5 стратегий, основанных на данных, для успешного RFP

Проведение RFP на грузоперевозки на современном рынке выглядит совсем иначе, чем даже год или два назад. Многие грузоотправители приходят к выводу, что даже простое удержание транспортных расходов на прежнем уровне теперь требует больше усилий, более глубокого анализа и более тщательного выполнения, а достижение экономии — совершенно нового уровня стратегической строгости.

Волатильность рынка, изменение поведения перевозчиков и постоянные сбои в работе сети сделали традиционные стратегии проведения RFP, основанные на единичных событиях, менее эффективными. Подход «побеждает самый низкий уровень затрат» или подход к присуждению контракта по принципу «установил и забыл» может быстро обернуться провалом, как только изменятся рыночные условия. В результате ведущие грузоотправители переосмысливают свой подход к закупке грузовых перевозок, используя данные не только для проведения RFP, но и для активного управления рисками, адаптации стратегий по маршрутам и подбора подходящих перевозчиков для нужных частей своей сети.

Подход, основанный на данных и стратегической гибкости, больше не является просто приятным дополнением; он необходим для ориентации в современной среде грузоперевозок. Используя аналитику на уровне маршрутов, рыночную информацию и постоянный мониторинг эффективности, грузоотправители могут создавать транспортные сети, устойчивые к волатильности, при этом сохраняя приемлемые показатели по стоимости и качеству услуг. В этой статье описаны пять стратегий, основанных на данных, которые грузоотправители используют в настоящее время для более эффективной конкуренции в своих запросах предложений по грузоперевозкам.

Ключевые выводы

• Применяйте стратегический подход: сместите акцент с чисто транзакционных, основанных на затратах решений на построение долгосрочных, ориентированных на ценность отношений с перевозчиками, которые повышают стабильность сети.
• Используйте данные для проверки перевозчиков: используйте комплексные наборы данных, чтобы понять возможности перевозчика, историю его работы и степень соответствия сети за пределами вашей собственной экосистемы.
• Используйте мини-тендеры для обеспечения гибкости: привлекайте новых перевозчиков или удовлетворяйте конкретные потребности сети с помощью небольших целевых мини-тендеров, не нарушая свой годовой цикл RFP.
• Используйте оптимизацию на основе искусственного интеллекта: применяйте передовые аналитические инструменты и инструменты на основе искусственного интеллекта для мониторинга соблюдения маршрутных инструкций, выявления возможностей для экономии и принятия проактивных решений по закупкам.

Что такое RFP по грузоперевозкам?

Запрос предложений по грузоперевозкам, или RFP по грузоперевозкам, представляет собой формальный процесс, в рамках которого грузоотправитель запрашивает предложения у перевозчиков для удовлетворения своих транспортных потребностей. Грузоотправители предоставляют подробную информацию о своих грузах, включая маршруты, объем, типы оборудования и требования к услугам. В ответ перевозчики представляют свои предложения по тарифам и услугам. Цель состоит в том, чтобы обеспечить пропускную способность, установить предсказуемые цены и наладить партнерские отношения с перевозчиками, способными удовлетворить операционные требования грузоотправителя.

Хотя традиционно процесс RFP по грузоперевозкам был сосредоточен на стоимости, он эволюционировал. Сегодня ведущие грузоотправители используют его в качестве стратегического инструмента для согласования закупок транспортных услуг с более широкими бизнес-целями, такими как устойчивое развитие и требования к обслуживанию.

Пять стратегий RFP по грузоперевозкам, которые грузоотправители используют для конкуренции на современном рынке

Опираясь на наш обширный опыт управления более чем 200 ежегодными RFP и миллиардами долларов расходов на грузоперевозки, мы определили пять ключевых стратегий, которые ведущие грузоотправители используют в RFP этого года, чтобы обеспечить стабильность своих цепочек поставок и справиться с давлением со стороны затрат на все более нестабильном рынке.

1. Сделайте свой RFP по грузоперевозкам более стратегическим

Распространенной ошибкой в процессе тендера является приоритет стоимости над качеством услуг. В условиях падающего рынка может возникнуть соблазн отдать маршруты участнику с самой низкой ценой, но это часто приводит к проблемам с выполнением обязательств при изменении рыночной конъюнктуры. Перевозчики, предложившие нереально низкие тарифы, могут столкнуться с трудностями при выполнении своих обязательств, что приведет к отклонению тендерных предложений и зависимости от нестабильного спотового рынка.

