível e proteger o seu orçamento contra a volatilidade do mercado.

Este guia explica a importância de priorizar a conformidade dos condutores como pedra angular de um programa eficaz de gestão de frotas. Descobrirá como o comportamento dos condutores influencia diretamente o seu orçamento de combustível, a importância de validar cada transação de combustível e como a visibilidade pode ajudar a construir uma cultura de responsabilização. Em última análise, gerir a conformidade dos condutores é a forma mais fiável de estabilizar as despesas operacionais e reforçar a posição financeira da sua frota.

Pontos-chave

• As flutuações do mercado exigem controlo operacional: o aumento das margens de combustível entre o retalho e o grossista exige estratégias proativas de gestão de frotas focadas nos resultados financeiros.
• A conformidade dos condutores determina a rentabilidade: a conformidade dos condutores é uma alavanca crítica para gerir descontos de 10 a 75 cêntimos por galão, mas as frotas não conseguem obter esses descontos sem monitorização da conformidade.
• Os programas de conformidade dos motoristas baseados em dados funcionam: programas sólidos de conformidade dos motoristas dependem da validação de transações e de scorecards acionáveis para identificar lacunas e reforçar comportamentos rentáveis.
• A integração e o acompanhamento são essenciais: A integração e o acompanhamento consistente incentivam os motoristas a tomar decisões de abastecimento em conformidade, maximizando todos os descontos negociados com cartões de combustível.

A realidade financeira da volatilidade dos preços da energia no transporte

Antes de nos debruçarmos sobre a conformidade, é útil compreender as forças de mercado em jogo. Os mercados grossistas de combustível sofrem regularmente oscilações repentinas de preços, o que tem um impacto direto nas despesas operacionais. Quando os preços grossistas do gasóleo aumentam, o custo operacional por milha sobe em paralelo.

Por exemplo, o conflito no Médio Oriente fez com que os preços grossistas do gasóleo subissem de cerca de 3,30 $ para 5,00 $ por galão. Numa escala padrão de seis milhas por galão, esse aumento acrescenta cerca de 30 cêntimos por milha aos seus custos operacionais.

A boa notícia é que as margens de combustível apresentam oportunidades claras de otimização. Embora não possa controlar os mercados globais de energia ou os preços grossistas, pode controlar como e onde a sua frota adquire combustível.

Por que razão a conformidade dos condutores é o seu maior trunfo

Quando os mercados energéticos flutuam, a conformidade dos motoristas funciona como um poderoso impulsionador para a sua frota. Conformidade significa garantir que os seus motoristas compram combustível em locais preferenciais onde negociou descontos com cartões de combustível.  

Os seus motoristas estão na linha da frente das suas despesas com combustível. Sempre que um motorista pára para reabastecer, toma uma decisão de compra que tem um impacto direto nos seus resultados financeiros. Se um motorista escolher um posto de serviço conveniente, mas fora da rede, perde o benefício dos descontos que negociou.  

Destacar a importância da conformidade dos motoristas permite que a sua equipa concretize consistentemente as poupanças que negociou, evitando oportunidades perdidas e dispendiosas. Considere uma frota de média dimensão que consome 500 000 galões de combustível por mês. Se esta frota operar com uma taxa de conformidade de 60 por cento, os restantes 40 por cento do combustível são adquiridos a preços de retalho normais. Neste cenário, a frota perde mais de 1 milhão de dólares anualmente. Isto representa uma perda de margem pura causada por uma falta de visibilidade operacional.  

Orientar os motoristas sobre onde comprar combustível transforma uma despesa passiva numa estratégia ativa de gestão de custos. Quando os motoristas compreendem o impacto das suas escolhas de abastecimento e têm a orientação certa para tomar decisões em conformidade, ganha controlo operacional sobre as suas margens de combustível.  

Os benefícios tangíveis de uma estratégia de conformidade dos motoristas

A implementação de uma estratégia sólida de conformidade dos condutores transforma a sua organização de uma faturação reativa para uma proteção proativa das margens. Não se trata apenas de fazer cumprir regras; trata-se de maximizar o valor da sua estratégia de gestão de combustível da frota.

Garanta descontos competitivos em cartões de combustível

Negociar descontos favoráveis em cartões de combustível para frotas é apenas o primeiro passo. Para usufruir dos benefícios de descontos de 10 a 75 cêntimos por galão, os seus condutores devem abastecer-se em postos de abastecimento da rede. Elevadas taxas de conformidade dos condutores proporcionam-lhe uma melhor posição negocial na hora de negociar futuros descontos em cartões de combustível, uma vez que os fornecedores de combustível preferem frotas que possam garantir um volume consistente nos seus postos.

Valide todas as transações

Um componente essencial da conformidade dos condutores é a visibilidade das transações. Precisa de ter a capacidade de validar rapidamente cada transação que passa pelo seu sistema. Ao analisar estes dados de combustível, pode identificar casos de incumprimento e compras não autorizadas. Este nível de supervisão evita que pequenos gastos excessivos no seu orçamento de combustível se transformem em enormes perdas financeiras ao longo do tempo.

