Um guia passo-a-passo para a aquisição estratégica de combustível

Gerir os custos com combustível pode ser complicado, especialmente se não tiver uma sólida experiência em gestão de combustíveis. Entre acompanhar a volatilidade dos preços dos combustíveis e comparar cotações de fornecedores, muitos gestores de frotas enfrentam dificuldades para gerir a segunda maior rubrica dos seus custos de transporte. A solução reside num processo proativo e estratégico de aquisição de combustível que reduza custos, aumente a eficiência e descarbonize a sua rede.

Este guia fornece uma estrutura clara e passo a passo para desenvolver uma estratégia de aquisição bem-sucedida. Ao tirar partido da informação de mercado de um parceiro de transporte de confiança e de ferramentas baseadas em dados que identificam oportunidades, pode transformar o seu processo de aquisição de combustível de um centro de custos numa vantagem estratégica.

Pontos-chave

• A informação de mercado é crucial: As estratégias eficazes de aquisição de combustível vão além de simplesmente encontrar o preço mais baixo. É necessária uma profunda informação de mercado para tomar decisões informadas.

• Uma estratégia multifacetada é fundamental: As estratégias mais bem-sucedidas combinam vários métodos, tais como o fornecimento de combustível a granel, descontos em cartões de combustível e abastecimento móvel, para otimizar custos e mitigar riscos em diferentes necessidades operacionais.

• Os dados e a tecnologia impulsionam a eficiência: A utilização da tecnologia para a otimização de percursos, fichas de avaliação de condutores e conformidade com descontos é essencial para identificar oportunidades de poupança e simplificar as operações.

• A sustentabilidade é parte integrante: A aquisição moderna de combustível incorpora métricas de sustentabilidade, fornecendo relatórios detalhados para acompanhar e gerir a pegada de carbono da sua frota.

O seu quadro de aquisição de combustível em 7 passos

A construção de uma estratégia robusta de aquisição de combustível é um processo sistemático. Siga estes sete passos para obter controlo sobre as despesas de combustível da sua frota.

Passo 1: Avalie as suas necessidades e processos atuais de abastecimento

Antes de poder otimizar, deve compreender o seu processo atual. Comece por realizar uma auditoria exaustiva ao seu consumo atual de combustível e à forma como este é adquirido. Analise os dados para identificar padrões de abastecimento, requisitos de volume e concentrações geográficas de compras. Faça perguntas críticas:

• Quanto combustível consome a sua frota semanalmente, mensalmente e anualmente?

• Onde se situam os seus principais locais de abastecimento?

• Quais são os seus métodos de aquisição atuais (por exemplo, cartões de combustível, abastecimento a granel, abastecimento móvel)?

• Quem são os seus fornecedores atuais e quais são os termos dos seus contratos?

Esta avaliação inicial irá revelar oportunidades de melhoria.

Passo 2: Realizar uma pesquisa de mercado aprofundada

A aquisição estratégica de combustível requer uma sólida compreensão da dinâmica do mercado energético. A parceria com um especialista que forneça informações de mercado pode permitir-lhe antecipar oscilações de preços e programar as suas compras de forma mais eficaz. Esta informação é particularmente valiosa para compradores de combustível a granel; com a flexibilidade de agendar entregas com base nos níveis atuais de inventário dos tanques, pode adiar ou antecipar estrategicamente os reabastecimentos para aproveitar taxas de mercado mais baixas.

Passo 3: Desenvolva um plano de abastecimento estratégico

Com uma compreensão clara das suas necessidades e do mercado, pode construir uma estratégia de abastecimento diversificada. Uma abordagem única raramente funciona. O seu plano deve recorrer a um fornecedor de cartões de combustível e a fornecedores adaptados às suas necessidades operacionais:

• Fornecimento de combustível a granel: Para frotas com operações centralizadas e armazenamento no local, a compra de combustível a granel pode oferecer poupanças significativas.

• Descontos em cartões de combustível: Para frotas de longo curso, é essencial um programa robusto de cartões de combustível com ampla cobertura de rede e descontos sobre o custo.

• Abastecimento móvel: Para frotas que regressam a uma localização central, considere o abastecimento de combustível entregue diretamente nos seus veículos e equipamentos fora do horário de funcionamento. Isto garante que os ativos estão prontos a partir no início de cada dia.