Вместо этого успешные грузоотправители применяют более стратегический и ориентированный на минимизацию рисков подход. Принятие решений сосредоточено на укреплении отношений с надежными перевозчиками — теми, кто продемонстрировал высокие показатели своевременности доставки и принятия тендерных предложений на протяжении нескольких циклов закупок. Создание стабильной сети часто означает поощрение стабильной работы и поиск возможностей для расширения сотрудничества с надежными партнерами. Эти усилия подкрепляются выводами из передового опыта управления перевозчиками, которые побуждают грузоотправителей оценивать эффективность комплексно, а не только по цене. Применение структурированного подхода к проектированию сети — подкрепленного прозрачными, основанными на данных мероприятиями — укрепляет долгосрочное здоровье сети, одновременно ставя организационные цели на первый план. Стратегический запрос RFP должен обеспечивать баланс между надежностью услуг и стоимостью, помогая грузоотправителям согласовывать закупки транспортных услуг с меняющимися потребностями бизнеса.

2. Использование данных для проверки новых перевозчиков

Внедрение новых перевозчиков в вашу сеть может показаться рискованным, особенно во время RFP по грузоперевозкам, когда ваше внимание сосредоточено на обеспечении основных мощностей. Грузоотправители часто не решаются доверять перевозчику, который является новым для их организации. Однако перевозчик, который является новым для вас, может быть не новым на рынке.

Надежный набор данных дает грузоотправителям более широкий взгляд на эффективность перевозчика, обеспечивая прозрачность далеко за пределами их непосредственной сети. Доступ к надежным рыночным данным позволяет выявить закономерности в области безопасности, соблюдения нормативных требований, операционной эффективности и общей совместимости, что способствует принятию более взвешенных решений в условиях высокой конкуренции при закупках. Изучая, как перевозчик обслуживает других грузоотправителей и работает на соответствующих маршрутах, организации могут минимизировать риски при привлечении новых партнеров и обеспечить более высокую долгосрочную надежность.

• Операционная эффективность: посмотрите, как перевозчик работает с другими грузоотправителями.
• Соответствие сети: поймите, где работают перевозчики, чтобы убедиться, что их маршруты соответствуют вашим.
• Безопасность и соблюдение нормативных требований: проверьте наличие страховки, рейтинги безопасности и другую важную информацию.

Эти данные позволяют вам с уверенностью привлекать нового перевозчика в свою сеть, зная, что у него есть хорошая история работы на рынке в целом.

3. Используйте мини-тендеры для обеспечения гибкости

Хотя ежегодные запросы предложений (RFP) необходимы для обеспечения стабильности вашей основной сети, они не всегда являются наиболее эффективным способом привлечения новых перевозчиков или удовлетворения срочных потребностей в пропускной способности. В условиях крупного мероприятия небольшие перевозчики с нужным опытом могут оказаться в тени более крупных игроков, что затрудняет подбор оптимального партнера для каждого конкретного маршрута. Мини-тендеры могут восполнить этот пробел, поддерживая более гибкие и оперативные стратегии поиска поставщиков в рамках более широкого подхода к RFP. Разработанные для решения конкретных задач — будь то подключение новых перевозчиков, адаптация к возникающим бизнес-требованиям или устранение сбоев в работе сети — хорошо организованные мини-тендеры способствуют постоянному совершенствованию структуры сети и отношений с перевозчиками.

Именно здесь мини-тендеры предлагают эффективное решение. Грузоотправители все чаще используют более мелкие и целенаправленные тендеры для:

• Внедрения новых перевозчиков: привлечение нового партнера на небольшом поднаборе маршрутов для проверки его эффективности без высоких ставок, характерных для общенационального тендера.
• Устранения сбоев в работе сети: быстрое привлечение ресурсов на маршрутах, где действующий перевозчик не выполняет свои обязательства.
• Управление новым бизнесом: поиск пропускной способности для нового объекта, клиента или поставщика.

Проводя целевой мини-тендер, вы даете новым перевозчикам шанс проявить себя и решить конкретную проблему, что позволяет успешно и стратегически расширять сеть.

4. Обеспечьте последовательность и прозрачность

Перевозчики и брокеры — опытные участники процесса RFP. Они замечают, когда грузоотправители изменяют сроки своих заявок, чтобы воспользоваться более низкими тарифами, и такие действия могут подорвать доверие и создать неопределенность в рамках сложившихся партнерских отношений. Поддержание последовательных циклов тендеров, независимо от рыночных условий, закладывает основу для здоровых и устойчивых деловых отношений.