Crie relatórios acionáveis

Os dados por si só não alteram o comportamento dos condutores. A chave está em transformar os dados das transações de combustível em relatórios acionáveis. Ao acompanhar as métricas de conformidade dos condutores, pode identificar quais os condutores que necessitam de formação adicional e quais as rotas que apresentam os maiores desafios em termos de abastecimento. Os relatórios acionáveis permitem aos gestores de frotas abordar proativamente as questões de conformidade dos condutores, em vez de reagirem a uma rubrica de combustível inflacionada no final do mês.

Construir uma cultura de conformidade dos condutores

Alcançar elevadas taxas de conformidade dos condutores requer uma abordagem sistemática que inclua uma gestão ativa do combustível da frota e formação contínua dos condutores.

1. Taxas elevadas de conformidade dos condutores começam durante a integração. Os novos condutores devem ter expectativas claras e compreender o programa de cartões de combustível para saber quais os postos de abastecimento elegíveis ao longo das suas rotas.
2. Os gestores de frotas devem orientar ativamente os condutores no sentido de alcançar taxas de conformidade mais elevadas. Utilize os dados das transações com cartões de combustível para orientar conversas construtivas com aqueles que abastecem frequentemente fora da rede. Muitas vezes, a não conformidade resulta de um planeamento deficiente das rotas ou da falta de familiaridade com a rede aprovada, e não de um desrespeito intencional pela política. Fornecer aos condutores ferramentas e planos de rota que destaquem os locais de abastecimento aprovados torna a conformidade a escolha mais fácil.
3. Implemente um programa de reconhecimento e incentivos. Reconhecer os motoristas que cumprem consistentemente as políticas de combustível pode reforçar um comportamento positivo em toda a sua frota. Considere implementar um programa de reconhecimento que recompense os melhores desempenhos com bónus, reconhecimento público ou outros incentivos. Isto não só motiva os indivíduos, como também promove um espírito saudável e competitivo

Assuma o controlo da taxa de conformidade dos seus motoristas

A volatilidade dos preços dos combustíveis será sempre um fator no orçamento da sua frota. Embora não possa ditar o preço do combustível, tem autoridade sobre as suas operações internas. Ao tornar a conformidade dos condutores um foco central da sua estratégia de gestão de frotas, protege as suas margens e transforma a incerteza do mercado numa vantagem competitiva.

As Fleet Solutions da Breakthrough proporcionam a visibilidade necessária para analisar onde os seus condutores estão a comprar combustível, calcular o custo real das compras fora da rede e orientar a sua equipa para melhores hábitos. Com os dados certos, apoiados pela nossa experiência e tecnologia, pode alcançar estabilidade a longo prazo no orçamento da sua frota.

Perguntas frequentes sobre a conformidade dos condutores

O que é a conformidade dos condutores na gestão de frotas? 

A conformidade dos condutores significa garantir que os seus condutores compram combustível em locais preferenciais onde negociou as melhores tarifas. Funciona como a pedra angular de estratégias eficazes de gestão de frotas. Quando os condutores seguem as diretrizes aprovadas de percursos e abastecimento, mantém o controlo sobre os seus custos operacionais e maximiza o valor dos descontos negociados com o cartão de combustível.

Por que razão a conformidade dos condutores é importante para os meus resultados financeiros? 

As frotas precisam de encontrar formas fiáveis de estabilizar os orçamentos e reduzir custos. Uma elevada conformidade dos condutores garante que aproveita efetivamente os descontos que tanto se esforçou por negociar. Além disso, a conformidade consistente garante volume em locais específicos, o que lhe dá uma maior vantagem para garantir descontos de combustível ainda maiores no futuro.

Como podemos implementar com sucesso uma estratégia de conformidade dos motoristas? 

Construir uma forte cultura de conformidade dos motoristas requer uma gestão proativa do combustível da frota. Comece por definir expectativas claras durante o processo de integração dos motoristas. Dote a sua equipa de ferramentas e planos de percurso que identifiquem claramente os pontos de abastecimento aprovados. Por fim, utilize os dados das transações para acompanhar os hábitos de compra, ofereça orientação construtiva quando os motoristas abastecerem fora da rede e incentive os motoristas a utilizarem corretamente os seus cartões de combustível.

Como monitorizar e garantir o abastecimento em postos de combustível da rede? 

Uma monitorização eficaz depende da visibilidade total das transações. Deve validar todas as compras de combustível que passam pelo seu sistema para detetar transações não autorizadas ou oportunidades de desconto com cartões de combustível não aproveitadas. Transformar estes dados brutos em relatórios úteis permite-lhe identificar percursos ou condutores específicos que necessitam de apoio e orientação adicionais.