Passo 4: Aproveite a tecnologia e a análise de dados

Os dados são a sua ferramenta mais poderosa na aquisição moderna de combustível. Implemente tecnologia que forneça informações claras e úteis sobre o desempenho da sua frota. Um fornecedor abrangente de Fleet Solutions pode centralizar pontos de dados críticos, permitindo-lhe:

• Otimizar percursos: utilize software de otimização de percursos para planear as rotas mais eficientes, reduzindo o consumo de combustível e o tempo de viagem.

• Monitorizar o comportamento dos condutores: Implemente fichas de avaliação dos condutores para avaliar oportunidades de poupança perdidas.

• Centralizar relatórios: utilize um painel de controlo para visualizar o consumo de combustível, os custos e as oportunidades de poupança em toda a sua frota.

Passo 5: Selecione fornecedores e negocie contratos

Com dados e uma estratégia clara de aquisição de combustível, estará numa posição forte para negociar com os fornecedores. Procure parceiros que ofereçam valor para além do preço. Ao negociar, concentre-se em garantir condições favoráveis, incluindo estruturas de preços competitivas, calendários de entrega claros e opções de pagamento flexíveis. Relações sólidas com os fornecedores são fundamentais para um programa de aquisição de combustível resiliente.

Passo 6: Integrar objetivos de sustentabilidade

Uma estratégia de aquisição com visão de futuro deve abordar a sustentabilidade. Trabalhe com fornecedores que o possam ajudar a cumprir as suas metas de sustentabilidade. Isto inclui oferecer energia alternativa ou obter a certificação SmartWay. Além disso, certifique-se de que os seus parceiros podem fornecer relatórios de emissões por carga para acompanhar o progresso em direção às suas metas de redução de emissões de âmbito 3.

Passo 7: Avalie e otimize continuamente

A aquisição de combustível não é uma atividade do tipo «configure e esqueça». O mercado está em constante mudança e as suas necessidades operacionais podem evoluir. Estabeleça uma cadência regular para analisar o desempenho da sua estratégia em relação aos seus indicadores-chave de desempenho (KPI). Considere as seguintes questões:

• Está a cumprir as suas metas de redução de custos?

• O desempenho do seu fornecedor é satisfatório?

• Está a fazer progressos nas metas de sustentabilidade?

A avaliação contínua permite-lhe fazer ajustes baseados em dados e garantir que a sua estratégia se mantém eficaz a longo prazo.

Seguindo esta abordagem estruturada, pode criar um programa sofisticado de aquisição de combustível que proporciona poupanças de custos, eficiência operacional e uma vantagem competitiva.

Pronto para levar a aquisição de combustível para o próximo nível?

A implementação de um programa robusto de aquisição de combustível é essencial para otimizar custos, melhorar o desempenho operacional e atingir objetivos de negócio a longo prazo. Ao tirar partido de insights baseados em dados, fomentar relações colaborativas com fornecedores e avaliar continuamente os resultados, as organizações podem criar estratégias de aquisição dinâmicas e impactantes.

Pronto para criar um programa de aquisição de combustível que proporcione uma vantagem competitiva? Explore as nossas Fleet Solutions para ver como a Breakthrough: pode ajudá-lo a alcançar um sucesso sustentado.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre aquisição de combustível

O que é a aquisição de combustível?

A aquisição de combustível é o processo estratégico de sourcing e compra de combustível para uma frota comercial. Inclui análise de mercado, negociação com fornecedores, gestão de contratos, mitigação de riscos e utilização de dados para otimizar custos e eficiência. Uma estratégia bem-sucedida garante um abastecimento fiável de combustível a um preço competitivo, alinhando-se simultaneamente com os objetivos operacionais e financeiros da organização.

Como é que a volatilidade do mercado afeta a aquisição de combustível?

A volatilidade do mercado tem um impacto direto nos custos de combustível, dificultando a previsão orçamental. Um plano estratégico de aquisição de combustível mitiga este risco através de táticas como a cobertura de combustível, para fixar os preços de futuras compras. Baseia-se também em informações de mercado oportunas para tomar decisões de compra informadas quando os preços são mais favoráveis.

Qual é a diferença entre combustível a granel e combustível «over-the-road» (OTR)?

O combustível a granel refere-se a grandes quantidades de combustível entregues diretamente nos tanques de armazenamento privados de uma empresa. Este método é ideal para frotas com armazéns e pode oferecer poupanças significativas baseadas no volume. O combustível OTR é adquirido pelos motoristas durante as suas rotas, normalmente utilizando um cartão de combustível em áreas de serviço. Uma estratégia eficaz de aquisição de combustível combina frequentemente ambos os métodos para otimizar os custos para diferentes segmentos da frota.