Не менее важна прозрачность, особенно во время мини-тендеров. Откровенно объясняйте перевозчикам, почему вы проводите данный тендер. Будь то проблемы с работой предыдущего перевозчика или появление новых бизнес-возможностей, честность помогает перевозчикам почувствовать себя ценными участниками, а не просто участниками процедуры ценообразования. Такая прозрачность способствует получению более выгодных цен и более активному участию.

Для организаций, стремящихся укрепить свои RFP по грузоперевозкам, изучение передового опыта отрасли и поддержание открытого общения с партнерами может помочь построить более устойчивую сеть и повысить качество сотрудничества во время раундов и финальных переговоров.

5. Используйте ИИ для оптимизации результатов RFP по грузоперевозкам

Работа не заканчивается после завершения RFP и присуждения контрактов. Настоящая ценность заключается в реализации экономии, выявленной в ходе тендера, и обеспечении соответствия результатов ожиданиям на протяжении всего срока действия контракта. Использование решений по оптимизации грузоперевозок на базе ИИ позволяет командам контролировать соблюдение условий после тендера, точно проверять счета-фактуры и поддерживать прозрачность показателей сети. Такая постоянная оценка помогает организациям выявлять пробелы, своевременно вносить корректировки и закреплять результаты, достигнутые в ходе процесса RFP.

Платформы аналитики грузоперевозок должны обеспечивать:

• Прозрачность на уровне маршрутов: точно определять, где происходит отклонение от маршрутного руководства.
• Основные моменты использования спотового рынка: определение, в каких случаях вы полагаетесь на спотовый рынок, а в каких случаях вы могли бы получить выгоду от заключения контрактов.
• Оценочные листы перевозчиков: отслеживайте принятие тендерных предложений и другие показатели эффективности.

Такой постоянный мониторинг позволяет вашей команде принимать стратегические решения по закупкам, подбирать подходящих перевозчиков и обеспечивать реализацию преимуществ, указанных в вашем RFP по грузоперевозкам.

Повышайте долгосрочную ценность с помощью стратегического партнера по RFP на грузоперевозки

Эффективный RFP по грузоперевозкам — это основа надежной и эффективной транспортной сети. Выйдя за рамки узкого фокуса на стоимости и приняв комплексный подход, приоритетом которого являются решения на основе данных, прочные партнерские отношения с перевозчиками и постоянный мониторинг эффективности, вы сможете добиться устойчивой выгоды.

Сотрудничество с экспертом в области транспорта поможет вам на всех этапах RFP — от разработки стратегии до проведения тендера и последующей реализации. Breakthrough ежегодно сопровождает сотни RFP, помогая ведущим грузоотправителям создавать конкурентные преимущества в своих транспортных сетях. Наш прозрачный подход и индивидуальная стратегия гарантируют, что каждый RFP будет соответствовать целям вашей организации, будь то экономия затрат, операционное совершенство или устойчивое развитие. Достигайте ощутимых результатов, которые повлияют на всю вашу цепочку поставок, и обеспечьте долгосрочный успех вашей транспортной стратегии. Узнайте больше о том, как RFP Services Breakthrough могут улучшить вашу стратегию в этой области.

Часто задаваемые вопросы о запросах предложений по грузоперевозкам

Как оптимизация с помощью ИИ может улучшить результаты RFP по грузоперевозкам?

Инструменты на базе искусственного интеллекта отслеживают соблюдение требований в режиме реального времени после завершения тендера, предоставляя вам видимость на уровне груза, чтобы выявлять отклонения от плана, отслеживать использование спотового рынка и управлять системами оценки перевозчиков. Это гарантирует, что вы сохраните прогнозируемую экономию и ожидания по обслуживанию, установленные во время закупки.

Почему грузоотправители должны ставить стратегию выше минимальной стоимости в RFP по грузоперевозкам?

Погоня за самыми низкими тарифами часто приводит к ненадежному обслуживанию при изменении рыночных условий. Перевозчики, предлагающие несостоятельные тарифы, могут столкнуться с трудностями при выполнении своих обязательств, что приводит к отклонению тендерных предложений и вынуждает вас полагаться на нестабильный спотовый рынок. Стратегический подход сосредоточен на построении долгосрочных, ориентированных на ценность партнерств. Это гарантирует вам надежные перевозные мощности и стабильное обслуживание, что в конечном итоге способствует повышению долгосрочной рентабельности.

Что такое мини-тендер и когда его следует использовать?

Мини-тендер — это целевое мероприятие по закупкам, используемое для поиска транспортных мощностей для определенного поднабора маршрутов. Он идеально подходит для устранения немедленных сбоев в сети, реализации новых бизнес-возможностей или поиска новых транспортных мощностей без нарушения вашего годового цикла RFP.